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秘书时间管理论文

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  秘书时间管理的好坏,直接影响其工作效率的高低。秘书时间管理中通常存在着目标不明确、计划性不强、任务延期等问题,因此秘书要做好自身的时间管理,掌握有效的时间管理方法。下面是学习啦小编为大家整理的秘书时间管理论文,供大家参考。

  秘书时间管理论文范文一:浅谈秘书的时间管理艺术

  [摘要]秘书能不能科学地管理利用时间和工作绩效的优劣直接相关。只有善于管理时间,才能提高工作效率。反之,如果让时间放任自流势必会“时倍功半”。因此,秘书必须努力掌握时间管理的艺术,切实提高工作效率和工作质量。

  [关键词]秘书!时间管理!艺术!!秘书对时间管理的好坏,直接影响着工作效率的高低。因此,秘书应该努力掌握时间管理的艺术,懂得时间管理的原则和方法及一些小窍门,切实提高工作效率和工作质量。

  三、秘书时间管理的方法"#目标———计划管理法

  目标是秘书时间运用的基础,工作目标不明确就会迷失方一、秘书时间管理中存在的问题"#工作目标不明确

  如果不清楚自己的行为目标,那么,要想有效地管理时间是十分困难的。除了一些日常工作,秘书还有很多临时性的事务要处理,如果没有明确的工作目标,就好比无头苍蝇,整天忙得团团转,还不知道自己在干些什么,到头来一些重要的工作或是应该在某个时段完成的工作没有完成,影响了下一步工作的开展。

  工作计划性不强

  有些秘书的工作计划性不强,或者说没有计划,整天忙于应付,工作起来手忙脚乱,经常被日常工作搞得晕头转向,工作效率大打折扣,自己觉得很忙很累,其实不然。

  工作任务的延期

  现代社会是一个高速发展的社会,办公室秘书工作不再是以前人们说的那样:一杯茶,一张报纸打发时间,而应该高速有效地运转,注重效能。由于秘书工作任务繁重,有些秘书做事总是拖拖拉拉,把应该马上做的事情一贯地往后拖,而每天又会有新的工作任务,新旧任务交织在一起,就可能导致工作杂乱无章,丢三落四。

  二、秘书时间管理的原则

  管理时间就是管理你的生命人生最宝贵的资源就是时间,管理时间,就是管理你的生命。时间管理要区分战略和战术两个层次。首先做好战略管理,包括时间要实现的整体目标与价值,经常做方向性的调整,用战略来指导战术管理。要涉及长远和近期两个尺度,近期时间安排要服务于长远规划。时间的利用要使工作价值最大化,要通过管理使时间富裕化。要敢于打破常规,以创新方式利用时间。比如,利用走路时思考,带问题入睡,启动潜意识创新,让空闲时间成为宁静的享受。

  减少不必要的时间浪费首先,要改变无意义的思考及行动的习惯。曾经引起“水平思考”风潮的思考心理学者狄伯诺,最近提出了“五分钟思考法”:最初一分钟———决定目标及课题,次两分钟———思考的扩张及探求,最后两分钟———应整理思绪,定出结论。如此严格地限制时间,反而能使精神集中,更有助于解决问题。另外,秘书还应消除工作中浪费时间的因素,如做事方法千篇一律、限制自己一次只做一件事、不利用黄金时间等等。

  掌握时间的有序性

  所谓有序性就是先做什么后做什么,要有条理,不能穷于应付。这种有序性要体现在时间的计划安排之中。工作时间的顺序确定一般说来要注重将来而不是注重过去,要着重于机会而非着重于困难,要选择认定的方向而不轻易地受环境影响,要以创造性为先,而不仅仅追求稳当和易办。

  注意事情的轻重缓急

  秘书在拟定时间计划表的时候,必须区分重要事情和一般事情。首先应把要做的事依据重要程度加以排列,先安排重要的事情,要注意抓住关键性的工作,同时还要注意用最佳的时间安排最重要的工作。根据自己的“生物钟”,用精力最旺盛的时间处理最重要的工作。

  秘书要有较强的把握工作目标的能力,并能事先作好周密的工作计划,事先作好周密的计划是节省时间最好的办法。如果在工作开始前多花"’分钟思考,

  可能会为下一步工作的开展节省几个小时的时间。如每年年末制定下一年度工作计划,每季季末制定下季度工作计划,每月月末制定下月工作计划,每周周末制定下周工作计划。同时要养成记录自己实际耗用时间的习惯,一般是当时作出记录,不得已的情况下可事后回忆补记,尽量做到事前控制;或准备一个待办事项清单、时间记录本或效率手册,以备分析检查或查阅待办事项,在记事本上标注当天或预定工作计划,以备遗忘;也可在电脑系统或电子记事本设置发声装置以便及时提醒。

  工作分类法

  将工作按轻重缓急分为:((紧急、重要)、)(次要)、*(一般)三类,以便于安排各项工作的优先顺序,粗略估计各项工作时间和占用百分比。在工作中记载实际耗用时间,对比每日计划时间与实际耗用时间,分析时间运用效率;重新调整自己的时间安排,更有效地工作。

  将日常工作与非日常工作区分开来,先将日常工作的时间大体固定下来,然后再合理地安排其他事务,以避免不必要的混乱和相互干扰。如果发现有一些事情反复或有规律地出现,就采用“批处理”的方式进行操作,将大大提高工作安排上的科学性。

  将工作内容交错安排为了高效地利用时间,切实提高工作效率,秘书人员应把一天的工作内容交错安排,以提高效率。这是因为长时间持续同一个活动内容,大脑细胞长时间授受一种信息刺激,会导致工作效率降低。如果穿插进行其他内容的活动,人体原有的兴奋区产生抑制点,在其他部位出现新的兴奋区,就会提高工作效率。

  四、秘书时间管理的窍门

  提高说话效率。言简意赅的表达不但节约自己的时间,更能够节约他人的时间。任何场合的罗嗦、离题和无休止的争执都是大忌。

  下班前+分钟,整理好你的办公桌,清清爽爽地回家。办公桌、电脑都很容易成为堆积过量资料的地方,每天只要用下班前+分钟时间进行简单整理,往往能取得事半功倍的效果,至少能为第二天工作的开展做好准备,便于在第一时间里,搜寻到自己随时所需的物品,省却在关键时刻带来的麻烦,提高工作效率和工作质量。

  为处理突发事务预留时间。如果将所有的时间都排得满满的,那么一旦出现意外或临时性的工作,整个原定计划就会被打乱,从而使整个工作都不能顺利进行。所以,在时间管理的过程中,还需为处理意外的不确定性事件预留时间。

  参考文献

  1.赵映诚 论秘书的时间管理 2000(05)

  2.申宇杰.潘小平 秘书要有管理时间的能力[期刊论文]-秘书之友 2006(05)

  秘书时间管理论文范文二:浅谈秘书时间管理与高效工作的关系

  摘 要

  秘书的工作是繁杂和琐碎的。从接待到文书起草和档案整理,每一件事的疏忽都会在会造成工作失误,更会影响效率。因此,对于秘书来说,能不能科学地管理利用时间和工作绩效的优劣直接相关。因此,一个好的秘书,在时间管理上只有做到精细,才能提高工作效率; 如果让时间放任自流势必会出现拖沓,影响工作效率。因此,秘书必须努力掌握时间管理的艺术, 切实提高工作效率和工作质量。

  关键词: 秘书 时间管理 效率

  秘书对时间管理的好坏,对于工作效率有着直接的影响。而且,考核一个秘书是否称职,不在于这个秘书的容貌和是否专业,而是在于对工作时间的安排是否有利于提高效率。所以,一个有经验的秘书,总是会努力提高掌握时间管理的方法,这样就可以切实提高工作效率和质量。

  一、秘书时间管理中存在的问题

  1.1 时间管理的重要性

  在现代社会,速度成了决定事情成败的关键。而速度的快慢取决于对时间的把握。研究表明,在时间管理上,效率的高低相差可以达到十倍。由此可见,时间管理的重要性。

  时间的客观性决定了任何人都不可能左右时间,只能合理地利用时间来安排自己的工作。时间管理绝不是去管理时间,而是在有限的时间内,紧密围绕工作目标,高效、有序地执行计划,圆满地完成任务,要在有限的精力与时间下,达

  到最大的收获和最满意的效果。时间管理就是计划好工作时间,合理安排工作流程,做好每天的工作安排和自我管理,力争减少时间的浪费。对于一个秘书来说,好的时间管理,可以有效地发挥个人优势,节省人力成本,还能减轻工作压力,达到事倍功半的效果。

  1.2秘书时间管理中存在的问题

  秘书是从事办公室程序性工作,协助领导处理政务以及日常事物,并为决策以及实施提高服务的人员。对于秘书工作来说,一个词最能形象地描述,那就是“安排”。而安排就离不开时间管理。对于一个不成功的秘书来说,在时间管理上很容易出现问题,影响工作。[1]

  1.2.1工作目标不明确会影响效率

  对于一个秘书来说,每天都要明确自己一天的工作目标。如果不清楚自己一天要做哪些工作,那么,就无从谈起对时间的管理。对于秘书来会所,每天日常性的工作是必不可少的,而临时的工作变化也是不可避免的。因此,对于秘书来说,工作目标不明确,必然没有效率。工作的高效率在于目的明确,知道自己要干什么和如何干才能顺利完成任务。

  1.2.2工作计划性不强,导致工作效率不高

  计划是对一天工作的安排,有了计划,可以使整个工作有条不紊地展开。但有的秘书对于工作几乎不重视,或者根本就没有计划,事到临头才想起工作的重要,整天忙于应付突发事件,连一些日常工作都能弄得手忙脚乱,即使劳累过度也依然没有办成一件事,更别提办好了。

  对于秘书来说,工作没有计划,就谈不上高效率,没有计划的秘书,会让工作陷入忙乱和无从插手的地步,到头来,时间流逝了,却什么工作也没有做,更不要提保质保量地完成了。

  对于秘书来说,工作量是随时可能变化的,尤其在现代社会,秘书工作更应该高效率地运转。这就要求秘书对工作保持高度关注和时时处于紧张状态,不可有丝毫地拖延。而有的秘书却没有时间观念,做起事情来拖拉,能够普今天完成的工作也要拖延到明天,到了明天,新的工作又会被后延。这样一来,就是的工作陷入杂乱无章的状态里,整天忙碌却找不到头绪。

  二、秘书时间管理的原则和管理方法

  对于秘书工作来说,似乎按部就班的工作比较多,但即使是千篇一律的工作,如果不进行时间管理,合理安排,重复、简单的工作也会造成拖沓。

  秘书时间管理必须抓住重点。抓住重点在于合理地分配时间。对于秘书来说,每件事都需要花费时间去做,但不可能做好每一件事,只能做好最重要的事情。

  2.1管理时间就是管理你的生命

  时间对于任何人来说都是宝贵的,在工作中尤其如此。以及管理时间,就是让工作有序地进行。时间管理要区分战略和战术两个层次。战略管理要放在首位,即要区分好时间内要实现的整体目标和价值,同时要随时做好方向性的调整,随时处理因战略变化而来带的人事变动的计划安排;在时间战术安排上,要确定好长期目标和短期目标,在做好短期目标的同时,在时间的安排上还要顾及到长期目标的运作。【2]在利用时间上,要尽力做到工作价值的最大化,要通过管理让时间显得充裕,这样才不会显得紧张和忙乱。在时间管理上好药敢于解放思想,打破常规,发明更多的创新方式,让时间利用显得更加有效率。

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