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　　商务文秘论文篇1

　　论商务秘书的素质

　　摘 要

　　商务秘书是指在工商企业中从事秘书工作的专业秘书。由于企业是以利润最大化为目标的，性质上与国家机关单位、行政、党团不同。商务秘书面临的环境有其自身特点，因此对商务秘书的素质要求也有自身的特点，与其他行业秘书比较，商务秘书处于商业环境之中，商业环境具有多样性、盈利性、易变性和时代性等特点，这对其能力素质提出了更高的要求。特别是在科学技术日新月异的21世纪，社会发展把现代企业推到代表社会文明进步的重要位置，也对现代企业商务秘书人员的素质提出更高的要求。21世纪是以知识与信息为发展动力的时代，即知识经济时代。需要的是适用型、技能型、复合型的高素质的综合性人才。这就要求商务秘书应是一个“全才”。本文主要论述了商务秘书具备的素质，即：思想道德素质、知识能力素质、商务礼仪素质、身体和心理素质等。

　　关键词：

　　商务秘书 素质

　　前 言

　　商务秘书是社会企业工作中不可或缺的一个特殊职位，商务秘书人员自身素质修养直接影响着所在单位的工作质量与效率。21世纪竞争的最大资本是人才，人才的支点在于素质。人才资源作为特殊的资源，在企业生存和发展中占有十分重要的地位，企业的优势最根本的也就是体现在拥有大量高素质的人才上。因此对企业商务秘书人才提出了更高的要求，企业商务秘书人才具备怎样的素质才能适应知识经济时代的需要呢?具备怎样素质的秘书才能在激烈的市场经济竞争中游刃有余呢?我认为，21世纪的企业商务秘书人员的基本素质应具备思想道德素质、知识能力素质、商务礼仪素质、身体和心理素质等方面的素质。

　　一、商务秘书具备良好素质的重要性

　　(一)对个人的重要性

　　作为一名商务秘书，良好的素质在自己的工作中有着很大的作用，可以在交往中获得对方的好感和赞赏，可以使上司信任，并委以重任，在工作中全面发挥自己的各方面的能力，从而实现自身的人生价值。我们知道杜拉拉的成功并不是偶然的，是必然的。她具备良好的素质，因此可以在各项工作中游刃有余，解决面对的一切问题，从而在工作岗位上一步一步的使自己得到提升。

　　(二)对企业的重要性

　　商务秘书作为企业中的一员，其素质的高低直接反映着企业的实力和经营理念。目前，世界经济形势正在发生重大变化，多元化经济格局和经济全球化趋势要求企业调动一切积极因素，利用一切有效手段，提高企业的知名度。训练有素秘书队伍，形成强大的凝聚力。商务秘书人员代表着企业和个人的双重形象，良好的素质反映着企业奋发向上的精神面貌。商务秘书人员维护个人形象也就是维护企业形象，社会公众正是通过感受商务秘书的素质而对企业产生好感的。因此商务秘书具备良好的素质对企业来说非常重要。

　　二、商务秘书的思想道德素质

　　(一)坚定的政治道德素质

　　1.坚定的政治立场和政治态度

　　能否坚持正确的政治立场，对于商务秘书人员来说是十分重要的。尤其是在国际形势纷繁复杂，国内改革逐步深化的今天，商务秘书人员必须站在党和人民的立场来想问题、办事情。不管在任何情况下，都要在政治上、思想上、行动上高度一致，自觉地贯彻落实党的路线、方针、政策。

　　2.较强的政治识别能力

　　商务秘书工作有较强的政治性，具备较强的政治鉴别力有利于毫不动摇地坚持党的路线、方针、政策，按党的要求做好各项工作;有利于在工作中分清是非，奉公守法;有利于正确对待改革开放中的新情况、新问题，并正确地研究和解决。

　　3.较高的遵守纪律的自觉性

　　纪律具有十分重要的意义，正是依靠铁的纪律，我们的党才能和人民群众万众一心，取得改革、发展、稳定的大好局面，取得政治、经济和社会的全面发展。纪律是我们事业成功的重要保证。就商务秘书人员而言，纪律是推动一切工作正常运转的根本。由于他们贴近领导，辅助领导工作，所以必须高度自觉的严格要求和约束自己，把自己置于组织和群众的监督之下。

　　(二)良好的职业道德素质

　　职业道德是人们从事具体职业活动所应遵守的行为规范，是道德在各行各业的具体表现，充分反映了社会对各行各业的根本要求。各行各业都有自己特定的道德规范，商务秘书工作也是如此：

　　1.热爱祖国，为人忠诚

　　这既是每个中华人民共和国公民最基本的人生准则和道德规范，也是商务秘书人员最基本的行为准则。忠于职守，即是忠于党，忠于国家和人民利益的具体表现，也是要为本单位、本机关努力做好工作的要求，这两个方面从根本上是统一的，商务秘书人员要把他们结合起来。

　　2.工作积极，求真务实

　　服务领导是商务秘书工作的基本职能。市场经济瞬息万变，令人难以把握，商务秘书人员要强化主动服务，及时把握经济运行和社会发展变化情况。一要认真为领导决策服好务，做到知情早、晓事快、见事深、谋事准，坚持换位思考，多角度、全方位看问题;二要认真为基层群众服务，转变作风，走出机关，深入基层，听取呼声，做到下情上达，上情下传，互相沟通;三要讲求效率，求真务实。工作要雷厉风行、讲求时效，这种工作作风是我们党一直都在提倡的优良传统。

　　3.与人为善，团结友善

　　商务秘书工作头绪极多，同上下左右发生联系，涉及面广，往往需要多方面合作共同完成。因此，要有团结合作的精神，与各个方面人员搞好团结，到相互配合，步调一致。

　　4.谦虚谨慎，平等待人

　　商务秘书人员接触机要，接近领导，在人们心目中是领导机关和领导的代言人。他们的言行、道德修养、工作作风往往对群众影响很大。因此，商务秘书的一言一行、一举一动都要从维护领导机关的威信出发，摆正自己的位置，为领导当好参谋。具有坚定正确的政治立场，热爱社会主义祖国，拥护党的基本路线、方针、政策;掌握马克思主义的基本观点，具有正确的世界观、人生观和价值观;热爱商务文秘工作，具有诚实守信的职业道德和良好的社会公德;具有良好的艺术修养和一定的审美能力。

　　三、商务秘书的知识能力素质

　　商务秘书作为领导的助手和参谋，要想更好的发挥其作用，就必须要有广泛的涉猎和知识结构。

　　(一)丰富广博的专业知识

　　专业知识是商务秘书人员知识结构的核心部分，也是区别于其他人才知识结构的依据。随着社会主义市场经济体制的逐步完善，对商务秘书人员知识的要求会越来越高。逐渐向“复合型”通才方向发展，其知识体系趋向庞大和复杂。现代企业需要具有多种能力的“复合型”人才。商务秘书工作是一项综合性工作，需要掌握丰富的知识，各个学科各个专业的知识无所不包，要当好领导的咨询员和参谋，只具备秘书专业相关知识，而没有足够的相关专业的知识，是绝对行不通的。在实际工作中，必须有广博的科学文化知识作为后盾和依托。这里所提到的广博知识包括秘书学专业知识，速记知识，规范的办公室工作方法，管理学知识，与企业所从事的生产、研究的相关科学技术知识，法律知识，心理学知识等。

　　(二)信息技术和计算机知识

　　一定的现代信息技术是商务秘书工作的基础知识。以Internet为核心的现代信息技术的广泛使用，使许多商务活动正在逐步搬上Internet网，过去的信件、传真等已被E-mail所代替，许多商业信息都是通过Internet网获得，并通过它进行传递。如果没有较强的使用现代信息系统能力，就不可能在最短的时间内获取大量的信息，也就不可能为上司当好参谋。能熟练地操作现代办公设备并能适应设备的更新。现代化办公设备的使用能力是衡量商务文秘人员技能的一个重要方面。现代办公设备包括计算机文字处理系统，E-mail收发与Internet网络浏览器，文件复印机、传真机等。

　　(三)文字语言表达能力

　　文字语言表达能力包括口头表达能力和书面表达能力两个方面，即通常说的“能说会写”，它们是从事工作必备的两大基本技能，是商务秘书人员思维深度、知识广度、性格和品质的反映。

　　口头表达能力。口头表达能力是指在管理活动中使用言辞开展有关工作所展示的技能。商务秘书经常要汇报工作、回答问题、提出建议、传达指示、协调工作、接待来访等，需要具备较强的说话能力，“能说会道”是对其最起码的要求。

　　书面表达能力。书面表达能力即运用文字书面形式反映客观情况、传递信息、表达思想的能力。秘书的书面表达能力主要表现在应用写作能力上，应能写出符合文法、观点正确、内容充实、结构严谨、表达有力、语言流畅的各类应用性文体。

　　较强的文字处理能力。文字处理是商务秘书的中心工作之一。每天需要处理大量的文字资料，所以，文字录入速度快是用人单位首先考虑的条件，也是商务秘书必须具备的素质。

　　(四)综合分析与决策能力

　　所谓综合分析就是从整体上把握事物，把事物视为多层次、多方面、多阶段相互联系的统一体，对各部分和各要素进行周密的分析，把有内在联系的要素归结起来，从整体上真正认识客观事物。作为商务秘书人员在处理各种繁杂的事务时，具备综合分析能力是必不可少的。

　　商务秘书虽然没有决策权，但在实际工作中，要辅助上司进行决策，就必须具备一定的决策能力，这种能力主要体现在决策前收集信息、提供咨询;决策中的组织论证、编制计划和决策后的协助试验、检查督办等方面。

　　(五)高效率的办事能力

　　所谓高效率的办事能力，就是快速、有效地处理各种日常事务和工作的本领。商务秘书的许多工作实际上都是办理各种各样的事务，如办文办会、信访接待、日常值班、生活管理等。社会组织管理工作十分讲究效率，讲究质量，因此具备较强的办事能力是对商务秘书人员的基本要求。

　　商务秘书的事务性工作具有繁琐性、重复性、智能性和程序化的特点，这些特点要求商务秘书人员要：明确职责范围、通晓办事程序、区分轻重缓急、善于社会交往、善于应用SWOT的分析法来分析和解决问题等。

　　(六)灵活的应变和社交能力

　　灵活的应变能力就是面对变化的环境能够沉着应付，妥善处理问题的能力，是商务秘书其它能力和素质在特殊情况下的综合反映，是对秘书才能经验的全面检验。因此商务秘书人员要善于观察、反应敏捷、从容镇定、随机应变等。

　　社交能力，就是与他人进行社会交往的能力。在日常的工作中，每天都要和人打交道，商务秘书的工作性质和工作范围决定了面对各种各样的人际关系，这就要求必须具备善于和人沟通，要有良好的人际交往能力。需要注意的是：知己知彼，准确定位;文明礼貌，讲究方法;充实知识，加强修养等。

　　四、商务秘书的商务礼仪素质

　　礼仪作为一种人际关系的润滑剂，商务秘书在人际交往中，对于交际的艺术——礼仪的掌握，就显得尤为重要了。可以说礼仪是商务秘书内在修养的体现，亦是商务秘书良好形象的体现。

　　(一)个人礼仪

　　1.商务秘书的仪表礼仪

　　仪表包括仪容、化妆。仪表礼仪是通过着装、配饰、美容、美发等表达出来的礼仪。这是商务秘书个人形象的重要组成部分。商务秘书必须注重自己的仪表，这是商务秘书礼仪的起点。同时，良好的礼仪，不仅塑造自己的个人形象，也可以使自己成为组织良好形象的代表。

　　2.商务秘书的仪态礼仪

　　仪态，就是人的身体姿态，又称为体姿。人的体姿在社会交际中起着十分重要的作用。人们往往通过体姿的变化反映内在的信息、表达感情，展示自己的内涵、修养，这就是我们通常所说的“体态语言”。体态语言学大师戴尔的研究成果表明：在两人的沟通过程中，有65%的信息是通过体态语言来表达的。因此商务秘书用优美的体态来表现礼仪，会比用语言更让人感到真实、美好和生动。

　　3.商务秘书的表情礼仪

　　表情是指人的面部表情，是眉、眼、嘴、鼻的动作和脸色的变化表达出来的内心思想感情。在体态语中，面部表情最为丰富，且最具表现力，能迅速而又充分地表达各种感情。面部表情使个人的气质、内涵、学识、性格等反映在脸上。因此商务秘书应注重自己的表情礼仪，以健康的表情给人留下良好的第一印象，力求对公众产生一种亲和力。

　　4.商务秘书的服饰礼仪

　　服饰指着装和配饰。在商务交往中，服饰在一定程度上反映着一个人的社会地位、身份、职业、收入、爱好、个性、文化素养和审美品位，是一种特殊的“身份证”。得体的服饰能够表现出人们的自尊，显示出他们的气质和风度。选择好服饰，它既可以衬托出一个人的品味又可以起到画龙点睛的作用，增加个人魅力。对商务秘书而言，服饰就等于自身的名片，等于所代表企业的徽章，它直接起着沟通人际关系的作用，直接代表所在企业的风采和形象。因此，商务秘书应高度重视服饰礼仪。

　　(二)社交礼仪

　　1.商务秘书的交往礼仪

　　现代社会随着市场经济的蓬勃发展，社会交往成为人们生活中必不可少的一项内容。而商务秘书的角色，要求其必须与他人建立良好和谐的人际关系，交往礼仪是商务秘书进行交往的通行证。其中包括见面礼仪、交谈礼仪、馈赠礼仪等。

　　2.商务秘书的宴请礼仪

　　宴请是社交活动中最常见的活动形式之一。是机关、团体、企事业单位等社会组织或个人出面组织的，出于一定的目的，以用餐形式出现的聚会。从礼仪的角度来看，宴请是一种高层次的社交活动，对礼仪的要求极为严格。商务秘书作为宴会的筹办者，宴会礼仪的掌握是必要的。

　　3.商务秘书的涉外礼仪

　　涉外交际是与外国人进行交往，交际对象非常复杂，涉及不同的国家、不同地区、不同政治概念、不同宗教信仰、不同生活习惯等多种因素。随着经济全球化的趋势进一步加强，国际间的交往和合作将会越来越频繁，地位越来越重要。对商务秘书来说，更多的掌握涉外礼仪知识就成为必备的一项素质。

　　(三)公务礼仪

　　1.商务秘书的接待礼仪

　　接待是商务秘书日常工作的主要内容。接待工作的好坏，不但体现了个人的素质，更反映出一个组织的工作作风和公众形象。因此在接待工作中要讲究礼仪，为组织广结良缘，创造一个良好的氛围。

　　2.商务秘书的会务礼仪

　　会议是组织的一项日常工作，会议多种多样，有日常性的一般会议，也有临时性的特殊会议。不同的会议对礼仪有不同的要求，但不管是哪一种会议，作为会议准备工作的负责人，必须要保证会议的顺利进行。所以，对于商务秘书来说，掌握会务礼仪也是不可或缺的。

　　3.商务秘书的通讯礼仪

　　通讯指人们利用一定的电子设备来进行信息传递的活动，商务秘书接触最多的通讯手段主要有电话、传真、电子邮件等。在目前信息化社会交往中，信息就是财富和生命，而各种现代化通讯手段为人们获取信息、传递信息提供了方便。通讯礼仪在交往中就变的日益重要了。

　　五、商务秘书的身体和心理素质

　　(一)身体素质

　　身体健康是指商务秘书要具备能适应繁重工作的体力、精力、脑力。身体健康的人做起事来精神焕发、活力充沛，对前途乐观进取，并能负担起较重的责任，而不致因体力不济而功败垂成。只有具有良好的身体体能，才能胜任本专业岗位的工作。我们经常可以看到这样的情况，在一件事情的处理过程中，越是能够坚持到最后一刻的人，才越是有机会成功的人。在处理日益复杂的问题时，需要商务秘书时刻保持清晰的头脑，具备一定的脑力。

　　(二)心理素质

　　心理健康是指乐观、自信、开朗、自制、稳健、坚毅的性格，良好的心理承受能力和心理调节能力。心理素质是决定商务秘书活动和行为好坏的一个重要因素。商务秘书工作的职业特点决定了必须具备多方面的心理素质。心理素质的好坏，集中表现在商务秘书的角色意识上，角色意识对于各项工作具有指导意义。商务秘书的角色意识是指商务秘书个体在社会实践中发展起来的，通过思维、语言为核心的心理活动，对所从事的职业的认识和评价。商务秘书必须具备如下五个角色意识：

　　1.辅助意识

　　辅助意识主要是指商务秘书人员应该认识到对领导的辅助功能，自觉地、心甘情愿地当好领导的参谋助手，演好领导的配角。商务秘书活动无论从工作方法还是工作内容看，都表现出辅助管理的特性。只有具备了辅助意识，才能在领导的管理决策过程中，沿着领导工作的方向和目标，根据领导的决策意图，随时选择有效的方法和途径，为领导管理决策提供智力和体力服务，充分发挥商务秘书人员的参谋助手作用。

　　2.信息意识

　　对于现代的领导来说，掌握准确的信息，是进行科学决策和管理的前提和基础。所谓信息意识，就是指对信息作用的认识和获取信息的努力程度。商务秘书具有了信息意识，应能随时根据领导的意图、需求和愿望，通过合乎逻辑的方式去搜寻各种有鲜度、有价值的信息，及时准确供给领导者在管理决策活动中使用。

　　3.效率意识

　　“效率”原是一个经济术语，即用最少的劳动消费获取最大的经济效益。现在是一切工作目的的通用语，效率意识逐渐引入人们的行为规范中，成了衡量新型领导者和现代人才的标准。对商务秘书来说，效率意识就是在为领导提供有效服务时，对其成果大小的超前估价和认识，衡量其效率意识的强弱的标准就是看其活动成效的优劣。商务秘书效率意识的强弱程度如何，直接关系到本部门甚至领导部门工作效率，因此商务秘书如果不培养和树立效率意识，要想提高对领导的服务质量，那只能是一句空话。

　　4.自我意识

　　自我意识是人类特有的一种心理现象，是一个人对自己的评估和看法。商务秘书的自我意识，即是商务秘书个体借助内部语言和思维，对自身状态和心理变化进行感知和控制的一种心理活动，包括三方面内容：一是自我察觉，主要解决“我是一个什么样的人”、“我是怎样做的”问题;二是自我分析，主要解决“我这个人怎么样”、“我是否胜任工作”的问题;三是自我控制，主要解决“我应当一个怎样的人”、“目前我尚须作何努力”的问题。自我意识对商务秘书角色的扮演是十分重要的，一些工作出色的商务秘书总是具有很强的自我意识。

　　5.创新意识

　　当代新思想、新事物层出不穷，商务秘书人员一个重要的心理素质就是必须具备勇于进取和大胆创新的精神。对商务秘书来说，创新意识就是要求打破旧观念，克服“领导咋说就咋办”的片面认识，充分发挥工作的积极性和创造性，不因循守旧，不墨守陈规，冲破旧框框，提出新见解，订立新章法，采取新行动，更好地发挥他们的主观能动性，实现自我价值。

　　总 结

　　商务秘书在进行各项工作时，要注意培养和提升各方面的素质，对内起到代表领导的作用，对外可以很好的代表企业整体形象;使自己成为新世纪、新时代的全能型的复合人才。适应知识经济时代的需要，在激烈的市场经济竞争中游刃有余。

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　　商务文秘论文篇2

　　浅谈秘书的职责

　　【摘 要】——秘书工作在本质上是综合辅助管理，它是各级各类的企业、政府部门以及社会组织等这些管理系统中不可或缺的有机构成部分。总体来说，秘书工作主要作用就是为领导工作服务，为领导以及各下属部门之间起着中枢纽带的作用，为跟部门之间搭建起了一座沟通的桥梁，促进企业、政府以及社会组织在管理过程中发挥整体效益。具体来说，秘书在管理系统中的作用主要体现在参谋咨询、沟通协调、督促检查等方面，我将从这三个方面来阐述一下我对秘书工作职责的理解。

　　关键词：秘书工作;辅助管理;参谋咨询;沟通协调;督促检查

　　秘书工作概括起来，就是辅助管理，综合服务。辅助领导是秘书在工作生活中的显著特点，又是秘书在工作、活动中所要遵循的重要原则;同时，秘书的参谋咨询职责在很大程度上是对领导决策的有效辅助，这既是秘书的一项职责也是秘书的一项重要权利，秘书工作人员在使用这一项职责和权力的时候，必须谨慎，要做到不越位、不越权;秘书人员的全面辅助作用，不仅体现在协助领导人分析问题和解决问题的随机事件中，还体现在对突发事件的处理上;秘书工作岗位是领导和其他部门工作人员以及下属之间的沟通桥梁，所以秘书人员的沟通协调作用显得格外重要;委婉合理的督促领导的工作也是秘书人员的一项重要服务工作。秘书既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体参与决策实施工作，在实施中为领导参谋、协调和检查决策工作过程，确保秘书工作的顺利开展。因此，秘书工作的综合辅助管理特点，要求秘书在职能活动中充分发挥参谋咨询、沟通协调和督促检查的重要作用。

　　一、参谋咨询

　　现代管理日趋复杂，各级组织的领导无论才干和精力，都无法独胜其劳，所以领导们就不得不依靠秘书人员为他们分担部分工作。秘书人员就此担任起助手的重要角色，同时还要充分发挥参谋助手作用。参谋咨询工作的开展，是秘书职能自我完善的需要，是促使领导努力工作提高科学化水平和效能的需要，是不断发展变化的新形势的需要。所以秘书的参谋咨询功能在现代管理中具有不可替代的重要作用。

　　(一)参谋咨询工作的特点

　　在当今社会，领导的重大决策一般都离不开智囊团的智力支持。在西方发达国家，自20世纪上半叶起就出现了专门为各级各类领导提供智力服务的专门的商业性咨询公司，最著名的有美国的兰德公司、日本的野村研究所等。同样，为企业提供信息调查等智力服务的信息公司、点子公司更是比比皆是。

　　在我国，国家和省市社科研究机构也承担为领导机关重大决策提供智力服务的职责，市场经济体制建立以后，商业性咨询公司开始大量涌现。然而，秘书职责中的参谋咨询作用却比他们更具有优势。

　　与那些自发的社科研究机构、商业性点子公司相比，秘书的参谋咨询具有主动性、综合性、从属性、直接性、随机性等特点。

　　所谓主动性，是指秘书部门不能等领导提出研究任务后才开始收集信息、分析情况，而是应该积极主动地为领导工作提供各方面的支持，包括体力、智力服务。

　　所谓综合性，是指秘书部门参谋咨询是全方位的，不是仅限于某一专门领域。秘书在工作、活动中的上传与下达对领导与各职能部门之间的沟通起到重要作用。

　　所谓从属性，是指秘书部门必须根据领导工作的需要进行研究，不能自作主张，偏离领导工作的重心，不能越位、越权，要做好秘书的本职工作。不能像专业研究机关或咨询公司那样完全自主地进行独立的科学研究。

　　所谓直接性，是指秘书提供的建议、方案等是直接提供给领导的，不需要经过任何中介环节。这就为秘书的工作提供了一个很高的上升空间。

　　所谓随机性，是指秘书除了通过会议、文稿等正规形式外，还可以在出差途中、午餐桌上等非正式场合向领导提供参考意见。秘书人员必须随时随地地做好为领导全方位服务的准备，不能再领导最需要你的时候掉链子。

　　(二)参谋咨询工作的作用

　　秘书的参谋咨询工作，是秘书参谋职能的具体化，具有其他工作无法替代的作用。

　　首先，对领导思想具有充实完善的作用。秘书工作者的新鲜思想、观点、认识，通过参谋咨询工作与领导思想溶为一体，就会对领导者的思想有所帮助。

　　其次，对领导决策具有辅助取舍的作用。秘书工作者的参谋作用往往体现在工作建议、预案等若干方面。提出参谋意见，有利于领导决策的形成;就一个问题提出几个参谋意见，有助于领导在做决策时全方位的权衡利弊，作出一项最优的决策;及时有效的为领导提出决策方案的优选意见，有助于领导决策的确定。

　　再次，对领导工作具有提醒警策的作用。在完成领导者交办工作的同时，主动考虑并提出那些领导者暂时没想到但却需要提出的问题以及秘书部门每天经过精选的有用信息，这些工作都能够提醒领导者注意社会时事发展倾向，提醒领导在解决某一事件时要从全局考虑;或启发、警策领导者避免某些失误，促使领导者不断校正工作的运行轨迹。

　　参谋咨询工作的这三种作用，有时是独立发挥的，但更多的时候是同时发挥。参谋咨询工作的作用大小，取决于问题的难易程度、解决办法的优劣还有秘书人员提供解决方法的时机是否得当。

　　(三)注意参谋咨询工作的方法

　　1.重在调查研究。秘书人员在参谋咨询工作中，一定要做足充分的调查研究，争取掌握最接近问题本质的信息，这样，领导在利用秘书人员提供的信息做决策时的偏差才会减小，充分提高领导的工作效率。因此，事关谋略的调查研究应从宏观、政策、对策上考虑全局，努力寻求解决问题的上策，使自己的谋略进入领导的决策圈。

　　2.善于分析形势。秘书工作者学会分析客观形势，了解把握事物发展的趋势，增强对事态发展的预见性，是做好参谋咨询工作的重要一环。因此，秘书工作人员要学会分析事态的利弊，用马克思主义辩证唯物主义的立场和联系、发展的观点来分析问题、把握住对事态发展的有利动态。

　　3.加强组织领导。秘书直接为领导机关服务，要经常接触各级领导。所以秘书工作者在参谋咨询工作中，要形成良好的组织形式，广开言路，集思广益，发挥出参谋咨询工作的最高效能。为了完善参谋咨询活动，秘书工作者需要建立健全参谋咨询工作体系、组织全面合理的工作要求寻求体制、形成完整的成果评审系统以及合理的奖励制度等，促使参谋咨询工作逐步走向经常化、规范化、制度化的轨道，进而实现科学化。

　　4.学会谋略比较。参谋方案应多而好，需全面考虑，详加探查，仔细比较，认真权衡。对于不同的方案，不能妄加评说她的优劣，要通过计算分析取得的最后数据作为评判方案好坏的根据。因此，设计和比较方案，要多做定性分析与定量分析，做到多算于前，少失于后。

　　5.掌握参谋咨询时机。秘书工作者的参谋咨询工作要把握好时机，言当其时，不要再领导心情坏或者在气头上的时候去禁言献策，那样会取得相反的效果。所以，秘书要：①选择恰当的时机，不要在领导工作繁忙或心情烦躁时进谏;②选择恰当的场合，避免在正式场合进行劝谏，而应在无他人在场时与领导交流;③要注意应用语言的艺术，巧用比喻、典故，学习“邹忌讽齐王纳谏”的高超技巧;④不要一味说“不”，要正面提出建设性的意见。

　　二、沟通协调

　　沟通协调是保持组织机能的整体性的重要手段，是秘书人员的重要职责。现代组织系统结构复杂，分工密细，必须以有效的沟通协调维系其整体性。

　　秘书是组织内外信息集散的重要枢纽，秘书在处理信息的过程中，能够及时发现组织上下级以及同事间的局部失调现象和潜在的失调危险，然后有的放矢地加强信息沟通协调，使各有关方面了解事情的真相，促进上情下达，下情上达，相互理解、信任和各相关方面的配合与合作，维系组织和谐运转。

　　怎样才能做好协调工作，要注意秘书工作中的沟通协调艺术：

　　(一)秘书的沟通协调既重要又微妙，必须遵循协商办事的原则

　　1.把握身份，不以势压人。把握身份，动之以情，晓之以理，以情感人，以理服人，在日常生活中真诚的对待领导和同事，在沟通协调工作中是十分重要的。如果只凭自己的身份和领导的看重就居高临下，盛气凌人，甚至以势压人，不仅无助于问题的解决，反而会使矛盾激化，最坏的结果会使自己丧失民心的。

　　2.公正处事，不偏心偏爱。在日常工作中，上级与下级，部门与部门之间出现意见或分歧是难免的。秘书在协调这类问题时，应依据分歧的客观情况，从维护大局、有利于工作出发，客观公正地协调，把领导的指示与客观实际结合起来，把对上负责与对下负责统一起来，在充分沟通协商的基础上搞好局部之间的关系，并认真听取各方的意见，从中找出矛盾的导火线，并以“参谋”的角色，提出容易被双方接受的意见和建议，使他们逐步取得共识，以达到令人满意的结果，从而既保证领导意图的落实，又符合客观实际，能够被群众所接受。

　　3.诚实为本，不欺骗他人。沟通协调时，要光明磊落、实实在在，不要在牵头承办一项重大活动，开始沟通协调时，需要别的部门出钱出力，就陪着笑脸与大家商量，一旦大功告成，就一人独揽功劳，翻脸不认人。这种过河拆桥的做法，不仅不利于调动方方面面的积极因素，也有损秘书工作者的形象。在与同级部门进行工作协调时，首先要想一想自己能够做些什么，怎样才能为对方完成工作创造便利条件;在与下级部门协调时，首先要想一想怎样帮助下级解决困难，是不是理解了下级的苦衷，是不是调动了下级的积极性。

　　(二)秘书的沟通协调既琐碎又繁杂，必须强化主动办事的意识

　　1.准备预案，确保沟通协调的超前性。 “凡事预则立，不预则废”，秘书只有不断提高超前思维能力，才能把握协调的主动权。对一个时期和一个阶段的工作，从上级指示要求、本级机关工作内容到所属单位工作动态，以及领导当前思考的问题、思路等，都要进行全面的考虑和思索，从中预测出下一步工作形势的发展变化及可能要做的协调工作。

　　2.信息畅通，确保沟通协调的及时性。信息沟通是整个协调工作的主线，任何协调无不以信息为依据，达到认识的统一和行动的一致。首先，秘书要了解和收集各部门的工作动态和短期内的工作安排，为领导安排近期工作和调整各部门之间的工作提供依据;其次，传达和通报领导的指示和各部门的工作进程，使各部门了解整个机关工作的全局，明确自己所负责的工作与全局是否协调，并以领导指示和各部门工作情况为向导，调整和确定自己的下一步工作。

　　(三)秘书的沟通协调既必办又难办，必须探索科学办事的方法

　　1.讲究语言艺术。语言是沟通协调的重要媒介和基本载体。沟通协调工作能否顺利进行，语言艺术是关键。常言道：“良言一句三冬暖”，得体的语言既能简明扼要地表达自己的意图，又能使对方愉快地接受。要发挥好语言在沟通协调中的作用，除加强语言修养外，在应用中还要注意区别对象选择适宜的说辞，多用商量征询的口气，态度要随和、平易近人。

　　2.做到灵活应变。凡事因人、因事、因时而异，要善于捕捉时机，根据不同人的不同特点，有针对性地进行沟通协调，不同的事情也要用不同的方式解决。

　　三、督促检查

　　检查督办是上级领导机关检查、督促所属子系统对上级的决策指令执行情况的重要管理手段。秘书是领导人的助手，直接受命于领导人，于领导人保持着密切的信息沟通，所以领导经常把督促检查的任务委派给秘书去执行，从而直接将督促检查的情况，反馈给领导人，以避免贻误时机，反馈信息失真或受到干扰。

　　秘书参与了决策指令形成前后的全过程，因此对决策指令的背景、目的、内容和实质，能够全面深入的理解，有利于督促检查中把握目的、标准，分析执行决策指令的状况和发现存在的问题以及评价执行决策指令的效果。秘书具有熟练高效的信息处理手段和丰富的经验，在督促检查中，秘书能够迅速准确捕捉信息，了解情况，摸清执行决策指令的情况，发现执行决策指令的差距和问题，起到督查作用。

　　(一)督促检查的目的

　　督促检查的目的是为了保证决策指令能够及时、完整地贯彻实施。秘书督促检查不仅有明确的督促检查对象，而且在内容上也是以督促、检查下级对上级的某项决策指令执行行为为目的。秘书工作者督促检查的内容是执行上级决策指令的系统情况。催促办理，不是简单地检查是否办理，而是系统地督查对上级决策指令执行的情况，包括决策指令是否办理、怎样在办理，以及办理的效果怎样等，形成层次分明紧密联系的督办内容体系。

　　秘书代表上级机关到下级单位督办，但并不是上级领导人。一方面，秘书要严肃认真，实事求是，深入具体的了解情况，不能弄虚作假;另一方面，秘书必须平等待人，态度谦和，行为检点。

　　(二)督促检查包含以下三个内容：

　　1.督查内容与领导决策相联系。秘书督查的内容，无论是重大事项，还是领导批办专项，都与领导决策密切相关。因此，秘书在督查工作中，必须把领导决策事项作为督查的重点，跟踪追击，检查督促，狠抓落实。

　　2.督查方法与秘书工作性质相一致。督促检查本是一种领导行为，具有很大的权威性。但是，秘书的辅助性质，要求秘书督查不能采用领导督查的方法，而必须采用秘书督查的方法，即协助领导者进行督查，在督查活动中，其所做所为以及方式方法和语言都必须符合秘书的身份。否则，将会出现越位、擅权和独断等错误行为。

　　3.督查效果与决策落实相一致。检验秘书督查效果的惟一标准，就是看领导决策落实情况如何。因此秘书的督查必须看实绩，重实效，绝不能摆花架子走过场。这就要求秘书在督查工作中，必须坚持把推动领导决策落实作为出发点和归宿点。

　　综上所述，研究和探讨秘书工作在辅助管理中的作用，既有利于进一步认识和把握秘书工作的特点和规律，也有利于全面认识秘书工作的情况，有针对性地做好秘书工作。随着信息网络环境的普及和社会的不断进步发展，秘书工作的内容将不断扩大，秘书工作也将呈现出新的作用。在综合辅助管理中，只有了解秘书工作的特点和作用，秘书人员在不断学习、实践与创新的过程中才能取得更大的进步，以适应新形势下的现代社会高效率的管理，使秘书工作更好地开展，充分发挥其职能作用。