公司档案室管理制度汇编
为提高公司的档案管理水平，更有效地保护和利用档案，公司需要制定并实施相应的档案管理制度。学习啦小编为你带来了公司档案室的相应管理制度，一起来了解一下吧。
公司档案室管理制度篇一
一、非档案管理人员未经许可，不准擅自进入档案室，并禁止操作玩耍电脑。
二、查阅档案资料时，必须经矿长、总工允许，凭准阅证履行登记手续，并在指定地点阅览，阅览完毕立即归还。
三、档案室内严禁吸烟、点火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。
四、经常检查档案资料的保存情况，如发现损坏、霉变、虫蛀，立即采取治理修复措施。
五、离开档案室时，必须检查好门、窗，加强防范措施，妥善保管档案室钥匙，同时把电源关掉，以免把电脑、打印机、复印机损坏。
六、档案室应保持清洁卫生，通风干燥，摆放物品整齐有序，不得乱堆乱放。
档案保管制度
一、为了充分发挥档案的利用率，入档时必须做到材料齐全、字迹清晰，装订结实、整齐、规范、排列有序。
二、对属永久、长期保存的档案，发现有破损，做到反复修复，保证档案的完好性。
三、严格执行档案借阅、保密等制度，防止人为散失、泄密和损缺，确保档案的完整安全。
四、为了便于查找和利用，做好档案分门别类、系统存放、集中统一管理工作，文件资料要有目录、有索引，以方便查找。
五、落实各项措施，切实做好档案的防潮、放火、防尘、防蛀工作。
档案借阅制度
一、凡查阅档案，必须办理借阅登记手续，(必须经矿长或总工及办公室主任批准)阅后直接面还保管人员。
二、外单位借阅档案，一律凭单位介绍信并办理登记手续，在档案室查阅，不得借出室外。
三、查阅档案资料时，不准在档案资料上划线、圈注、涂改、污损、拆页和拆卷。
四、档案材料原则上不借出室外，如特殊需要，经有关领导批准，方可借阅复印档案材料。
公司档案室管理制度篇二
第一条：档案接收制度
1、定期收集各项目监理部在工程施工过程中形成的具有保存价值，经过整理立卷的不同载体的文件资料;
2、档案室要对各项目监理部的立卷归档工作加强监督、检查和指导;
3、接收归档的案卷必须保证质量，应符合下列要求：=548;
应归档的文件材料齐全、完整;
文件应按公司档案管理的要求，并结合工程实际情况合理整理、立卷;=548;
归档的文件材料应按照工程建设程序以时间和专业等分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用;
4、接收档案的时间和手续=548;
工程项目竣工后一个月内，监理项目部将竣工资料整理完毕后填写档案移交清单(一式两份)，写明案卷标题、案卷数量及移交时间，交所属工程部检查审核;=548;
工程部审核合格后在档案移交清单上签字，同竣工资料一齐交总师室档案管理人员验收。=548;
总师室档案管理人员验收合格后，在档案移交清单上签字，双方各留一份，竣工资料留存公司库房。
第二条档案的管理制度
1、按照档案形成的特点，保持档案之间的连续性和完整性，使归档的档案资料能真实的反映工程建设的全过程，如实体现项目监理部的工作情况，便于查阅和检查。
2、对接收档案进一步系统化管理，主要是：=548;
对所接收的档案进行严格检查，包括各案卷是否完整，分类是否清晰明确，组卷是否合理，编目工作是否齐全;=548;
对归档的档案进行电子信息化管理，便于查询和调阅;=548;
定期对归档档案进行清理，对超过10年的项目监理资料移交丹利库房保存，对超过20年的项目监理资料在征得总师室领导同意后销毁。
第三条档案保管制度
1、档案库房需保持适宜的温度，并配备灭火器。库房内严禁吸烟，消除一切火灾隐患。
2、对库房照明线路定期检查，发现问题及时检修，防止短路引起火灾。
3、档案入库前要进行检查。被虫咬蚀的档案不能入库。库房内要定期投放防虫药，并勤于检查。
4、档案管理人员进出库房时要关灯，锁好库房门。
5、档案库要经常打扫，保持清洁，严禁将有害物质带入库房。
6、档案资料以盒或卷为单位，按同一项目资料统一存放的要求入库。
7、库房柜要编制顺序号，应有档案资料存放的示意图。
第四条档案的统计制度
1、认真做好档案资料数量的统计。以原始记录为依据，做到准确可靠。
2、建立健全归档资料的电子台帐，掌握档案的入库、出库、销毁等相关信息，不断提高档案的管理水平。
第五条档案的保密制度
1、档案管理人员要认真做好库房的安全保卫和保密，非本部门人员未经同意，不得进入库房。
2、档案资料一般不准外借，必要时可摘录，必须复印时须经总师室同意并登记备案。凡需复制保密档案材料须经总师室领导批准后方可复制。
3、如遇所借档案丢失，须及时通知总师室，并写明情况以便及时处理。
4、档案管理人员应维护档案完整、准确、系统、安全为准则，做到不失密、不泄密。
第六条档案的销毁制度
1、对已期满的档案材料列出档案销毁清单，经公司及总师室领导确认后进行销毁。
2、执行销毁时，指定专人负责，监督销毁，并且销毁记录上至少有两人以上的签名。
公司档案室管理制度篇三
一、总则
1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。
2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。
3、本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。
二、档案管理机构的设置及基本要求
(一)档案划分及管理部门
1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
2、公司设立档案室，隶属于办公室，办公室负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理职责，档案管理员必须严格履行职责。
3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。
(二)各部门资料管理
1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。
2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。
3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。
三、档案分类
(一)档案质量
1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。
2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。
3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。
5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。
(二)立档
1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷;跨年度会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度的规划放在第一年立卷;跨年度总结放在最后一年立卷。
3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后;内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。
(三)分类
1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。(如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等)。
2、公司档案大致分为以下几类：
(1)证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等;
(2)文件类：分外来文件和内部文件;
(3)制度类：管理制度汇编;
(4)合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。
(5)计划总结类：分年度计划及总结等;
(6)会议纪要类：办公例会纪要等
(五)档案编号
1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。
四、归档及保存年限
(一)归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。
(二)归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。
公司档案室管理制度篇四
档案管理人员岗位责任制
(一)档案员必须热爱档案工作，具有较高的政治觉悟。并具备高中以上文化程度和一定业务能力。
(二)认真学习、宣传、贯彻《档案法》和《档案法实施办法》，执行档案业务建设规范和规章制度，切实搞好档案的管理、保护和利用。
(三)档案管理人员应参加工程竣工验收、设备开箱，做好工程建设和设备文件材料的收集、整理、归档，保证基建、设备档案的完整与齐全。
(四)集中统一管理本单位全部档案，做好本单位档案的收集、整理、鉴定、编目、编纂等项工作，为档案的利用打下良好基础。
(五)加强档案保管工作，做好以防火、防潮、防高温、防盗、防虫为主的“八防”工作，确保档案的完整与安全。
(六)严守档案机密，防止档案丢失及失、泄密。
(七)执行档案的利用借阅制度，积极开发档案信息资源，为本单位两个文明建设服务。
(八)工作调动时，应及时做好档案及档案工作的交接手续。
文件材料归档制度
(一)归档范围：
1、凡本单位在各种工作活动中形成的，具有查考利用价 值的文字、图表、声像等各种载体的历史记录均属归档范围具体可分为文书档案、会计档案、科技档案、声像档案和专门档案等门类。
2、属归档范围的文件材料，任何个人不得据为己有。
3、反映本单位历史面貌的大事记、报刊、杂志及其剪报等资料，也应归档。
(二)归档时间：
1、文书档案：应于工作结束后及时移交档案管理人员。由档案员于次年上半年统一立卷归档。
2、会计档案：年度会
计档案应由本村财会人员按规定及时整理，并于次年向档案室移交。
3、科技档案：基建档案应以工程项目为单位，竣工验收后立即归档;设备档案应于购买开箱后及时归档。
4、声像档案：可采用随时归档的方法，不定期向档案管理人员移交归档。
5、专门档案：按专门档案管理有关规定的时间进行归档。
(三)归档要求
1、归档的文件材料必须完整、准确、齐全。
2、每一会议、专题、事件、项目、课题的文件材料应分别集中立卷。本级重要文件及其上级、同级直接针对性的文件应合一立卷，永久保存;其他文件则分级立卷，长期或短期保存。
3、归档文件材料要求纸张完好，字迹清楚，不得使用铅笔、圆珠笔或复写纸书写。
4、文书档案、科技档案、声像档案、专门档案由档案员按规范进行收集、整理、立卷、归档，并编写案卷目录及全引目录;会计档案由财会人员整理完毕后填写案卷目录一式二份，其中一份与会计档案一并向档案室移交，并办理移交手续。
档案保管制度
(一)本单位形成的各种门类、载体的档案，由档案室集中统一管理。
(二)档案管理人员对所保管的档案要登记造册，分门别类存放，并定期清点，防止丢失。
(三)加强档案库房、箱柜的管理，按照防火、防盗、防光、防潮、防高温、防有害生物、防污染、防尘等“八防”要求，确保档案的完整安全。
(四)档案管理人员必须严格遵守国家保密法规，防止档案失落、泄密事故的发生。
(五)做好登记及统计工作。对档案的收进、移出。保管、利用等情况进行完整、系统的登记和准确的统计。
(六)对超过保管期限的档案，须按规定程序进行鉴定、销毁。严禁擅自销毁。
(七)档案室由档案员专人保管。档案员请假外出时，须由领导指定代管人员。档案员工作调动时，须办理移交手续。
档案利用、借阅制度
(一)档案管理人员要编制档案的检索工具，为档案的开发利用创造条件。
(二)档案管理人员要积极主动提供档案信息，为两个文明建设服务。
(三)本单位档案原则上只供本单位查阅利用，外单位因工作需要查阅利用，须经有关领导同意。
(四)借阅档案必须说明查阅目的，并按规定先填写“档案借阅登记簿”的有关栏目。
(五)查阅档案时，要爱护档案。严禁在档案上任意勾划、拆卷、撕页、涂改，确保档案的原貌与安全。
(六)查阅时，一般只搞有关档案内容，若需复印，须经档案管理人员同意，并不得超出查阅范围。
(七)档案一般不外借，若特殊情况需外借，须经分管领导批准，并保证定期、完整归还。
档案鉴定制度
(一)根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《机关档案工作条例》的精神，认真地进行档案鉴定工作，使保存的档案既精炼又完整，更好地发挥档案的作用。
(二)根据《档案保管期限表》的规定，作为鉴定档案保存价值的标准。结合本单位档案的实际情况，对到期的档案进行鉴定，确定存毁。
(三)鉴定工作在鉴定小级领导下定期进行，以保证档案鉴定工作的质量。
(四)采取直接鉴定法对档案进行逐份鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，分别填写档案留存和销毁消册，注明鉴定日期，由鉴定人员签名。
(五)凡要销毁的档案，都必须经鉴定小组审查提出意见，连同销毁清册一并报批。方能销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
(六)要销毁的档案，应另行妥善保管，采取“缓期执行、以观后效”的办法。观察一个时期，经实践证明确无保存价值后再销毁。销毁时要严格执行保密规定，指定二人负责监销。监销人员要在销毁清册上签字，注明销毁的方式和日期。
档案保密制度
(一)档案室应由专人管理，其他人未征得管理人员同意，不得随意进入。
(二)档案管理人员要认真贯彻执行《保密法》，严守党和国家有关 工作规定，严禁泄露档案材料中的秘密。
(三)借阅档案必须登记，外单位人员查阅本单位档案必须持组织介绍信。无特殊原因，档案一般不外借。
(四)经鉴定，批准销毁的档案材料，应按规定程序销毁，不得当废品处理。
(五)档案员要严守岗位，外出时须保存好档案资料，关好库房门窗。
(六)档案员一旦发现档案丢失，应及时向领导和有关部门报告，及时采取措施，并追究有关人员责任。
档案室管理制度
1、按规定将档案分类排放、排列整齐。
2、保持档案室清洁、干燥和卫生，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作。
3、严格执行安全制度，档案室内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险物品，经常检查档案室消防器材。
4、非经允许，外人不得随便进入档案室。
5、管理人员做到人走加锁、关窗，妥善保管档案室钥匙，确保档案室安全。
6、熟悉档案室情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。对已破损和字迹退色的档案，应及时复制。
7、有档案室温湿度记录，掌握温湿度变化情况，进行分析，制定管理计划。
8、未经批准，任何人不准将档案带出档案室，更不准私自摘抄、外传，要严格遵守保密制度。
9、进档案室查阅资料，查阅者不得大声喧哗，不得抽烟。查阅人要爱护档案，不得撕页、涂改，一旦发现由查阅者负全部责任。
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