酒店采购的管理流程是什么
采购是酒店运营中重要的一环，那么你们知道酒店采购管理的方法是什么吗?下面为您精心推荐了酒店采购管理流程，希望对您有所帮助。
酒店采购管理流程
请购程序
请购程序的分类
整个采购部的工作是从请购开始的，请购一般分为两类，一是总仓库需储备各个部门使用的物品，凡仓库储备的物品均由仓库领班提出补货申请;二是仓库储备以外的物资由各使用部门直接填写请购单，提出补货申请。
酒店财务设有总仓，为什么还允许各个部门提出补货申请?
酒店餐饮的很多东西都没有可贮存性。如果全部放在总仓里面，仓库维护成本会很高，而且酒店厨房一般情况下也必须有现货贮存，领取的原材料也要经过粗加工清洗等工序而不能直接制作。所以厨房每天的原材料是由厨师长前一天填写请购单，由指定的供货商发送新鲜的材料到酒店，经由仓库的验收小组、厨房指定厨师对其进行数量、质量的验收。
除此之外，还有另一种采购叫做紧急采购。有些物品不经常用到或者用到的数量少，仓库没有贮存。当需要使用的时候由使用部门直接填写请购单申请，通过财务验收，然后领取。
总仓在申请之前须认真核查库存量及消耗量，同时结合月度采购计划填制请购单，然后由对口使用或管理部门确认补货品种和存量，由成本主管核准。
仓库储备以外的物资由各使用部门提出采购申请。申请时须送仓库确认是否有该项储备，或查询仓库多余物资中是否有代用品。
各种鲜活食品如海鲜、肉类、蔬菜、水果、乳制品等，根据各厨房明日经营所需，由各厨房于每天下午三点前填写每日购货表，由行政总厨审批后交采购部执行。
请购单的填写时间
零星采购申请须提前10天填妥请购单，整个流程，从总经理的审批，通知供应商或者采购部直接到市场采购，这个过程尽量一个星期内完成。总仓定制物品(物料)须提前30天申购，且必须注明需到货日期。这样可以便于安排供货商的生产及送货周期。酒水饮品要求供货商每一个星期送1到2次货物，有效保证仓库周转率的完成。
定价程序
库存物料品的定价
对于库存物品的采购，酒店一般都有固定的供货商，那么如何确定供货商呢?
首先采购员须提供三家以上供货商报价，经权衡物品价格、质量、送货日期等，由采购经理报财务总监审定，财务总监审定后确认供货商，报总经理备案。
对于采购员所提供的供货商，使用部门、财务部要对其所提供的产品进行背景调查，对产品的价格、品种、信誉，尤其是同行对供货商物品的使用回馈信息等做相应的评判，可以要求供货商说出他们的产品对哪些酒店提供服务，可以和同行的使用人员进行交流，清楚供货商的具体情况。最后使用部门、采购部门和财务部门共同抉择选用哪家供货商的产品。
餐饮原材料的定价
厨房原材料因为季节因素价格波动非常大，成本控制相应的也有些难度。
供货商直送厨房的海鲜、水产、家畜、肉类、水果、粮油制品等，实行15天报价审批制度，报价时间每15天一次，执行期每月26-10日、11-25日;报批时间每月10日、25日。
采购部于报批时间前分类填好供货价格审核表，包括供货商报价、采购部核准价及供货商联系资料，交行政总厨确认签字、交成本主管审核;成本主管根据历史数据、市场调查，审核价格或做出价格调整，交财务总监批准后执行。批准后的审核表应发行政总厨、成本、收货、供货商、采购各一份。收货部凭此检查进货价格。
厨师长应掌握市场价格变化信息，经常与采购部保持联系，对降幅较大的菜类应大力推销，以最低的成本提供每周特价菜肴。
采购程序
所有有效的请购单到达采购部后，采购部按请购单上报先后顺序，分轻重缓急安排采购计划。
采购物品到货周期
每日直送类菜食须请供货商于当日上午9：30之前到货，员工食堂菜食9：00前到货。为避免员工食堂跟营业中心的厨房之间验货冲突，员工食堂尽量8：00前验货，然后是营业中心厨房的验货。
注意：员工食堂跟营业中心厨房的原材料是同一家供货商送货，要避免验货中间发生错误。根据员工食堂和营业厨房的原材料验收标准，请供货商分类放置原材料，然后按照顺序依次验收员工食堂、营业厨房的原材料。
仓库补货
10天内到货，10天内到货是指在预留30天货物周转量的前提下。
其它市内零星或市场采购
一周内到货，原则上三天到货。
本市以外市场采购
20天内到货。
需定制或国外采购
按供货商的最短周期计算。
紧急采购
采购部须尽最大能力满足要求，保证供应。
请购单的注意事项
请购单一式四联，落实采购计划后，采购部须将请购单分送收货部，以便做好验货准备。
酒店需要相关部门一起做好验货工作，对于厨房直送原材料，各厨房厨师长(或指定负责人)包括员工食堂负责人，必须每天到收货部验收质量;对于工程材料，工程部参与验收质量，财务部则负责验收数量、价格。
收货程序
请购单作为收货凭证
验收员必须根据已获批准的请购单、合同清单复印件等，由采购部根据不同到货时间，交收货部作收货凭证，无任何收货凭证的货物，验收员有权拒收。
如果没有经过验收房的验收，酒店的供货商却直接将物品送到使用部门，那么供货商将没有收货凭证作为收款依据，财务也不认可供货商将货物直接送到使用部门。
被验物品的审核
被验物品的品种、规格、质量、数量必须与随货凭证、被批准的请购单相符，包装的食品原料应注明厂家名称、厂址、商标、生产日期、保质期限、质量标准、包装规格等;进货物品如有合同或小样，应根据合同标准和封存小样进行验收;送货数量上下浮动不得超过10%。
收货时间
入库物品由仓管员在收货单上签收并将货品入库储存;部门急需物品到货，仓保员须马上通知使用部门。
厨房直送原材料或其他部门直送物品到货，直接通知相关部门领货。每天上午的直送物品，收货部须于每天下午3：00前完成收货记录;下午的直送物品，须于下班前完成收货记录。
行政总厨或部门负责人须及时在收货记录上签收。收货部须于第二天上午将收货记录送成本办;成本办凭各部门负责人或指定收货人的签名收货记录，作为部门成本费用入帐原始凭证。
采购管理中同时也需要注意以下节点，避免犯错：
采购物资的变动
酒店购入物品，一旦确定了颜色、款式、用料、价格等，原则上不得更改，如有变动，应报总经理批准。
供应商的更换
确定每天鲜活类供货商必须慎重，应经过一段时期考察，其供货的质量、价格、时间都符合酒店营业要求情况下，签署供货协议。对不能保质、保量、按时供货的，使用部门可以提出更换供货商的要求。采购部提供可选择的供货商，由财务总监审核资质报总经理批准。
采购跟踪
物品采购任务落实后，采购部必须跟踪检查到货情况，接受收货部、仓保及各使用部门的信息回馈。
建立供应商档案
建立供货商档案，详细记录供货商地址、电话、供货内容及信誉情况，为酒店积累对外联系数据。
供货合同
签订供货合同或协议，均须经总经理批准。所有合同或协议须交财务部一份，由会计主管存档。酒店其它付款合同，也是如此。
聊完采购流程，接下来就是聊风险了，酒店采购人在采购过程中总会遇到一定的风险，于是，“如何规避采购风险”便成为采购人需要时时面对的一个问题。采购风险对酒店的影响程度会因供应商和采购者的特征的不同而有所不同，采购者与供应商之间的互动必定会影响到彼此长期的合作关系。
其中，供应商的特征包括市场结构特征以及商品同质性和稳定性，市场中各种酒店用品所占的比重，影响了其价格以及买卖方市场。酒店在采购之前，必须要有事先的规划，而且对供应商必须要有一定程度上的了解，以免造成不必要的风险。
与此同时，为了提升企业的采购管理能力并降低采购过程中的风险，有学者也提出了五项主要的采购策略：供应的保证、供应的维持、成本的减少、环境的变迁及竞争的优势。
酒店采购管理制度
1、制定采购计划
(1)由酒店各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核;
(2)计划外采购或临时增加的项目，并制定计划或报告财务部审核;
(3)采购计划一式四份，自存一份，其它三份交财务部。
2、审批采购计划：
(1)财务部将各部门的采购计划和报告汇总，并进行审核;
(2)财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的预算;
(3)将汇总的采购计划和预算报总经理审批;
(4)经批准的采购计划交财务总监监督实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。
3、物资采购：
(1)采购员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购，以保证及时供应。
(2)大宗用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。
(3)餐饮部用的食品、餐料、油味料、酒、饮品等等，由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部，采购人员要按计划或下单进行采购，以保证供应。
(4)计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购，以保证需用。
4、物资验收入库：
(1)无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收;
(2)仓管员验收是根据订货的样板，按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。
酒店采购程序
1、目的
制定采购工作规范，确保酒店采购的物资或服务符合要求。
2、适用范围
适用于本酒店提供产品的供方和本酒店服务及服务过程中所需物资的全部采购活动。
3、职责
3.1财务物资部及服务采购部门负责供方评定的组织工作。
3.2由物资采购领导小组负责对供方的评定工作。
3.3财务物资部负责物资采购工作的管理和实施，相关部门负责服务采购工作的管理和实施。
3.4财务物资部和餐饮部共同负责对食品原材料的验证及验收，其它采购的物资由相关使用部门和仓管员联合验证及验收。
3.5服务使用部门负责相关服务产品的验证及验收。
4、评定供方的程序要点
4.1采购的分类
(1) 常备物资采购
(2) 鲜活食品采购
(3) 临时性采购(包括服务采购)
(4) 专项物资采购
4.2供应商评定
4.2.1评定内容
(1)是否具备满足本酒店所需产品和服务质量要求的能力。
(2)是否满足本酒店所需产品的生产能力和合同约定的交货能力。
(3)是否具备本酒店所需产品的质量保证体系。
(4)供方的资信、资质、历史业绩等情况。
4.2.2评定方法
(1)由财务物资部负责组织收集供方提供的关于生产设施、组织、人员、资金等方面的资信、资质文件和就所要求的质量水平提供有关生产产品的质量数据、实物及相关资料。
(2)由财务物资部对供方进行考察，即对其工作场所、设施结构和质量保证体系进行现场实际评价，并对供方的评定做《供方的评定记录》。
① 质量要求：应保持与其他同类产品的质量相比，质量较优。
② 价格要求：应保持与其他同类同等质量的产品相比，价格较低。
③ 交期要求：应保持及时供货。
④ 配合要求：有良好的服务态度并能配合酒店作相应改进。
由财务物资部对现行供应商(除集贸市场外)的送货质量、价格及其及时性、合作态 度的不合格项进行评估。每3个月从质量、价格、送货期和合作态度四方面进行一次业绩评估。前三个月中任何一项累计5 次以内(含5次)不合格视为轻度不合格;累计5次以上或连续3次不合格，视为严重不合格。
(3)由物资采购领导小组进行会议评审，填写《供方评定会议记录表》，确定合格供方。
4.4评定结果分类
4.4.1对具有合格的质量保证体系，具备酒店所需产品要求能力的供方记入合格名单。
4.4.2对有少部分供货数量品种缺空，经限期纠正后能满足产品要求能力的供方列入后 备名单。就以上评定结果，报总经理批准并发送相关部门。
猜你感兴趣：
