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高校行政管理的信息化建设构想
随着我国高等教育体制改革的不断深入，在信息化技术不断扩散的前提下，各个高校都在谋求自身的改革与发展。从目前某些高校行政管理工作来看，仍然习惯于采用传统的人工或半自动化工作方式，即便对于很多已建设校园网的院校而言，其信息化水平也还处于初级阶段。因此，如何在信息化条件下进一步提高高校行政管理效率，是一个值得深入研究的课题。
1.高校信息化管理的内涵和主要特征
对于我国广大高校而言，高校信息化是高校从传统的运营方式转变为现代运营方式的过程，这一转变至少涵盖以下四个方面的内容，一是高校行政管理工作从传统管理转变为现代管理的过程，二是高校基于信息化的制度创新、基础设施重建、信息资源拓展以及信息技术应用等一系列流程再造过程，三是高校通过信息技术从业务应用转变为向业务核心渗透的过程，四是挖掘高校内部智力资源的巨大潜力，并由此提高高校效益和竞争力的过程。
根据高校信息化的内涵，可进一步归纳出高校信息化的主要特征。首先，高校信息化强调对过程要有根本性的转变;其次，高校信息化的最终目标在于挖掘高校内隐的巨大潜力，并由此提高高校效益和竞争力，集中体现于实现知识创新为基础的高校教职员工的现代化转变;再次，高校信息化所实现的总的转变由高校整体运营中的各个构成要素转变之和所体现出来。
2.高校行政管理工作信息化建设的关键要素
第一，制定科学合理的高校信息化战略规划。高校的信息化工作和其他工作一样，有自身的发展规律。具体而言，其一，从空间层面来看，由于高校信息化工作要通过技术手段来实现，因此，这一工作在开展过程中不仅涉及到是技术范畴，而且还要涉及到管理范畴，业务范围广，会涉及到很多职能部门;其二，从时间层面来看，高校信息化贯穿于高校发展过程中的每一个工作事项，随着高校所处的教育政策导向、社会文化和经济环境的不断变化，高校自身发展目标也表现出动态变化趋势，由此，高校信息化工作也需要紧密围绕不同阶段的不同目标不断调整，形成可续合理的高校信息化战略规划。
第二，密切关注高校信息化进程中边际收益的大小。除了肩负社会责任之外，高校整体运营的另一个重要目的于追求相应的效益，从而保证自身的发展壮大，这一目标的实现需要一定的成本支付。对于高校信息化而言，其投入并非一次性，例如：随着信息系统复杂性的增强，信息开发成本也会随之提高，这主要是由于信息平台的软硬件投入以及日常维护工作都会随之变得更加复杂，从而造成成本增加。因此，这就需要高校在信息化进程中密切关注边际收益的大小，从而保证正常的利润来维持有效运转。
第三，使用适合高校自身实际情况的信息化软件。随着我国高校近期内不断整合，对于一些规模较大的高校来说，即使自身拥有IT部门以及充足的研发力量，并具备一定的软硬件制作和研发能力，但从专业化生产的角度来看，其制造和研发能力较之于高校外部的专业化软件公司，自然还存在差距，因此在很多情况下，构造高校信息化平台的软硬件产品从外部购买要优于内部研发，尤其是对于硬件环境的搭建、实施和维护等一系列工作，由于高校靠自身力量需要投入大量资金，因此更加有必要把这些项目外包给高校外部的专业公司。对此，高校可以成立专门的项目管理小组，以充分分析和描述自身需求为前提，与外部的产品提供供应商有效沟通，并通过供应商的产品性能演示、高校个性化要求答疑等一系列流程来选择适合高校自身状况的信息处理系统，同时还要考虑高校自身的定位和发展趋势(如教学型或科研型)，从而为信息化平台的日后升级预留一定的升级空间。
第四，坚持全员参与。尽管高校的IT部门在高校信息化推进过程中起到了一枝独秀的推动作用，然而，信息化成果的最终使用者涵盖了高校的其他部门、全体教职员工以及庞大的学生群体，这就意味着，只有高校各个部门以及每一名教职员工都立足于系统观点，从全局角度出发，积极参与和主动调整、适应自己的信息化新环境，才能真正成为信息化的受益者，并推动高校向前发展，这同时意味着高校的信息化实施过程也是高校更新管理理念和业务流程再造的过程。
3.高校行政管理信息化建设方案
3.1建立统一的高校行政管理业务平台
构建统一的业务平台至少可以实现两个功能，一是可以为高校业务系统提供通用的筲理支持，从而保障信息资源的合理使用，二是可以为高校的各个应用系统提供统一的信息标准规范框架、统一的开发环境以及同一的信息化服务。
在这一系统而庞大的工作中，为了避免定制开发带来的周期长、系统不稳定、维护工作复杂等麻烦，高校要确保核心平台软件尽量与具体的业务无关，这是一个非常重要的理念。具体而言，信息核心平台软件主要包括高校门户平台、工作链平台、报表工具平台以及信息发布平台，这些平台在日后将成为高校信息化平台建设的基础，因此要保证其具有安全性、扩展性和稳定性。
进一步来看，各个平台又可以由工作流引擎、系统权限管理、系统公共组件、消息管理、报警管理、系统配置工具、数据维护管理、编码规则和系统日志管理等要素构成。在操作过程中，一是要体现出信息系统的整体构架和规划的统一性和完整性，能够反映出完善的组织机构和业务分工，二是要有统一的用户及权限管理机制具备严密精细的数据权限、使系统能够开展安全、便捷的权限管理;三是要具备强大的业务扩展能力，使高校的各项行政管理工作和各项业务以及流程变革工作能够根据外部环境的变化快速做出调整。
3.2建设高校行政管理内部信息门户系统
总体而言，高校内部门户系统的主要功能在于：一是为高校各级领导及全体教职员工提供即时的信息查询服务和信息共享服务;二是为高校的各个应用系统(包括如日常行政办公管理、企业项目管理、财务信息公布以及协同设计等各种业务系统)提供规范和统一的“管理窗口”，从而实现信息资源共享;三是为高校提供个性化办公环境，实现高校的人、财、物、教学科研任务以及其他工作项目的完整统计和分析。
在具体实施过程中，可把高校的各个应用系统和信息资源有效集成，从而把不同业务模块、业务流程以及其他的信息服务功能统一到一个通用的环境中。由此构建一套功能强大，运转有序的信息资源管理体系。此外，还需要把高校的信息(下转第58页)
(上接第114页)门户与各个业务平台有机结合，统一高校内部各个分支应用系统的界面风格，由此形成鲜明的高校内部文化;并且，还应该遵循“先重点，后周边”的门户系统建设流程，即先满足高校目前急需的各类工作任务，并在这一基础上逐步把后续的各个分支系统纳入到这一信息门户中。
3.3建设决策查询系统
第一，实现项目统计查询功能。可以通过图表、明细表以及平衡积分卡等方式向全体教职员工展示项目的基本信息、项目即时状况以及统计分析等相关信息。
第二，实现财务信息查询系统。从高校高层领导层的角度而言，可以为领导提供总体财务信息及预算汇总数据，从而可以便于领导层随时了解一定期间内高校利润总额、利润率等重要财务信息;从职能部门角度来看，可对各部门的年度工作预算指标、完成比例、完成数量以及各项预算支出等信息进行汇总、统计和分析，并通过与往年同期数据对比，由此掌握实际工作执行情况。
第三，实现人力资源查询系统。例如，可以通过饼状图、柱状图等多种图标形式对高校各部门、各院系、各教研室以及各专业工作人员总数、岗位结构等信息进行分析和统计，从而即时判断出校内全体教职员工结构状况是否合理;再如，还可以针对某个教职员工，对其以往的工作经历、教学任务量、科研成果统计表、目前从事的教学科研项目及岗位变动情况等信息进行针对性查询和统计，从而快速判断员工的动态变动情况。
3.4建设办公自动化系统。办公自动化系统简称OA系统，即改变过去复杂、低效的手工办公方式，采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使高校内部全体教职员工方便快捷地共享信息，高效地协同工作。对于高校而言，主要构件如下。
第一，日常办公管理。0A系统能够集中管理校内行政管理人员的所有办公事务和个人事务，从而为行政管理人员提供一个个性化的工作平台和网上办公环境，使之能够方便、快捷地处理相关的工作。例如，可以实现把个人相关的通知和任务自动传送到其他人面前，使其不用自己去寻找要做的工作，而是打开电脑后即处理日常的教学科研和其他管理工作，并同时享受到任务的提醒、报警功能，从而提高工作效率。
第二，即时通讯。即时通讯可以使信息交流和传递更加快捷方便，主要包括文件传输、手机短信、远程协助等工具。其方便之处在于系统会把与教职员工相关的新工作任务、消息通知等各种信息自动归集，同时通过窗口弹出和声音提醒等功能，并与高校行政管理人员和其他任务相关人员的的手机绑定，使大家能够在第一时间掌握自己需要处理的各项工作。
第三，信息发布。信息发布可以根据高校信息发布管理的相关规定，形成一个通畅的信息发布的平台，其一，这一平台包括高校规章制度、紧急通知等各种信息;其二，信息可以通过文字、图片、动画、视频等多种形式来表现;其三，这一平台具有强大的信息查询检索功能，使员工可以按校内各个部门、信息发布时间、信息类别等不同关键词及其组合快速搜索、查询并打印。
第四，公文管理。公文管理可以方便地对收发文进行管理，包括起草公文、公文办理、公文发放、公文存档等，系统可以自由设置公文流转流程。发文管理：完成拟稿、核稿、审签、签发、存档、查询等，系统中公文流转的流程允许用户自定义，使系统可以适应各种公文流程的需求。系统对发文的整个流程进行跟踪，详细记录发文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见。
高校行政管理的服务特性探析
20世纪90年代以来，我国高等教育蓬勃发展，高校持续扩招，高等教育正从精英教育向大众教育过渡。在此过程中，高校的教学和科研都获得长足发展，高等教育可以更好地为经济和社会发展服务。但是，在发展的过程中也存在着行政管理体系定位不准，服务意识薄弱，服务能力较弱等问题。这些问题的存在制约了行政管理服务教学和科研的功能，制约了高校服务社会功能的发挥。因此，深刻认识高校行政管理体系的服务特性，挖掘当前高校行政管理中存在的问题，找出增强高校行政管理体系服务特性的对策具有重要的意义。
一、高校行政管理的服务特性
高校行政管理的服务特性指的是高校行政部门以师生员工等相关利益者的需求为导向，以提供优质服务为首要职能，通过完善的服务制度和服务体系为师生员工及其他相关利益者提供高质量服务的特性。[1]高校行政管理的服务特性可以从多个角度来理解，从观念上看，行政管理者要树立以人为本的理念和服务师生的意识。从职能上看，行政管理者将为师生提供高质量的服务作为自己的职责，通过多种途径了解师生需求，并及时作出回应。高校行政管理的服务特性决定了高校行政部门的基本任务就是服务于学生、教师及其他利益相关者，以高质量的服务推动高校的发展。
二、当前高校行政管理中存在的问题
(一)服务意识淡薄。目前高校行政管理仍然存在“官本位”观念，缺乏服务意识，对工作的责任感不强，滋生了官僚主义、形式主义、享乐主义的观念，行政管理人员追求权力至上。[2]行政管理历经管制行政、管理行政、服务行政三个阶段，我国高校当前行政管理中中存在的“官本位”观念和服务意识淡薄，说明我国的高校行政管理还没有完全过渡到服务行政时代，仍然残留管制行政的痕迹。行政管理部门还没有准确定位自己的职能，行政管理人员服务意识依然淡薄。高校行政管理人员还没有将为师生和其他利益相关者提高服务定义为自己的职责。
(二)服务能力较弱。高校行政管理服务能力较弱有两方面的表现，一方面表现为行政管理人员的综合素质不高，另一方面表现为管理手段的落后。长期以来，我国高校对行政管理工作重视不够，行政管理工作被看成是高校的附属物。这种观念导致高校行政管理工作吸引不到也留不住优秀的人才，还有些高校安排引进人才家属到行政部门工作。这些现象客观上造成了高校行政管理队伍人才匮乏。行政管理手段的落后表现为高校行政管理对最新的信息科技成果的利用较少，办公条件差，信息化程度低。随着电子信息技术的发展，各行各业都将这些成果应用到管理当中，提高了工作的效率。高校行政管理对电子信息技术的应用相对较低，导致了服务能力的低下。
(三)组织结构不合理。高校行政管理中存在的另外一个问题就是行政组织结构不合理，由于历史和现实的原因，高校行政管理存在着层级过多、职责不清、人员冗杂的问题。组织结构的不合理一方面造成职责不清，不能对行政人员的绩效进行科学的考核，从而采取相应的激励措施调动行政人员的工作积极性。另一方面造成信息的传递和人员沟通中的问题。由于组织层级过多，信息的传递慢且容易失真。人员之间的沟通也由于层级过多而受到影响，行政人员的一些合理化的意见和建议、对工作的一些看法等都找不到有效的途径来表达，组织内部沟通不畅。
三、增强高校行政管理服务特性的对策
(一)增强服务意识。增强高校行政管理的服务特性首先就需要增强高校行政管理人员的服务意识。高校行政管理人员要树立“以人为本”的理念，坚持“教育以育人为本、以学生为主体，办学以人才为本、以教师为主体”的原则，[3]重视学生的全面发展，为教师教学和科研提供条件和保障。行政管理人员要增强服务意识，认识到高校行政管理工作的核心任务就是为师生和其他利益相关者提供服务，以服务推动高校的有效运转，提高高等教育的质量，从而为社会和经济发展培养出更多更优秀的人才。
(二)提高服务能力。提高高校行政人员服务能力，一方面要靠科学的培训来提高现有人员的综合素质，另一方面要靠采用现代网络技术和现代化的办公设备来提高工作效率。重视行政管理人员的培训，制定系统的培训规划，采用科学的培训方式，不断丰富培训的内容，用科学的有针对性的培训全面提高现有人员的素质，为发挥行政管理的服务功能做好人才准备。改善高校行政管理的办公设备，实现高校行政管理工作的信息化、网络化，通过网络充当信息载体和信息通道，增强高校信息资源的开发和应用，[4]促进高校行政管理提供更好的服务。
(三)建立扁平化的组织结构。扁平化的组织结构是高校服务型管理组织体系的核心要素之一。扁平化的组织结构是组织结构发展的方向之一，扁平化组织具有管理层次少、管理费用低、信息传递速度快、信息失真率低、管理跨度大等特点。[5]高校要逐步改革原有的层级过多的结构，尝试将部分权力下放给二级学院，二级学院因为直接与师生接触，掌握着大量一手的信息，同时更容易发现师生动向，发现师生需求，从而为师生提供有针对性的服务，提高服务的水平和质量。组织结构的扁平化还可以促进组织内部信息的快速传递和沟通的有效进行。
高校的职责在于为社会发展提供优秀的人才，这需要高校内部各个部门之间的互相配合和通力合作。高校行政管理作为高校的三大要素(行政管理、教学和科研)之一，其职责就在于为教学和科研服务。因此，高校行政管理人员要树立服务意识，提高服务能力，畅通组织内部的沟通，为师生和利益相关者提供优质的服务，从而推动高校教学水平的提高，增强行政管理对内服务教学和科研的功能，增强高校对外为经济和社会发展提供人才的职能。
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