如何建立内部沟通机制有什么方法

邓蓉分享 2017-07-17 15:20:48

　　建立多种制度化的正规渠道，保证每一名员工能够直言不讳，保持高效良好的沟通。如何建立内部沟通机制?建立内部沟通机制的方法有哪些?下面学习啦小编整理了建立内部沟通机制的方法，供你阅读参考。

　　建立内部沟通机制的方法：新媒体助力内部沟通形式多元化

　　越来越多的企业认识到，只有通过构建企业内部管理沟通体系、提高员工的满意度，降低离职率，才能实现企业的经济效益。除了总裁邮箱、企业内刊之外，很多企业都有内部的即时沟通工具或企业内部论坛。这成为企业内部沟通机制的重要组成部分。

　　杨慧说，在微软内部，企业沟通的及时性、开放性因为即时通讯工具的使用。变得更加突出。员工使用微软自主研发的Lync，实现在线沟通，员工可以看到全世界各地微软员工的工作状态，或 “忙碌”或 “离开”，也可以看到员工的级别; 可以使用outlook发送邮件，并且与员工本人的座机号码绑定，保证沟通的及时性; 同时，微软利用内部广泛使用yammer这一社交平台，组成一个集投票、聊天、活动、链接、主题、问答、想法等应用程序为一体的企业社交网络。

　　“正是有这些硬件与软件作保障，融入公司开放性的企业文化特点，微软虽然没有明确成文的内部沟通机制，但是它时时彰显出企业沟通的及时性与开放性。” 杨慧表示。

　　深圳市远行科技有限公司副总经理何明璐则认为，如果非异地，本来就是在一个开放性的环境，可以减少IM(即时通讯) 群这种沟通方式。如果是异地协作，IM群相当有必要，特别是支持文件传送的RTX工具和支持多方通话的内部IM工具。

　　内部网站是企业内部沟通体系中的重要一环，是交流业务与生活的绝佳平台。据李伟介绍，他所在的企业内部网站基本覆盖了工作与生活的每一方面，包括技术交流、产品体验、学习分享等。其中有一个板块叫 “总办交流”，任何员工都可以提问题，相关公司高层也会适时 “冒泡”，作出相应回答。

　　建立内部沟通机制的方法：注重自下而上增加横向沟通

　　从内部沟通机制的建立来讲，国内的企业与外企相比有着一定的差距，相比传统企业，新兴企业更注重建立企业内部沟通机制。一般来说，一个企业有什么样的组织机构和管理模式，就会形成有对应特色的管理沟通网络。传统企业的组织机构高度正规化集权化，从最高管理层到最低员工层间，层级制度严格。在管理沟通中，员工基本上只能与其直接上下级进行单一的上行或下行沟通，管理沟通网络简单固定，既不利于信息的高效流通，也影响基层员工的主动性、积极性。

　　中国人民大学公共管理学院组织与人力资源研究所讲师胡威认为，传统观念中，随着组织层级的增多和部门的增加，会增加沟通的时间、降低沟通的效果。但随着沟通方式的增加和灵活，最主要的问题不在于组织结构的障碍，而是组织对沟通问题的重视，特别是自下而上和横向沟通。

　　“自下而上在于对基层员工特别是一线员工的充分重视和尊重，从管制到管制服务并重。横向沟通要树立工作流程，打破各部门的局部利益，打破形式主义，使大家站在组织系统的高度思考和理解问题。”胡威表示。

　　企业内部沟通的重要性和必要性

　　干群关系是企业内部的基本关系，只有干群关系融洽，才能共同致力于企业发展，和谐企业建设才有坚实基础。随着改革的深入推进，社会利益关系更为复杂，新情况新问题层出不穷。一个良好的沟通机制将能有效地整合情感要素，充分尊重职工的感情需求，使职工能够达成精神层面的充分交流，把心理话和内心情感尽量表达出来，调整好自己的位置、行为的位置和心态的位置，从而在职工内心深处激发起对企业的向心力、凝聚力和归属感，创造一种良好的和谐的积极向上的企业文化氛围。要把沟通作为一种深层次的柔性管理理念，承认企业文化建设也属于柔性管理的一个宏观范畴，因此这样的沟通不是形式上的“做秀”，而是基于对大局的正确把握，对市场需求的理性认识，对自己的准确定位，这样的沟通应该是诚心诚意的，有理有效的——无论上下沟通、左右沟通、还是内外沟通。

　　企业内部沟通的现状

　　在现代信息经济时代，企业内外部环境的变化日益复杂和加快。同时企业本身的规模越来越大，内部的组织结构和人员构成越来越复杂，相关的企业、人群越来越多，对市场和企业自身的把握越来越困难，企业职工之间利益、文化越来越呈现出多元化特征，企业内外部人员间的矛盾和冲突不断在增加。直接导致企业对职工缺乏信赖，职工对企业的认同感不强。

　　目前，企业沟通链条过长，通常就是层层上报，再层层下达。除了浪费大量的时间以外，还要承担信息流失的风险。由于沟通的不足和失误，普遍存在管理沟通的问题，因而使企业有限的人力资源和其它资源无法实现最佳配置，不仅产生不了合力，反而互相牵制，严重影响企业日常正常运行和发展前景。

　　从管理者的角度来讲，有些管理者往往会容易产生这样两种心理：担心下属没有按照自己的要求工作，所以自己过于频繁去现场查看或查问下属的工作进展情形，导致不必要的忧虑和管理资源浪费，这是管理沟通过于频繁的情形;或者又过于相信下属，因此对下属的工作进展很少过问，造成管理失控，给企业带来损失，这又变成了管理沟通过于稀少的毛病。

　　从被管理者的角度来讲，也容易存在着相应的沟通毛病：一是沟通频率过高。为了讨取领导欣赏与信任，或让领导更多地了解自己的工作业绩，有事没事，有空没空，经常往领导办公室跑，给领导汇报工作情况，这样既影响了自己工作开展，又给领导的正常工作造成干扰和低效率。二是沟通频率过低。很多职工以为自己干好自己的本职工作就行了，至于向不向领导汇报工作进展情况，则根本不重要。理由是：工作汇报不汇报，工作照样可以圆满完成，由此造成了按照要求应当及时汇报，却没汇报，使管理层对于具体工作的开展失去必要的信息反馈。所以沟通过多或过少，渠道设置太多或太少，均会影响管理沟通的效率、效益。太多时形成沟通成本太高，企业资源浪费，太少时又使得必要的管理沟通缺乏渠道和机会，信息交流受到人为限制，管理的质量和强度受到影响，严重时影响企业生存发展的大局。

　　企业内部沟通的途径和方法

　　沟通要多样化。大多数企业最常见的沟通方式是书面报告和口头表达，但书面报告最容易掉进文山会海当中，失去了沟通的效率，而口头表达则容易被个人主观意识所左右，无法客观地传达沟通内容。因此，企业内部的沟通方式要多样化。一是需领导与职工直接沟通。领导可以通过定期或不定期地到基层调查研究和检查工作时，与基层职工进行面对面的沟通交流，了解职工的思想状况;通过与职工代表座谈的形式，听取职工对单位各项改革的意见和建议，听取职工的呼声和意愿。二是需领导与处室负责人直接沟通。通过一些会议和非正式会议及拓展活动来进行沟通，如每周召开生产调度会、生产例会，每月召开生产经营分析会、经济活动分析会等，通过这种形式对一些重大改革和经营情况进行上传下达。三是需处室与处室之间的相互沟通。通过各处室召开一些座谈会互相通报情况或者通过一些活动来达到沟通，增进相互之间的了解、理解和支持，形成共同的努力方向和目标。四是处室与职工之间的沟通。可以通过部门的例会、交谈、布置工作等方法来达到沟通。

　　沟通要机制化。一是需积极开展形式多样的文体活动，丰富职工的业余文化活动。通过举办体现整个企业团队精神的如“企业是我家”文艺晚会、体育运动会、知识竞赛、职工代表座谈会等等，为领导和职工构筑轻轻松松交流沟通的渠道。二是需根据企业的实际，开展类似“沟通面对面”企业文化论坛活动，也可以利用电视媒体就某一项改革措施或职工关心的问题，开展领导访谈节目，使职工与领导不定期进行“思想大碰撞”。在这些活动中，职工可以针对企业面临的现状及未来发展前景提出疑问或切实可行的建议，领导也可以针对政策规定结合企业实际情况给予解答和消除误解。这种沟通方式不仅能在轻松的气氛中寓教于乐、凝聚人心、鼓舞士气，而且能不断激发职工参与企业决策的积极性，增强他们的主人翁责任感，从而主动为企业的发展献计献策，同时还可以消除误解，提高企业的凝聚力。三是需积极办好企业内部的刊物。通过自办的刊物及时刊登基层的业务发展情况或者职工的思想动态，而且还可以及时将企业内部的重大决策或者重要活动等情况传递给职工，使职工在思想上与上级保持高度一致，行动上与企业目标同向。

　　沟通要信息化。现代企业已逐渐向信息化的企业迈进，企业的信息化要求企业内部的沟通也要实现信息化，因为企业信息化能加强企业内部的沟通与交流，提高办事效率，有利于营造富有活力的企业文化。企业在注重建设信息化的同时，要充分利用企业自身的网络资源，通过内部网络论坛讨论问题，也可以通过网站上的邮箱越级向领导发送电子邮件提建议。通过内部网络办公，加强企业内部职工之间、处室与处室之间、决策管理者与基层职工之间的沟通，提高工作效率，同时也为职工积极参与公司管理开辟了畅通的渠道，还能节约办公成本，提高劳动生产率，使企业内部整体运营效率提高。这种虚拟沟通平台的延伸，使互联网时代的组织文化更具备了真实性和有效性，更体现了企业文化的价值所在。

　　沟通要情感化。沟通不分层次和等级的悬殊，没有地位和贫富的差异。将情感融入管理沟通的全过程，用情感沟通，使职工意识到他们存在的价值，从而激发出一种强烈的主人公意识，产生持久的工作热情。情感沟通的第一层次是充分的相信和依靠职工，坚定不移地支持职工的工作。特别是在职工面临着矛盾、问题和困难时，管理者能始终如一地相信职工、依靠职工、支持职工的工作，这样会使职工产生一种士为知己者死的决心和信念，它是促使职工努力克服困难，顺利完成工作任务的有力的保证。情感沟通的第二层次是重视用情感去唤醒职工沉睡的工作激情和创造热情，形成一种工作和创新的氛围，并设法保持这种热情。沟通的情感基础须建立在真诚的前提下，要做到具有换位思考的能力，真正从对方角度考虑问题，替对方着想。有时职工会闹事，有很大一部份原因就是心理问题，那就是平时领导疏忽了和职工交流，对职工心中的想法不甚了解，这种心态积累到一定程度，一旦有了导火线，就会暴露出来，找领导闹事。这时候作为处理问题的领导者，静下心来认真倾听职工的心声是非常重要的。向正在火头上的职工传递企业是重视他所提问题的，他的要求企业同样也是重视的，这样为解决问题创造一个良好的开端，为双方沟通创造了条件。

　　沟通要具体化。对待不同的职工应采取不同的沟通方式。如对待年轻职工，管理者应给予更多的关心和爱护，经常与他们交流，把组织对他们的期望和要求直接传达给他们，并多给他们鼓励和提醒，必要时给予指导和帮助。在时机成熟时，给他们自主行动的自由，让他们独自承担和完成较重要的工作，保持经常的接触，并及时给予他们鼓励，肯定成绩和进步。对待老同志，首先要把他们看作是财富而不是负担，因为他们的经验和责任心是年轻职工所缺乏的，要把他们安排在适合的岗位，经常与他们交流，适时给予培训和提高，调动他们的工作热情。这样，这些经验丰富的老同志同样能够在自己的岗位上做出优异的成绩。

　　通过以上企业内部沟通机制上的五种途径，就能使企业文化建设更上一层楼。无论企业大小，只要通过充分的沟通与交流，不仅可以降低企业文化建设过程中的阻力，而且可以进而推动企业管理的变革。企业应为企业文化建设搭建多渠道的、双向沟通机制，通过多种渠道和各式活动持续向职工传达企业倡导的企业文化内容，从而提升企业凝聚力，共同塑造新的文化和价值观。

　　不仅是企业的最高管理者需要获得信息，包括一线管理者以及一线职工在内的其他层次也有相应的信息需求。尽管较低层次职工的信息需求并不是源于做决策的需要，他们也需要信息以高效地完成工作。因为在所有企业中，都存在大量的混乱的信息，这些信息有的来自管理者，有的来自小道消息，有的则来自电视和新闻媒介等。在这种情况下，对领导者的信任及沟通系统的有效性就成了至关重要的问题，如果沟通不畅，谣言不被及时发觉并立即采取相应的行动，则可能导致职工的离经叛道，最终影响到企业的持续发展。反之，职工能对企业的愿景和管理的思路理解得越深，对企业也就越关心，就一定会带着热情，尽自己最大的能力做好本职工作，真正做到以企业的利益为重。这也是沟通的精髓所在。从而最大限度提升企业内部的凝聚力，发挥整体效应。