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浅析以档案管理科学化促进机关管理高效化
档案管理是机关管理工作中的重要组成内容，只有与时俱进，直面挑战，提高档案管理科学化水平，促进其信息化的不断完善，才能适应社会和时代发展对档案管理工作的客观要求，促进机关管理的高效化，从而使得机关部门能够更好地服务于小康社会宏伟事业的全面建设中去。
一、档案管理科学化概念
档案管理科学化包括信息化、标准化、规范化三方面内容，是一种理念、一种意识、一种态度，还是一种精益求精的文化。当前，档案管理人员的责任就是将这种理念、意识、态度融入贯穿于档案管理实践工作当中，使其成为工作和生活的一部分，成为一种自然的习惯。档案管理信息化指的是文件的起草、催办、签发、归档等过程是在通讯线路和计算机中完成的，具有修改、查询、复制、储存方便的特点，没有印稿与草稿、副本与正本的差异，实现档案与文件的统一;档案管理标准化指的是档案管理工作当中，档案事业主管机关与标准化部门共同对档案工作的方法、管理、原则、概念、设施、质量等制定出统一科学的技术规范和具体规划，并贯彻修订与执行的全过程，使档案管理工作逐步统一化、规范化，从而获得最佳的社会效益与工作秩序;档案管理规范化指的是强化依法治档，健全档案法制意识，深入宣传贯彻《档案法》及档案工作相关法律、法规，以促进档案工作逐渐步入依法治理的轨道上来。
1、档案目录数据库建设
档案目录数据库建设在机关中开展的比较早，在很多的城市机关都已经有了先例，而且应用也较为广泛，通过数据库开发建设可以实现目录在线查询和下载等功能，但是这种功能系统的利用率并非很高，与需求较为脱节。这一工作目前许多机关不再进一步开发，属于档案信息化的基础工作内容。
2、共享型目录中心建设
在建设数据库的基础上可以进行新开发，研发过程通过技术即可实现，其中可以实现的功能是目录信息跨区域联网共享，机读目录数据网络化传播，通过共享型目录中心，初步实现有效的档案数据查询功能，由于此技术在原有的档案目录数据库基础上进行开发，既叠加式开发。
3、电子文件归档
电子文件的管理和归档都是机关档案信息化目前建设中的重要核心，这种工作主要就是通过电子文件中心建立文件归档分类系统，并且将系统中获取的数据和信息进行存储与链接，从而实现网络环境下电子文件的归档管理，达到迅速快捷的进行档案管理查询工作的目的。
二、档案管理科学化的重要意义
(一)档案管理是机关管理的基础
档案的原始记录有其独特性，记录着未申请专利、未公开的机密和技术。占有这些档案资料就是占有机关的机密和技术，因此，机关单位档案管理的科学化，可以有效避免因知识产权、技术的流失而对机关单位的生存与发展所造成的影响。
(二)档案管理是机关信用管理的必要保证
档案是构成信用信息的公认核心资源。第一，完善的档案管理能够对单位自身诚信进行展示，反映其管理水平、科技成果及财务状况等重要内容。第二，如今的社会信用体系当中，信用档案管理已经逐渐引起国家的重视，成为社会各界普遍关注的焦点内容。
(三)档案管理是机关文化建设的源泉
机关文化是历史的几点，其直接反映于机关系统完整的档案之中。档案具有文化事业特征，是文化的主要储存方式，是文化发展的真实记录。通过机关档案，可以对单位特点及其发展规律有一个深刻的理解。
三、提高档案管理科学化水平，促进机关管理高效化
(一)开展积极的业务指导和培训
档案行政管理部门应当切实采取以下方面措施：第一，设置培训班。对档案工作基本业务知识进行讲授，提高人员工作素质，使其能够更好地融入到档案工作当中;第二，深入机关，现场培训和指导。对执法检查等时机有效地利用起来，深入机关进行现场指导。政府部门应帮助制定档案分类方案、档案工作管理网络和档案工作制度，对兼职人员实施培训，以促进机关档案工作向规范化、标准化、科学化轨道发展。
对于档案基础工作，档案服务创新也起着广泛而深刻地影响，档案服务创新很好的带动了档案基础工作，对于档案学的理论研究发挥着重要的促进作用。档案信息的整合主要是对于档案有价值的整合工作，在整合工作的基础上对于档案的价值进行有效的管理，并且档案信息化的发展也有很多的经验可以学习，目前来看，还没有成熟，但是根据不同的功能可以自行进行设计和研究，在各自不同的方法上进行取长补短。所以档案信息化工作比较重要，能够很好的提高机关管理效率，在某些业务的实践中，档案管理信息化始终在发挥很大的作用，比如我们要保证档案整理工作的创新思想和创新举措，就是要能过在计划的基础上对于其信息化发展进行规划和控制，在规划和控制的情况下严密执行，首先是要对于定期开放的档案进行分析，而且信息化系统上要严密对此进行分析，另外就是对于有些应该及时、全面公布的档案和现行文件在信息网站上也要有一定的公示。
(二)做好文书处理和公文制发工作
档案由公文转化而来，而公文的制发恰恰决定了档案的质量。档案的来源是文书，文书的归宿是档案。因此，公文制定应规范、统一、标准，同国家相关规定相符，排版形式依据要求，履行审批、签发手续。各种报表、记录、批注、签字等文书及公文字迹应清晰牢固，以便于长久保管。使用格式规范、文种合理、行文规范，以促进档案管理科学化的实现.
(三)强化档案法律法规的宣传与完善
档案行政管理部门应强化执法队伍建设，依法对档案工作进行监督和指导。各地方政府应通过媒体、张贴标语、召开座谈会等形式，对档案法律法规加以大力宣传，坚持“多宣传、多接触、多联络、多服务”的工作标准，以推进档案管理规范化建设。此外，应强化同相关部门的协调与沟通，共同监督，营造积极的建档氛围，使更多的单位认识到档案管理工作的重要意义，以强化机关做好档案管理工作的自觉性。
(四)建立健全档案管理制度
档案形式各异、种类繁多，要实现管理的科学化，就必须建立健全其管理制度。以《中华人民共和国档案法》为指导，建立档案工作网络，强化硬件建设，对文件材料能够及时地立卷和定期归档。专门设立专柜、库房存放档案，对其保存价值加以区分，案卷、立案标题确切简明，排列整齐，做到科学化的管理，以确保安全性。此外，还应辅以严格的档案借阅措施，从而有效防止档案的分散流失。
总论
档案是重要的信息资源和宝贵的经验财富，它体现各机关的成长与发展历程。积极践行档案管理科学化水平提升策略，以为机关绩效提高、效益增加、管理科学提供重要保证，促进机关管理的高效化，更好地服务于社会主义现代化建设中去。
试析供水工程基建档案收集工作存在的问题及对策
供水工程是市政建设的重要基础设施项目，是建设发展的“命脉工程”。供水工程基建档案管理是供水工程建设和管理的重要组成部分，是衡量水利工程程质量的重要依据，对供水工程的维护和运行有着重要的查考和指导作用。供水工程档案的收集工作贯穿于档案管理工作始终，是档案管理的基础工作之一。但是在供水基建过程中，档案收集工作还存在一定的问题。
一、供水工程基建档案收集工作存在的问题
(一)档案管理意识淡薄
档案的形成对工程竣工后的长期效益有着重要的作用，但是有些供水工程建设单位对档案的价值认识不够，一些单位领导无法正确认识到档案管理的重要现实意义，尤其是对已经交付使用的已竣工的工程档案，更是缺乏管理的认识。认为工程竣工资料移交与否、归档与否并不重要，对基建工程原始资料的归档、保存有所忽略。基建工程档案反映了工程建筑物、构筑物以及地下管线等建筑活动，是评定工程质量的重要依据。只有档案资料齐全才能为工程做出合理的质量评价。特别是有些工程已交付使用，如果出现质量事故，施工过程中所形成的原始资料是解决问题的有效途径之一。但是由于档案管理意识淡薄，投入不够、档案保管存在隐患，造成工程图纸以及其它资料无法及时的归档，或者归档不完整。
(二)缺乏有效的约束机制
由于档案管理意识淡薄，在档案收集过程中，缺少相应的保证档案收集完整性的约束机制。在供水工程基建档案的收集难、归档难、管理难的问题长期以来一直存在，没有有效的档案管理制度及管理措施。而施工单位的档案管理部门也无法做到及时的跟踪管理与监督指导。
(三)基建档案管理工作缺乏主动性
在档案收集、管理的过程中，相关工作人员由于缺少相应的激励机制，对档案管理缺乏工作热情，则工作的主动性也就无从谈起。很多部门的基建档案移交不及时、不完整、不成套，或者根本不移交，而也没有任何部门会由于档案移交问题而不进行工程验收，因此造成部门内部各自为政，档案副本不足、缺少正本的现象屡见不鲜。
二、提升供水工程档案收集管理工作有效性的策略
(一)将档案管理纳入基建工程管理程序
要将档案管理工作纳入工程建设管理程序，与工程建设实行同步管理，将档案资料的收集归档要求贯穿于立项、设计、施工、监理、验收等各环节，从源头确保档案收集管理工作的落实。实行档案网络化管理，配置具有专业知识的专兼职人员进行档案管理工作，落实档案工作的“三纳入”、“四同步”、“四参加”制度，真正实现档案与工程建设同步管理。这样能够实时掌握基建文件资料的形成、收集和积累情况，对检查发现的问题，及时提出整改要求，提高档案质量和齐全完整率。
(二)规范基建档案的收集要求
首先基建档案要遵循分类归档的原则，通常可以采用问题分类法与年度分类法。所谓的年度分类法是根据文件内容所针对的年度进行分类;而问题分类法则是按照文件的记录主题进行分类，供水工程基建档案即可分为三个大类，即水厂的建设档案以及管网建设档案、其它的建设档案等。此外还要对文件的归档加以规范，规范归档要做到以下几点：第一，文件格式的规范性，即基建档案的编号、标题、项目的名称、子项分部、图纸名称、文件题目、案卷的装订排列及档号的编制等等，均要按照统一的要求规范来进行;第二，书写的规范性，供水工程基建档案多是从项目设计开始到竣工阶段所形成的文字、图表以及声像等记录，因此在进行记录的过程中，要采用规范的书写方式;第三，文件质量的规范性，要做到基建档案资料不规范则不予工程验收，而且档案的整理过程中，专业人员要与档案管理人员共同整理，以保证文件质量。
(三)建立有效的约束机制与激励机制
通过行政手段、法律手段等约束机制以保证档案收集的有效性，其中行政手段是按照上级相关文件的相关规定，对施工单位提出基建档案收集归档的要求;而法律手段则是将档案移交等相关事项纳入到合同约束条款中，如果施工单位未及时提交完整的基建档案，则有权不结算工程款等。此外，还要建立相应的激励机制激发档案管理人员的工作积极性，将档案管理工作的质量与个人工资福利相挂钩。加强对档案管理人员的教育、培训，提升其整体素质。
三、结束语
完善供水工程基建档案收集工作涉及众多利益主体，其任务繁琐，且需要多个部门的共同配合，本文所提出的若干建议必定不能覆盖全部，但它仍可作为建立健全相关单位档案收集的重要参考。
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