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文书工作与档案工作关系的探讨
档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是企业各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案工作，是文书和档案管理人员的历史责任。笔者从事过文书和档案管理工作多年，结合实际工作来探讨探讨文书与档案工作的关系。
一、文书工作与档案工作的关系
搞好文书工作与档案工作衔接是很重要的。在企业档案管理工作实践中，文书工作与档案工作之间的衔接十分重要，重视和解决好这个问题，不仅可以有效地提高档案的质量，而且非常有利于档案的管理和利用，特别是有利于发挥档案的多功能作用，使文书档案工作者作为机关工作中的参谋、助手，完成传达领导意图，为企业各项工作服务的任务。从广义上讲，文书工作包括制发、处理与管理文件过程中所进行的全部工作。档案工作，是文书工作的继续和延伸，即对有价值的文件材料进行收集、管理和提供利用。文书工作与档案工作是一个有机联系的整体，二者的关系是：
(一)文书工作是档案工作的基础和前提
文件是档案的前身，文书工作的状况如何，不仅直接影响其自身质量和企业日常工作，而且也影响日后转化为档案的质量。档案来源于文书，是由文件材料转化而来的。文稿撰写符合党的路线、方针、政策，内容要切合实际，观点明确，立据可靠，逻辑严密，言简意赅，文理通顺;文件制发要考虑是否齐全，特别是一些具有指导性的文件和日后留作凭证的文件，格式要统一、规范，忌用质量较差的打印机，否则时间一长，有的档案还未移交已经发生字迹扩散、退色等现象，严重影响了档案的查找和保存。为保证文件的严肃性，缮印时要避免纰漏，收发要防止差错，保证质量和完整，从而为档案完整性和系统性打下良好基础。所以，文书工作是档案工作的基础和前提，文书工作的质量，对档案工作有着决定性的影响。
1.文件制发规范化是做好文书处理工作的保障
文件制发是文书处理的起始环节，文件制发规范与否，直接决定文件的质量，影响到文书处理全过程的规范化。在这方面我单位专门下发了关于《公文处理的规定》， 对发文程序作了具体规定，各部门要上报或下发的文件，由拟稿人提交部门领导审核，完成后提交综合办公室审核，由办公室对文稿的内容、文字、公文格式和行文关系等方面进行初审，然后送分管领导审批、签发，再回到文书处印发，并规定在文件用印时，一律留下公文处理单和正文，以确保年底文件归档并编写文件汇编。
2.掌握工作中重大活动的动向，摸清文件材料的形成规律
企业凡举办重大活动，文书人员要及时提醒承办部门，要求他们收集保管好活动中形成的完整的文件材料。
3.做好文件归档工作是文书处理工作的重要任务
归档是文书工作和档案工作的结合部，是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点，归档工作质量的好坏从根本上决定着档案工作的质量。在实际工作中，尽管文书人员日常工作中收集到了大量的文件材料，但仍然难免有遗漏。首先在归档前，文书人员要主动向领导汇报，下发征集通知，采取有效措施，进行全面、集中大收集，做到应归档的文件材料收集齐全。在做这项工作时，会遇到阻力，个别人为自己工作方便，把文件材料放在身边不愿上交，文书工作人员要不厌其烦，说清道理，确保文件材料收集齐全、完整。其次要准确划分保管期限。这是归档工作的重要环节之一。在划分保管期限时，文书人员要认真对照国家档案局制定的文书档案保管《期限表》和本单位根据上述规定制定的实施细则，对文件逐份进行保管期限划分，在不明确时要谨慎对待，着眼于本单位实际，经过认真分析可实行就高不就低的原则。总之，通过规范文书处理工作，提高文件自身的质量和文件归档的质量，就能为档案工作打下一个坚实的基础。
(二)做好文书立卷工作是连结文书工作与档案工作的纽带
企业活动中形成和使用的文书处理完毕以后，一部分随着记述、办事等现行功能的结束，失去其社会价值而被淘汰;另一部分由于对日后具有查考价值，则被选择保存，并将其零散文件，按照它们在形成过程中的联系和一定规律进行系统整理组成案卷，这种系统整理工作就叫文书立卷工作。文书立卷是公文处理工作最后一个环节，办理完毕，具有查考利用价值的公文材料，组成案卷后，就转化成为档案，从这一环节上最能体现文书工作与档案工作的密切联系，是文书工作与档案工作的结合部。企业在生产经营活动中形成大量的文件材料，每份文件材料既是独立的，有它特定的使命和作用，而在同一项工作、同一个问题的处理过程中形成的许多文件材料，它们相互间又有其内在的密切联系。文件之间的这种联系，是在企业活动中历史地形成的，我们应依照它们之间的历史联系，科学地加以整理、区分，组成一个个案卷，使每一个案卷都成为精练的、系统的有机联系组合体。只有这样，才能保持历史的真实面貌，反映各项工作的客观进程，便于平时查找和利用。否则，就会使文件孤立、零散，杂乱无章，看不清彼此之间的联系，弄不清来龙去脉，降低文件的使用率。
(三)加强文件平时收集，是保证档案提供利用的有效措施
要做好文书立卷工作，关键是加强平时文件的收集，它关系到档案的完整与安全。文件材料的收集工作，应该由文书工作人员负责，在收集过程中充分发挥主观能动性，采取各种有效措施，多渠道地把应该归档的文件全部收集起来;在文稿的拟制、打印以至收发的过程中，要注意文件底稿、正文及附件、批复的收存;善于运用收文、发文登记薄将处理完毕的文件进行检查核对，并根据它们之间的联系，按文书立卷的类目做好平时立卷，为归档打好基础。平时立卷，是文书工作的一项重要内容，也是保证档案利用的有效措施。
(四)档案提供利用，是检验文书工作好坏的标准
档案的利用，是档案工作的最终目的，也是检验文书工作好坏的标准。档案来源于文书，又为文书工作服务，也就是为领导决策服务。反过来说，领导的决策一旦形成了正式文件，既具有现行的指导作用，又具有查考凭证作用，如一些规定、意见、条例等指导性的文件，就具有长时间的指导作用;重大问题的处理决定、职务任免、机构设置、隶属关系的改变等，就具有长久的查考和凭证作用。档案利用的主导作用，体现在对基础工作的促进和完善方面。而利用效果的大小，取决于文书工作做得如何。假如文件手续不全，缺日期、少单位，就会给利用带来困难，就很难发挥它的权威性和凭证作用;文件的纸张材料质量差，耐破度、耐折度、耐撕裂度小，易破损、易老化，用墨不注意耐久性，就会影响档案的“寿命”和利用期等问题。所以，通过档案的利用，可以发现文书工作中的问题，如文件材料的质量、立卷归档是否齐全完整、分类组卷是否科学与规范等。从而促进文书工作进一步完善和提高。由此可见，档案提供利用，既依赖于文书工作，又是检验文书工作的标准。
二、解决文书工作与档案工作衔接问题的对策
(一)强化文书人员的档案意识，是文书工作与档案工作衔接的前提
文书人员的头脑中必须要有“档案意识，同时要站在对历史负责高度上来保证档案的质量，来减少档案部门工作程序，避免无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。在日常工作中，文书人员要做到脑勤、腿勤、嘴勤、手勤。文书处理与档案管理是两个既紧密相连又相对独立的工作环节。文书工作质量高不高，势必会影响日后档案的质量，给档案利用带来诸多的麻烦。脑勤是要认真思考如何做好和规范文书处理工作，实现档案管理规范化，为档案管理现代化打下坚实的基础。腿勤是主动到各部门收集文件资料，及时追问文件的下落，以防遗漏。嘴勤是利用办文、提供文件材料等机会，经常向各部门领导和有关人员宣传文件材料立卷归档的重要性，提高他们的档案意识。手勤是文书人员在平时就要注意分类管理，把上级发文、同级来文、上行文、函件和内部发文分块管理。
(二)加强在职教育，提高文书和档案管理人员的整体素质是文书工作与档案工作衔接的基础
文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使他们能够适应工作的需要，要充分发挥他们的积极性、主动性，努力提高文书和档案人员知识水平和管理能力。如今文件及档案种类和载体多样化，管理方法要不断更新，因此，对文书和档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文书和档案人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文书和档案专业知识的人才。
(三)文书、档案人员互相配合是文书工作与档案工作衔接立足点
文书人员日常工作要立足本职，要求自己做好与文书工作的一切事项，同时，还要考虑到文书工作的终点―档案工作的要求，因为，文书材料最终是要变成档案以供存档查阅的，所以，要把文书工作的终点适当延长到档案工作中去，文书工作的同时还要考虑到形成档案后的利用价值。有了这个意识，文书人员配合档案人员，就会为档案工作开好头、打好基础。而档案人员也要树立工作中的超前意识，档案工作要超前思维，提前介入到文书与档案有联系的事项中，为档案工作的立卷、整理、归档、借阅顺利进行提前做好准备。所以，只有文书与档案人员相互配合，互为对方工作考虑，在人员配合的前提下，才能保证工作的衔接，一定范围内共同介入，这是文书工作与档案工作衔接的立足点。
(四)档案部门指导文书部门立卷是抓好衔接的保证
立卷，是将处理完毕的文件资料，按规定的顺序进行整理、装订，组成文件汇集即案卷。档案人员按照档案形成的要求，指导文书人员对完成历史使命的文件进行组卷、排列编号、编目装订完成的卷宗，这样，既保留了文书形成的历史又符合档案管理的要求，是珠联璧合的美事。
1.调整组卷
对拟归卷的材料做适当的调整，为最后形成案卷做好准备。检查和调整的重点：(1)归卷材料是否齐全完整，对破损的材料要修补或复制，剔除重复、多余的材料;(2)归卷材料排列顺序是否得当，并保持一定的联系;(3)归卷材料是否有保存价值，并初步确定保管期限;(4)归卷材料数量是否合适，材料数量太多则酌情分卷，反之则合卷。
2.排列、编号
组卷材料排列顺序，按时间先后和材料重要程度确定。组卷材料，除卷宗封面、卷内目录和卷底外，用阿拉伯数字逐页编号。
3.编目、装订
一是按照卷内文书材料排列顺序，逐项填好卷内目录。填写时，应将每件文书材料名称、承办人姓名、年月日一一填写清楚，并标明起止页号。二是填写卷宗封面。封面上所列项目应用毛笔或钢笔填写。案卷题目名称要简明、确切地反映卷内文书材料内容。三是案卷的装订。案卷装订前要进一步进行整理。案卷的装订要结实、整齐、美观。
总之，无论是过去，还是现在，理顺文书工作与档案工作的关系十分重要，要站在历史的高度为档案负责，将文书处理和档案处理工作整合为一个既统一又分工、既有联系又有区别的机体，在融合、渗透基础上实现综合管理，提高档案的质量，为企业的生产经营服务，为国家的建设服务。
(上接第196页)
围、工期、造价或质量进行管理，因为一个项目的范围、造价、工期和质量是几个直接关联和相互作用的相关要素。项目范围的变更是影响项目工期、成本的重要因素;项目工期的提前或滞后会对项目的造价带来直接影响;项目质量的高低会给项目造价造成直接的波动;而项目造价的多少更是会直接影响项目的工期和质量。所以项目管理必须同时对项目范围、工期、造价和质量进行全要素的集成管理。
5结束语
总之，项目的特性要求其管理必须采用全面集成管理的方法。但是我们现有的项目管理方法存在着工期、造价和质量管理割裂的问题。如果要提高项目的绩效和项目产出物的价值，有效控制工程造价，就必须深刻理解项目各要素间的约束和集成关系，片面的就成本来管理成本，是无法真正有效的控制工程造价，只有采用全要素综合管理的方法，这样才能真正达到项目管理的目标：以最低合理的价格为客户提供满意的合格产品，并且自身获得最大的利润。
浅谈高职教师业务档案管理
高职教师业务档案是高职教师在教学、科研活动过程中形成的具有保存价值的各种材料的历史记录，是教师劳动成果和智慧的结晶，它在个体上集中反映了教师个人的业务能力和学术水平，在群体上反映出高职的办学水平以及师资队伍的整体素质。因此做好教师业务档案管理工作有着十分重要的意义。
一、教师业务档案的归档范围
⒈基本信息
基本信息即教师的基本情况，该部分包括教师姓名、性别、参加工作时间及任职年限、专业、学历、修业年限、毕业学校、专业技术职务评聘等材料。这部分材料是教师的“外包装”，也是其它材料的基础。
⒉业务素质
业务素质部分包括：①教师任职期间的考核情况。如教师的学期和学年教学计划、教学小结、教学效果、同行评价、组织考评等材料;②教师业务进修、培训等情况。如外出考察报告、脱产或在职进修计划与进修报告、进修成绩等材料;③教师教书育人的情况。如教师历年的任课情况、授课名称、完成教学工作量、教学计划进度表、教学事故记载、班主任工作等材料;④教师的科研、教研情况。如教师公开发表或在各类学术会议上交流(宣读)的学术论文、论著和自编或合编的教材登记表，以及科研、教研成果鉴定书原件或复印件等材料。
⒊奖惩情况
奖惩情况包括：①文字记载。即教师获表扬、奖励或处罚的文字记录，如获奖的时间、地点、颁奖单位级别以及背景性材料;②荣誉实体。即教师本人获得的各类荣誉证书原件或复印件，以及指导学生参加各类竞赛和社会实践活动获奖的奖牌、奖杯、照片、声像资料等。
二、高职教师业务档案管理的现状
1.由于高职教师档案管理制度不健全，制约机制不完善，分工不明，奖惩不力，造成广大教师和部分管理人员档案意识淡薄，少数人把个人的材料看成是自己的劳动成果，不愿向学校移交，或据为己有、或赠人、或遗弃，给教师业务档案资料搜集带来很大困难，给领导决策造成障碍，甚至给整个师资队伍建设带来不可估量的损失。
⒉管理手段落后，管理水平较低。教师业务档案内容广泛，涉及面大，信息含量高，需要快速、高效、便捷的现代化管理模式与之相适应。但是，目前大部分高职教师业务档案的管理手段尚处在全人工操作或半人工操作状态，现代化程度较低。这就使得教师业务档案信息的收集、整理、立卷、归档等工作严重滞后，从而影响教师业务档案的利用、编研和开发。
⒊档案人员队伍建设滞后，管理力量薄弱。高职的档案工作人员大部分是兼职，并且是非档案专业人员，无论在精力上，还是在业务熟练程度、责任心、档案意识等方面都很难胜任档案管理工作。这种状况，导致教师业务档案资料不能及时收集、归档，甚至白白流失，从而影响了归档档案的数量和质量。
⒋重立卷、轻利用、编研工作相对落后。通过编研的档案资料具有较高的利用价值，但目前高职的教师业务档案管理往往比较重视案卷的立卷、装订、保管，而对编研利用则要求较少，这使得教师业务档案的编研工作相对滞后于档案管理中的其它环节，从而抑制了教师业务档案的利用。
三、加强高职教师业务档案管理的措施
⒈增强档案管理意识，建立健全运行机制。首先，高职领导要把教师业务档案管理当作高职管理工作的一项重要内容抓紧、抓好、抓细，发挥教师业务档案工作在高职决策中的参考作用;其次，要向广大教师和教学、科研单位宣传建立教师业务档案与管理的重要性，应在全校范围内养成主动收集、自觉上交归档材料的良好氛围和科学运行机制;再次，要建立健全各项规章制度，使档案材料的收集、整理与归档工作有章可循、有据可依，步入制度化、规范化管理轨道。
⒉加强专兼档案管理人员的继续教育和培训工作，提高教师业务档案的管理水平。一方面档案管理人员必须有良好的政治素质，能坚持原则，秉公办事，维护资料本身的客观性、严肃性;另一方面必须提高自身的管理技能和水平。
⒊及时全面收集教师业务档案材料，更新档案内容。在档案管理中可采取“三结合”的方法。即部门收集与本人移交相结合;随时收集与定期移交相结合;学校存档与个人自存相结合。准确记录和反映教师素养和业务工作的个体差异，真正发挥档案在教师评估中的凭据作用。
⒋强化教师业务档案的编研工作，促进教师业务档案的利用。高校教师业务档案是广大教师在长期工作实践中日益积累起来的信息资料，是他们知识和智慧的结晶。因此要用严谨科学的态度对待上交的材料，经鉴定去“粗”取“精”，剔除重复的、不符合存档内容的材料，并加以系统的分类整理。要加强对这些档案材料的编研工作，整理归纳出具有实用性和规律性的结论，发挥高校教师业务档案的教育功能和科学价值，提高教师业务档案管理工作的社会地位。
⒌使用现代化手段，强化教师业务档案管理。高职教师业务档案的主要形式表现为一系列的文字和数据资料。要改变传统人工操作的落后局面，必须实行微机化管理、网络化管理，要建立统一、系统、完整、操作性强的教师业务档案信息管理系统，实现教师业务档案检索、信息反馈、统计、汇编等管理程序的自动化。要提高教师业务档案管理水平，就必须积极引进先进的信息技术，采用高速扫描仪和存储技术以及强大的专业管理软件，实现教师业务档案的数字化管理和网上查阅利用，搭建教师业务档案利用工作的信息平台，把电子档案和纸介档案合理地结合起来，收集各种形式的原始文件资料，丰富高校教师档案的形式和内容。
总之，建立健全教师业务档案是人才评价、教学评估、职称评聘的需要，是各级领导和广大教师的共同责任，各高职应加强教师业务档案的管理工作，最大限度地发挥其功效。
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