档案保密大专论文
档案保密大专论文篇1
浅论工程档案的保密管理工作
1 引言
工程档案主要存在于设计院或与建设相关的企业中，这是由工程档案的产生特点所决定的。工程档案是在工程建设活动中形成的，为重要的工程项目文件材料，包括工程设计基础资料、项目建议书、可行性研究报告、初步设计文件及附图、主要设备材料表、概算书、施工图、施工图设计说明书、计算书、预算书等。工程档案凝聚了工程设计人员的心血与智慧，是建设工程施工的依据，是设计院的重要技术支撑，也是国家的知识产权和宝贵财富。
工程档案中涉及到的设计、产品信息等属于企业或国家的核心秘密，关系到一个企业经营发展的进程，甚至关系到国家的建设发展、利益及安全。为确保核心秘密的安全，必须做好工程档案的保密管理工作。
2 管理方法
为了更好的完成工程档案的保密管理工作，本人结合目前档案保密管理工作方法，及在设计院多年的档案管理工作经验，重点就以下几个内容进行探讨。
制度建设。完善的制度是工程档案保密管理工作的基础。一般地，档案利用规章制度有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。
在正常的档案利用规章制度之下，对于保密方面，为了适应档案调密工作制度化、正规化的需要，企业的工程档案保密管理应建立以下三个制度：①建立划定密期制度，以便届满自行解密;②建立调密通知单制度，对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件，要下发通知单告知有关科室，以便衔接工作，及时掌握，适时变动;③建立保密档案接收标准制度，加强保密档案的规范化建设。
队伍建设。专业、高素质的管理队伍是工程档案保密管理工作的要素。工程档案管理人员对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业，有高度的保密意识，把保守国家和企业秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务;二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规;三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，能独立处理工作中出现的一般问题。
管理体系建设。健全的管理体系是工程档案保密管理工作的保障。具体内容可分为：
成立工作领导小组。成立档案保密领导小组，由院长或分管档案工作的院领导任组长，其他党组成员任副组长，部门负责人任组员，统一领导全院档案保密。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//www.ems86.com总第535期2014年第03期-----转载须注名来源此外，进一步健全保密和密码工作领导责任制，把领导干部履行责任制的情况纳入党组学习会和领导干部年度绩效考核内容。根据人员调整情况，及时调整保密领导小组，加强保密目标责任管理，将日常工作和保密同布置、同安排、同要求，确保各项档案保密任务的落实，严防泄密事件发生。
加强保密档案的日常管理。保密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。保密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。
要加强保密档案的科学管理。管理人员在调密工作中容易把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供，造成了扩散机密的漏洞。对此，可以采取分段治理的办法。以某年某工程的档案划控工作为界，对以前大量混订在卷内的密级文件可原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含保密文件的原卷;外供卷时，可采取对与所查档案无关的保密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存，彻底解决密与非密的文件材料混卷问题，堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞，以及保密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。同时，要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片，建立保密文件统计台账和存放地点索引，为科学的管理，准确的掌握，有效的保密，及时的提供创造条件。
技术支持建设。硬件、软件、配套设施等技术支持是工程档案保密管理工作的后盾。
档案库房的设立是配套设施的主要体现。从总体上讲不论单位规模大小，凡是档案库房的设立，都应按照国家有关规定单独兴建。从企业档案管理与安全保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。
对于电子化的档案文件，网络安全尤为重要。将网上信息实行物理隔离的办法是相对简单并易操作的。这主要包括以下几个方面：
设计院等企业的局域网和互联网分离，严禁涉密机算机上互联网，并对于涉密计算机，统一采取口令设置，避免造成资料泄密。对可以上外网的计算机要配备信息网络的信息过滤系统、自我隔离系统和信息防护系统等。
禁止任何计算机私自安装无线设备。给计算机安装防火墙，杀毒软件并定期进行升级，要建立起万无一失的安全网关防护体系、HTTPS加密传输等适合企业自身的一些核心安全机制。
严格落实《移动存储设备管理办法》，利用新技术手段加强对移动存储设备的使用进行实时监控和管理。对内网上使用的移动存储设备进行注册、加密，让外来移动存储设备“进不来”，让内网使用的移动存储设备“拿不走”，内部使用的移动存储介质在外网计算机上“不能用、改不了”。本设计院针对工程图纸等CAD文件进行加密处理，效果良好。
完善涉密计算机、移动磁介质、涉密笔记本电脑、多功能一体机等办公设备的购置、领取、使用、清退、维修、销毁等环节的保密管理要求，抓好全过程安全保密职责的监督和落实。
应设有计算机专业人员及时对企业单位的计算机的系统安装补丁，修补漏洞，及时升级防病毒软件和病毒代码库，定期对计算机进行全面扫描，清除病毒、木马。本设计院在科室设置中，专门设有科技部下属的计算机室负责这部分工作。
加强对各种涉密载体的管理，对密件、密品的制作、传阅、销毁等各环节进行全过程监管，确保每一个环节不出差错。
工程档案是企业工程项目建设的历史资料，是权威性的参考依据，是企业及国家的核心秘密。只有做好了工程档案保密管理工作，才能为我国工程行业的发展提供真实、可靠、有效的数据与知识技术，为我国可持续发展奠定坚实的基础。
