高校考试档案信息的科学化管理(2)
李艳分享
三、高校考试档案信息科学化管理的举措
按照以上原则的指导，高校考试档案信息的科学化管理应当推进以下工作：
第一，构建双轨制档案信息管理模式。高校各类考试信息首先是以纸质档案的形式生成，然后才能录入数据库系统，创建电子档案。如果要提升检索效率，就必须依托电子档案，但又不能终止对纸质档案的存储和管理。所以只有区分电子档案和纸质档案的不同管理需求与方法，以双轨制的管理模式开展工作才能体现科学化的管理水准。在纸质档案管理方面，档案人员应明确封存入库的年限和年限期间内的档案使用功能，如以10年为一个基本年限结点，过期将主要以封存的形式保管，在10年之内可以视具体情况而翻查原始档案。需要特别注意的是，一般对高校考试信息的使用查询多是以量化信息为形式，即具体的成绩、参考人数、成果数量等，少数个别错误判定、特殊档案信息的增加才涉及对原始档案的翻查整理。这就要求纸质档案的使用应更加严格规范，如无特殊情况，应以使用电子档案查询为主，尽可能确保纸质档案的安全保密。
第二，建立专业的考试档案信息管理平台。在高效性原则的指导下，系统规划档案信息平台的功能成为档案管理工作的重中之重。有的高校在教务处内部信息系统中含有以学号进行存储的院系学分成绩统计，专业的考试档案信息平台可以采取和教务处网络设立链接和关联的方式，实现资源共享。为实现多种类型考试信息综合管理的现实需求，信息平台应设置不同的分类索引，便于分类查询和统计。信息平台首先应将考试类型作为基本分类，每一项考试以身份证号、学号、教师工号作为核心索引，从而有利于以个人唯一识别信息为基础，综合管理个人的多项考试成绩，如个人跨年度考试信息结果的增加。不同考试类型之间以上述号码为关联依据，同时要对学生、教师、档案管理人员以及相关负责领导分设不同的查询权限，严格高校考试信息的保密管理。
第三，开展年度考试档案信息的分析研究。高校档案部门每年应组织专人对以往和最新考试档案信息进行研究，从中提取有价值的信息应用到教学和管理工作中。为此，高校可成立专项档案研究团队，如各学科小组委派专人，每年和档案管理人员配合，定期开展档案研讨，撰写年度分析报告。比如为服务高校人才建设工程，对比分析近5年教师职称考试变革对业务素质提升的贡献程度，高校学生入学考试改革与学生综合能力培养间的关系等，从而使原本处于静态的考试档案信息产生动态性的实用功能。
从考试档案中挖掘有价值的信息对高校教学和管理的发展具有十分积极的意义。遵循科学的原则和方向，建立有效的管理举措，高校考试档案信息的管理将会呈现更多新的成果。
主要参考文献
［１］ 马苏拉，林凯． 高校考试管理信息系统的设计和实现［Ｊ］． 计算机系统应用，２００９（１０）．
［２］ 程晓英． 高校人力资源档案信息化管理系统的建设与思考［Ｊ］． 档案学研究，２０１０（３）．
