关于加强新时期办公室工作的几点思考

　　内容摘要：

办公室是各级行政领导机关的办事机构，是机关对内、对外的窗口，是直接为领导工作服务的部门。本文认真分析了办公室干部队伍建设，建立健全激励和保障机制等方面的问题，就切实转变办公室工作作风，改进工作方式方法，不断加大“三服务”力度，提高服务质量和办事效率提出了具体措施和办法。

　　关键词：办公室 干部队伍 作风建设

　　根据“全省大发展，同仁怎么办”调研活动的总体安排，县政府办公室结合实际，拟定了《关于加强新时期办公室工作的几点思考》调研课题。近期，县政府办公室组织调研小组成员，深入全县部分乡镇、县直部门，采取调查问卷、召开座谈会、个别访谈、查阅资料等方式，重点围绕全县乡镇、部门办公室基本情况、工作现状、干部作风等方面进行了全面调研。通过调研，我们深深的感到，新形势下对办公室工作的新要求与目前办公室工作现状的巨大差距。结合办公室工作现状，现对做好办公室工作提出以下思考。

　　一、当前办公室工作中存在的主要问题

　　(一)办公室工作队伍存在“三少”。

　　一是年轻人员少。办公室工作繁杂，工作时间也不能象其他部门一样灵活安排，且经常加班加点，没有时间规律可言，好多人员不愿到办公室工作。同时，我县公务员队伍考录名额很少，每年省上安排的选调生也十分有限，造成办公室工作队伍年龄结构严重断档。二是专业人员少。重点是文秘人员严重缺乏，绝大多数乡镇、县直机关部门办公室能担任文秘工作的只有1-2人，且主要为事业单位借调人员。同时，现有的大多数文秘人员专业不对口，也基本上没有接受过正规系统的业务培训，在文件草拟和文稿写作方面，基本上属于“依样画葫芦”、“摸着石头过河”，制发的文件和草拟的文稿质量不高，存在严重的文不对路现象。三是收发人员少。各乡镇、各部门文件收发人员基本上由文秘人员兼任，工作量大，导致工作起来力不从心，顾此失彼，加之乡镇、部门领导较多，随意拿取丢失文件现象严重，文件收发很不规范，特别是乡镇办公室在收发文程序的各个环节上还很不规范。

　　(二)办公室日常工作多，创新工作少。

　　在实际工作中，在一定程度上还存在着忙于眼前不求创新、安于现状不愿创新、怕担风险不敢创新的现象，以新的观念思考问题，以新的视角认识问题，以新的思路研究问题，以新的办法解决问题做的不够。办公室主要精力被用于应付事务性工作，对自身工作总结反思少，调研工作少，客观上，领导极少安排办公室人员调研机会，办公室人员也忙于应付事务性工作，整天草拟文件，应付检查，主观上，办公室人员也缺乏工作主动性，导致办公室对单位全面工作不熟悉，文件和文稿草拟多为“闭门造车”，缺乏针对性，办公室参谋助手作用发挥不充分。

　　(三)办公室干部工作作风不扎实。

　　一是学风不浓。有的干部对学习的重要性认识不足，不想学习，不愿学习，把业余时间过多地花费在娱乐休闲上，平时不读书、不看报;有的干部不重视学习的实用性，通过学习来提高业务素质和工作能力的思想意识淡薄。二是作风不实。大多数干部年龄偏大，感觉提拔无望，缺乏进取精神，工作主动性差;有的干部在办公室一个岗位上一干就是十年二十年，工作打不开局面，工作要求不高，效率低下;有的干部总认为自己吃的是“皇粮”，干多干少一个样，工资丝毫不受影响，反而干多了问题就会出现，挨批评的就越多，不如不干，工作起来心不在焉，干劲不足，存在严重的出勤不出工的现象。三是责任性不强。有的干部不注重调查研究，喜欢摆花架子，习惯于以会议落实会议，以文件落实文件，光说不做，无所事事。特别是在文件、文稿草拟上不动脑子，敷衍了事，以专业不对口、不会写为由推脱、搪塞，加之没有具体的指导和把关人员，导致文件、文稿质量极差，经常出现“长篇大论，不知所云”的现象。有的干部自我要求不严格，工作组织性、纪律性差，没有认真按照工作纪律严格要求自己。

　　二、加强新时期办公室工作的几点思考

　　(一)领导重视要到位。

　　领导重视是做好办公室工作的关 键。一是加大办公室人员提拔任用力度。在选拔任用干部时应打破身份限制，优先考虑综合能力强、工作成绩突出的办公室工作人员，对特别优秀的办公室干部，可以就地提拔为行政实职领导。二是全力保障经费。对办公室特殊岗位，应给予适当的岗位补贴，使办公室人员安心工作。三是适当增加办公室非领导职数。对从事办公室工作3年以上的工作人员，应打破非领导职数限制，给予上一级职务待遇。

　　(二)人员保障要到位。

　　一是优化办公室人员年龄结构。对新考入公务员、事业单位人员，除有特殊要求外，首先应安排到办公室锻炼，既有利于办公室年龄结构逐步年轻化，也有利于新入人员快速、全面了解本单位情况，尽快进入角色、适应工作。在办公室工作人员不足的情况下，应采取轮岗制，按照个人自愿和组织安排相结合的方式，以2-3年为一个周期，让更多的年轻人轮流到办公室工作锻炼。二是提升办公室人员综合素质。积极为办公室人员提供参与协调处理重大问题的机会，提高其综合协调能力，努力挖掘办公室人员内在潜力，特别是各乡镇、各部门领导要“手把手”地帮助和指导办公室的工作，充分发挥传、帮、带的作用，促进年轻人早日成长。全面落实多岗锻炼和工作代理制度，使办公室人员成为能够胜任不同岗位工作的多面手，避免因一人脱岗而其工作无人接替现象。三是加强办公室后备队伍建设。建立办公室文秘人员后备库，加强对后备人员的理论和业务培训，改进和完善办公室选人用人机制，将优秀的文秘人才引入办公室队伍。

　　(三)主动工作要到位。

　　一是遏制发文过多的现象。从县党政两办做起，每年初对各乡镇、各部门全年发文数量进行规定，可根据上年发文总数的90%来确定上限，以后按此比例逐年递减，对县党政两办制发的文件，不要求乡镇、部门每件都写出对应的实施方案、总结，努力避免“以文件落实文件”，对乡镇、部门上报的各类材料，能不用公文形式的，尽量不用公文。二是规范收发文程序。严格按照文件起草、办公室文字初核、分管领导会签、主要领导签发、办公室和起草部门共同校核、印制正式文件的程序发文。实行文件专人管理制，由专人收发文件，并按照文件登记、送领导审阅、阅后立即收回、另行交办、专柜存档等程序严格文件办理。三是加强电子政务建设。除涉密或有特殊规定的公文、资料外，其他公文、资料都应通过电子政务进行传送，尽量减少纸质材料打印，逐步实现无纸化办公。四是强化信息调研机制。将信息调研工作纳入办公室岗位目标责任制，任务量化到人。实施信息调研采编奖励机制，各乡镇、各部门可根据自身情况，对信息调研文章的编写及被上级部门采用给予奖励，以提高其工作积极性及信息调研文章质量。五是建立督查督办机制。加大公文督办力度，对领导确定需要进行督查督办的事项或领导交办的其他督办事项，由办公室安排专人进行跟踪督办，并将结果及时反馈相关领导。

　　(四)指导管理要到位。

　　一是加强培训指导。每年由县党政两办、县委组织部、县人力资源和社会保障局组织开展1-2 次全县办公室系统业务培训，特别要加强对办公室新进人员的业务培训，当前急需进行的是公文处理和文字写作能力培训。建立跟班学习制度，各乡镇、各部门选送办公室工作人员或办公室主管领导到县党政两办、县委组织部、县人力资源和社会保障局跟班学习，有针对性地提高业务能力。县党政两办、县委组织部、县人力资源和社会保障局也应积极推荐工作人员到上一级或更高一级相应部门跟班学习，学习上级部门的先进经验和工作方法。二是加强学习交流。建立全县办公室系统年会制度和业务交流制度，每年由县党政两办、县委组织部、县人力资源和社会保障局召集全县各乡镇、各部门主管办公室工作的领导召开一次年会，总结工作，交流经验。由各乡镇、各部门每季度召开一次办公室业务交流会。同时还可根据工作需要，适时开展其他形式的业务交流活动。三是落实激励机制。探索对全县办公室系统进行考核评定，逐步建立完善相关制度。以县党政两办、县委组织部、县人力资源和社会保障局的名义，每年对先进办公室和先进个人进行表彰，增强其荣誉感，提高其工作积极性。

　　(五)责任意识要到位。

　　一是转变思想观念。在实际工作中，办公室全体人员要牢固树立服务大局的意识，转变工作方式，把平时的注意力从被动完成领导交办的任务转移到超前谋划，力所能及地为领导出谋划策、排忧解难上来。二是强化责任意识。办公室的工作非常重要，工作要求高，是一个既容易出错的地方，又是一个不能出错的地方，必须强化责任意识，将做好工作人人有责的模糊认识明确为做好工作“与我有责”的工作态度，完善工作规程，严格实行责任追究，不断提高工作质量和服务水平。三是改进工作作风。改善服务态度，在办公室全体工作人员中大力推行“六不让”工作标准，即不让领导交办的事在我手中延误、不让传递的文件在我手中中断、不让办理的文件在我手中积压、不让各种差错和失密现象在我这里发生、不让前来办事的群众在我这里受到冷落、不让办公室的形象在我这里受损，努力塑造办公室务实、高效、和谐的良好形象。