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浅谈从文字服务质效谈企业秘书工作
办公室的地位和作用之所以特殊，就主要体现在办公室文字工作的特殊性上。随着现代企业制度的逐步建立，对企业秘书素质的要求越来越高，这是一篇从文字服务质效谈企业秘书工作，接下来让我们一起看看吧!
从文字服务质效谈企业秘书工作在应对挑战中着力改进传统的文字服务方式，在改革创新中着力提高文字服务水平。
企业办公室是综合服务部门，也是重要的枢纽部门，既要发挥参谋助手的职能，也担负着上传下达、联系左右、协调各方的重任。办公室的地位和作用之所以特殊，就主要体现在办公室文字工作的特殊性上。随着现代企业制度的逐步建立，对企业秘书素质的要求越来越高。因此，秘书同志必须牢固树立和不断强化文字工作是办公室的“脸面”和“主业”两种意识，坚持以文立业，在应对挑战中着力改进传统的文字服务方式，在改革创新中着力提高文字服务水平。
一、做好秘书工作，要下功夫写材料，练好履职尽责的基本功
能不能写好材料，已成为影响秘书工作质量和效率的“瓶颈”，也是当前秘书部门迫切需要弥补的“短板”。从上级机关的职能来看，其工作指导主要是通过政策指导和典型指导来实现，这两种形式都离不开材料这个最基本的载体，都要通过写材料这个最基本的实践活动来实现。把写材料这个“瓶颈”和“短板”解决了，秘书部门的工作水平和面貌就会有一个很大的改变。
一要真正弄清楚什么是写材料。这是写好材料的重要前提。有人认为秘书部门主要是协调办事机构，不需要写材料;也有人认为写材料就是玩文字游戏，是虚的;还有人认为写材料是苦差事，甚至出现“躲材料”“赖材料”的现象。这些错误认识和行为，说明一些人对什么是写材料这个基本问题没有搞清楚。李瑞环同志在《学哲学 用哲学》一书中说，“领导干部的讲话、文章，不单纯是文字问题，而是对事物的看法，对客观规律的认识，对改造世界的意见，不是说着顺嘴就行了，起草文稿是很锻炼人的，尤其是年轻干部，必须养成这个习惯，要自己动手写稿子，能不能提高水平，能不能有个飞跃的进步，过好这一关非常重要。”因此，对秘书人员来说，写材料是讲政治的集中体现，是个人能力素质的综合反映，也是履行职责的重要表现。
二要弄清楚写材料应具备哪些能力素质。笔者人为，写材料必须至少具备8种能力素质：一是领会上级意图;二是了解掌握实情;三是有思想和政策水平;四是理论基础扎实;五是文字表达能力强;六是知识储备丰富;七是能吃苦;八是任劳任怨。写材料，对上级的意图把握不准，很难符合要求;对企业的情况掌握不透彻，容易脱离实际，没有针对性、指导性;思想和政策水平不够，写出的材料就会像白开水一样，淡然无味，甚至出现思想认识和政策把握方面的偏差;理论基础不厚实，就抓不住事物的本质，不能做到有的放矢;文字表达能力不强，材料就很难组织起来;知识的储备量，也关系到材料的厚度和张力，需要靠长期的、系统的、艰苦的积累;有吃苦的精神，才能在写材料上锲而不舍、精益求精，才能出精品、创一流;任劳任怨，也是写材料应具备的一种精神境界，否则就会斤斤计较、患得患失。就领会领导意图而言，有以下四种途径：一是自己揣摩，二是请教相关领导，三是求教同事，四是当面聆听领导教诲。
三要突出工作重点，切忌面面俱到。突出工作重点，就是坚持重点论。重点论告诉我们，在认识复杂事物的发展过程中，要着重把握它的主要矛盾;在认识某个矛盾时，要着重把握矛盾的主要方面。起草文字材料，也必须抓主要矛盾，突出工作重点。在起草文字材料过程中，如何突出重点呢?首先要明确什么是重点。一般来说，凡是能反映事物本质具有普遍指导意义的重要问题、主要任务、关键环节、工作做法、经验教训、办法措施等都是重点。
四要认真提炼概括，写出思想深度。起草文字材料不但是一个搜集资料、积累资料的过程，而且是一个研究工作、总结经验、升华理论的过程。文字材料的思想性，体现在材料、事例、情况和阐述的道理之中。要能从事实背后找出本质问题，上升到理论高度，得出规律性的结论。毛泽东同志曾对文字材料的写法指出：“只谈情况，不谈观点，是开材料仓库。人的头脑是加工厂，没有材料不行，有了材料要经过加工，要产生观点，用观点统帅材料。 五要讲究结构层次，注意语言得体。文字材料一般在结构上首先脉络要十分清晰，其次是线条要单一，再次层次不要过多。文字材料主要是说给人听的，拿给人看的，这就要求语言要实在、简明，要客观、翔实，有血有肉，有鲜活的东西，不能老是干巴巴的，就几个观点、几根筋，该用事例、数字说话时就要用事例、数字说话，该量化的就要量化。需要虚化时也得“虚”，该归纳的就要归纳，该概括的就要概括。
写材料是公认的苦差事。“操千曲而知音，观千剑而识器。”起草好文字材料的唯一捷径，就是不怕吃苦、多写多练，唯有长期笔耕不辍，才能最终修成正果。
二、要做好秘书工作，除了在文字材料上下工夫外，还要强化“五种意识”，来应对新形势、新任务和新要求
一是政治坚定意识。这是对办公室同志最重要、最基本的要求，也是我们秘书同志应具备的最根本的素质。我们必须对党、对企业忠心耿耿，一定要和党中央保持高度一致，和企业同心同德，成为各级领导信得过、靠得住的得力参谋和助手。重大问题、原则问题、敏感问题不能人云亦云，不能自行其是，要谨言慎行，绝对不能口无遮拦，行为失范。必须有高度的政治责任感和自觉性，同时还要在纷繁复杂的实际工作中，努力加强理论学习和业务学习，不断提高理论水平和工作能力，不断培养、增强和锻炼自己的政治敏感性和政治鉴别力。
二是工作勤奋意识。办公室的工作，有许多都是跑跑颠颠、抄抄写写之类的具体事情，看起来并不惊天动地，甚至默默无闻。但是，别看这些针头线脑的事，离开了这根针，就挑不起全局的纲;离开了这条线，也织不出整体的网。我们的工作尽管都是琐碎繁杂的小事，但它和整个大局衔接在一起，影响着企业工作的大局。把这些小事做好了，就可以推动全局的工作;而一旦这些小事没做好，就会给全局工作造成损害，带来被动。要从大处着眼，从小处着手，勤奋努力，任劳任怨地做好办公室的各项工作，乐于其忙，忙在其中，也乐在其中。秘书们就是要主动、勤奋、高效地办事情，而且要无私奉献，不怕吃亏，不能患得患失。敬业是办公室文化的精髓。要务实，干实事、讲实效、求实绩，纠正急功近利的浮躁风气;要自信，敢于面对困难，知难而进，树立不达目的不罢休的信心;要进取，在自己的弱项上多下功夫，提高思考问题的层次和驾驭全局的能力，立足于现在的工作岗位干出成绩。办公室的主要任务是服务，服务就意味着奉献，没有奉献就搞不好服务。秘书同志要甘当“不为名利的小草、乐于奉献的蜜蜂、恪尽职守的螺丝钉”。要正确认识自己的工作和价值，正确处理苦与乐、得与失的关系，保持一颗平常心，把工作岗位当成奉献的舞台，在平凡的工作中实现自己的人生价值。
三是作风严谨意识。“作风严谨”这四个字是金川集团公司办公室对工作人员提出的“勤于学习、技能精湛、素质过硬、诚信待人、乐于奉献、作风严谨、遵守纪律、保守秘密、忠于职守”的36字工作要求中的一条。办公室的工作千头万绪，环节多、程序严、要求高，必须按照规定和程序办理，求真务实，一丝不苟。从某种意义上讲，办公室工作是整个工作大局中最直接、最敏感的中枢工作。如果我们在办文时作风不严谨，文件中有错别字，就会让人看笑话，损害企业的形象。办公室工作无小事，要时时刻刻居安思危，树立严而又严、细而又细的思想。在这个问题上不能有一丝一毫的麻痹大意。要发文一个字也不能错，开会一刻也不能耽误，报送信息一条也不能漏、不能误，办事一丝也不能马虎，要切实做到零差错、零失误。
“天下大事，必做于细。”不要觉着自己是“干大事”的，就对身边的小事不屑一顾。从文字服务质效谈企业秘书工作要遵守上下班、会议等规定和约定的时间，养成在任何场合下提前到场的习惯;自觉按照单位规定和要求着装;礼貌地使用“您好”、“欢迎”、“稍候”、“谢谢”、“再见”等文明用语;高效快速地接打电话、撰文、收文、发文、办事等等。
建筑企业秘书的服务空间探析
在人际交往中是否克服个人情绪，感情用事。我们的空间到底有多大，从主观上是自己，客观上是项目部的环境。这里是一篇建筑企业秘书的服务空间，让我们一起来看看详细内容吧~
建筑企业秘书的服务空间是内外公众对一个企业单位的印象和评价。随着国家对西部的开发，与世界的市场接轨。
秘书学理论知识具备超学科、软学科、横断学科、综合学科、比较学科，综合应用提高办事效率，秘书学的发展过程中不断创新，对施工企业的日常工作进行换位思考，理论与工作实际完全不同，就需要我们进行探索研究，秘书学的主要内容进行改革;1.从偏重办文办事，转变为既办文办事，又出谋献策。必须在我们自己的职责范围内为领导提供准确的决策信息，不是自作主张;2.从收发传递信息，转变为综合处理信息;处理事务项目员工认可，领导认可，不是走过程;3.从单凭我们的经验主义转变为实行科学化管理，理论联系实际，及良好的企业管理制度，科学管理都必须满足实际要求;4.从被动的服务转变为主动服务。主动服务讲究效率，服务与企业，服务与职工、服务是秘书的天职，建筑企业项目办公室是公司直接控制传达信息的窗口，必须快速准确的随时保持联系。秘书要有良好责任心，不卑不亢不断创新进取，积极乐观的思想作风。
办公自动化等网络熟练的掌握应用。使无纸办公，节约成本是从小事做起，多媒体传递信息，电子邮件，电子会议等，随着社会信息化发展，建筑企业现场使用网络化监控、以及采用先进的RFID射频识别技术，对隧道作业人员定位提高安全管理，结合从事的秘书类型不同，必须提高综合办公效率，多媒体的性能，及电子档案必须具有先进安全的技术和设备。倡导绿色办公，对办公设备制定合理的管理制度，科学管理设备的操作、维修、保养。正确的操作方法是必须掌握的基本常识。
公文管理不仅遵循严格的公文格式，而且对发文程序严格控制。控制文件的程序性，实事求是与时俱进对突发事件能冷静快速正确的做出上报负责部门，根据情况形成书面材料。按领导或组织的意图进行拟稿，对拟好的初稿进行核查，进一步有负责领导签写发文的具体意见。领导签发的文稿形成政力责任。公文正式印制前有办公室发文，发文部门进行复核。严格控制文件的发文字号。各部门发文必须有领导亲自批准，是领导决策的基本资料。建筑企业项目部办公室要做好文件处理。提高企业合同管理的服务职责，签发后的公件是直接面向社会的窗口，是代表公司的企业管理基础和企业文化。最终秘书用印登记并应用具体方式发送传递文件，快速传递信息，必须严格的遵守《新办法》，秘书不仅要端正思想态度，而且要确保商业机密，守口如瓶。提高思想教育意识，发挥项目党支部及团支部的优势，做好企业机密以及人力资源管理。随着科技快速发展带来的人才竞争，不仅拥有人才，而且是具有高素质的人才，守住我们建筑企业的商业秘密。必须常抓不懈，企业机密没有大小，项目员工在日常工作中无意中就可以泄露企业机密。秘书有职责保守企业机密，重要是监督教育项目员工提高保守企业秘密。对合同、财务、办公室、物资等重要岗位人员加强管理。国际商业间谍不断的上升，竞争的日趋激烈，商业间谍越来越多，而这些人的行为也给各大公司造成了惊人的损失。各项目部各办公室都有可能随时泄露企业机密，小到一句话，大到一张纸;在与外界人士交往中必须具备敏锐的思维维护商业秘密，办公室计划对全体职工进行商业秘密培训，思想上固定商业秘密概念。对职工流动多的项目部，秘书是发挥自己作用，进行监督商业秘密制度的执行过程。快速传递信息调动全体职工遵守商业秘密，充分提高自身的综合素质。所以面对建筑行业严重形势，应该从严抓起，把涉及到的企业机密严格管理。受法律保护有技术发明、新工艺、技术决定、新技术前预设计;经营秘密有开拓新市场的计划措施，物资采购计划，物资部的材料购买合同、财务状况。项目部生产成本、利润、调价方案、项目部招标计划、人员调动、对外洽谈的计划。项目部必须根据实际情况准确地具体地规定项目部的商业秘密范围，商业秘密泄露后会带来危害，甚至是一场灾难。同时把企业机密与反腐倡廉相结合，泄露企业机密也是一种腐败行为，技术秘密的保护与经营秘密的保护同等重要，要完善并严格执行各项保密措施。例如秘密技术图纸不得超越范围借用，在对外业的资料必须严格把关。客户交淡的资料必须有领导各部门各处室鉴定后方可形成书面材料进行洽谈，至少与项目部领导进行讨论，严禁非管理资料员未经批准接触任何单位资料。在办公室以及接待室有可能将机密随时外泄，秘密文件资料、复印件、打字蜡纸，电脑等内存是否清除，传真机的碳带、打印机的纸带不得随意丢弃，网络内的技术资料进行保护。对防火墙，杀毒软件的应用不断更新换代，不得在网络上传递绝密的秘密资料，机密文件传阅范围明确。有专人负责传阅。一旦泄露秘密及时向项目部领导汇报情况。做好机密泄露后的防备预案。加强文件保密期限和及时销毁文件。
在项目部明确各项商业秘密保护的期限。执行档案管理过程中将商业秘密文件单独建立档案，建立档案机构。并对阅读权限明确。应将涉密文件的阅知范围控制到最小;绝密文件只允许在保密室等安全的地方进行内部查阅，不得擅自阅读不应该阅读的机密文件。项目部的机密性文件复印时必须在项目部进行登记，必须有具体管理责任人批权力范围内阅，绝对机密级文件不得复制;必须复制的，应经企业法人代表亲自当面批准，有项目领导签字。涉密文件不再需要时必须立即清退或销毁的审批权即和完善销毁的记录。这些工作我们能否完全作到最好;工作不理想该怎么处理，完全有一个自由的空间。舞台上表演不是说台词就固定了，在表演过程中我们完全可以发挥自己的潜在能力。进行插词，能否达到最高的艺术效果就看自己的悟性。
控制文件传阅范围，两手抓，“必要才知道”和分割原测，将与有关具体的范围进行阅知。从不同环节，不同部位，相关时行阅知，建立三秘两不知，将秘密分为三部分进行保存。在执行管理制度过程中要严格执行。在法律上没有什么领导、职工之分。
商业间谍，网络黑客利用现代技术获取商业秘密的手段非常多，对于现代企业的防范是一个不容忽视的重要问题，培训人员，提高技术防范能力。采用办公自动化设备;网络监控，有关涉密部位或区域安装报警器，电子监控系统，实施物理屏蔽，配置高智能防火墙，计算机视频保护机，磁盘销磁器，加密安全防范和信息保密措施等，严禁将密码设生日、姓名等，提高安全意识。对项目部的内部邮箱密码不定期修改，商业秘密管理对内部人员必须进行培训，涉及到商业秘密的人员进行考核，是否具备遵守商业秘密的素质，从个人的心理进行考核，一个心理素质不健康的人杜绝接近商业秘密的内容。对涉及到职工个人商业秘密的拒绝接触。创造商业无形的保险柜，守住秘书的商业秘密，树立正确的人生观，加强自身的职业道德。秘书不仅自己遵守，对项目部所有职工进行监督。各部门有负责人监督各部门的职工，形成良好的管理制度。
建筑企业项目部办公设备，购买要合格，发放要进行登记编号，责任到人。建筑企业秘书的服务空间办公设备定期保养检修，对设备损坏的配件即使更换;保证办公设备不影响工作需求。物资用品必须严格管理，保证合格，满足办公设备正常应用，杜绝浪费，物品发放必须登记。对招待物品进行制定方案，接待的等级，对招待费用进行控制。秘书的勤快热情严肃从不含糊。在人际交往中是否克服个人情绪，感情用事。我们的空间到底有多大，从主观上是自己，客观上是项目部的环境。但是可以发挥主观能动性克服客观原因。我们与路有浓厚的感情，有人说过：人走的多了便是路，自己应该先走那条坎坷小路.
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