完善企业合同内部控制管理的论述(2)

三、完善合同签署程序
1.合同订立前，企业应当进行合同调查，充分了解合同对方的主体资格、信用状况等有关情况，确保对方当事人具备履约能力。
主要管控措施：第一，审查被调查对象的身份证件、法人登记证书、资质证明、授权委托书等证明原件，必要时，可通过发证机关查询证书的真实性和合法性，关注授权代理人的行为是否在其被授权范围内，在充分收集相关证据的基础上评价主体资格是否恰当；第二，获取调查对象经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息，分析其获利能力、偿债能力和营运能力，评估其财务风险和信用状况，并在合同履行过程中持续关注其资信变化，建立和及时更新合同对方的商业信用档案；第三，对被调查对象进行现场调查，实地了解和全面评估其生产能力、技术水平、产品类别和质量等生产经营情况，分析其合同履约能力；第四，与被调查对象的主要供应商、客户、开户银行、主管税务机关和工商管理部门等沟通，了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况。
2.初步确定合同对象后，企业内部的合同承办部门将在授权范围内与对方进行合同谈判，按照自愿、公平原则，磋商合同内容和条款，明确双方的权利义务和违约责任。主要管控措施：第一，收集谈判对手资料，充分熟悉谈判对手情况，研究国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息，正确制定本企业谈判策略；第二，关注合同核心内容、条款和关键细节，具体包括合同标的的数量、质量或技术标准，合同价格的确定方式与支付方式等；第三，对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判；第四，必要时可聘请外部专家参与相关工作，并充分了解外部专家的专业资质、胜任能力和职业道德情况；第五，对谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，予以记录并妥善保存，作为避免合同舞弊的重要手段和责任追究的依据。
3.企业在合同谈判后，根据协商谈判结果，拟定合同文本。主要管控措施：第一，企业对外发生经济行为，除即时结清方式外，应当订立书面合同；第二，严格审核合同需求与国家法律法规、产业政策、企业整体战略目标的关系，保证其协调一致；考察合同是否以生产经营计划、项目立项书等为依据，确保完成具体业务经营目标；第三，合同文本一般由业务承办部门起草，法律部门审核；重大合同或法律关系复杂的特殊合同应当由法律部门参与起草。国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。各部门应当各司其职，保证合同内容和条款的完整准确；第四，通过统一归口管理和授权审批制度，严格合同管理，防止通过化整为零等方式故意规避招标的做法和越权行为；第五，由签约对方起草的合同，企业应当认真审查，确保合同内容准确反映企业诉求和谈判达成的一致意见，特别留意“其他约定事项”等需要补充填写的栏目，如不存在其他约定事项时注明“此处空白”或“无其他约定”，防止合同后续被篡改。
4.合同文本拟定完成后，企业应进行严格的审核。主要管控措施：第一，审核人员应当对合同文本的合法性、经济性、可行性和严密性进行重点审核，关注合同的主体、内容和形式是否合法，合同内容是否符合企业的经济利益，对方当事人是否具有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等；第二，建立会审制度，对影响重大或法律关系复杂的合同文本，组织财会部门、内部审计部、法律部、业务关联的相关部门进行审核，内部相关部门应当认真履行职责；第三，慎重对待审核意见，认真分析研究，慎重对待，对审核意见准确无误地加以记录，必要时对合同条款做出修改并再次提交审核。
5.合同作为企业承担独立民事责任、履行权利义务的重要依据，是企业管理活动的重要痕迹，也是企业风险管理的主要载体，为此，合同管理内部控制指引强调企业应当建立合同管理的后评估制度。企业应当建立合同履行情况评估制度，至少于每年年末对合同履行的总体情况和重大合同履行的具体情况进行分析评估，对分析评估中发现合同履行中存在的不足，应当及时加以改进。企业是中国经济成长的重要基础，合同的管理在企业中占据主导位置，完善的合同管理可以使企业双方达到一种双赢的局面，合同与企业好比人类与腿，只有“腿”达到最好状态，健康完善才能使企业站稳、行走、奔跑。拥有良好的合同管理也可使企业逐步的强大与完善，能在今后的发展中为我国的社会主义建设发挥更重要的作用。
由此可见，我们只有依法实施规范的合同管理，对违反制度的行为作坚决斗争，全面履行合同，我们还要实现合同管理信息化，只有这样，才可以维护企业的良好信誉、合理规避市场风险、保证其顺利实现预定的经营目标，不断提高经营管理水平和经济效益，进而促进企业的事业不断发展和完善。
参考文献：
[1]张晓远.《项目合同管理》.机械工业出版社.2008年10月.
[2]王晓峰.《如何更好地发挥合同管理在现代企业中的作用》.《现代企业文化理论版》.2009年第六期.
[3]朱锦余.《合同风险管理与内部控制——理论．实务．案例(企业内部控制与风险)》.大连出版社.2010年01月