公共基础知识—公文(2)
5、公文摘编
指对重要公文在投人办理前所做的加工，包括编写文摘或提要，编写综述，汇集有关数据资料等。目的在于为公文办理提供便利，节省办理时间。
6、传阅的组织
指独份或份数很少的公文需经多部门或多人阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读的活动。传阅应注意：(1)选择合理的传阅路线形式，树型、轮型、星型中较适于公文传阅的是树型;(2)正确排序，灵活调整;(3)适当分流;(4)利用并发展多种传阅方式;(5)建立严格而简便易行的传阅登记手续; (6)及时检查阅读情况与结果。
7、催办
指根据承办时限和要求对公文承办过程所实施的催促和检查活动。分内催办和外催办两种形式。催办时应注意：(1)正确划定催办范围，保证重点;(2)有高度的时间效益观念;(3)因地制宜采用多种催办方式;(4)强化其严肃性与权威性。
第三节 发文处理程序与方法
一、发文处理的一般过程
发文处理是指机关内部为制发公文所进行的创制、处置与管理活动。发文处理程序具有很强的确定性与不可逆性。整个程序可分为三个阶段：
(1)文稿的形成，包括拟稿、会商、核稿、签发;(2)公文的制作，包括注发、缮印、校对、用印或签署;(3)公文的传递，包括分装、发出。上述程序完成后;进入办毕公文的处置阶段。
二、发文办理活动的方法要点
(1)文稿撰拟(略)。
(2)会商。指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围，需征得其同意或配合时所进行的协商活动。主要作用是维护公文的合法性;有效性、政令的统一性。
(3)核稿。指签发前由文秘人员对文稿所作的全面核查工作。
(4)签发。指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿和发出意见并签注姓名、日期的活动。文稿经签发即成为定稿。签发是绝大多数公文生效的必备条件。签发分正签、代签、核签(办签)、会签等数种。
(5)签署。指签发公文的领导人亲笔在正式发出和使用的公文正本落款处签注姓名的活动。
三、发文管理活动的方法要点
(1)注发。即在定稿形成后，批注缮写印发要求的活动。
(2)校对。以文稿和格式设计要求为基准，对校样或缮写誊录完毕的文件进行全面核对检查。较适于公文校对的方法有：对校法、折校法、读校法。
(3)用印。即在文件上加盖印章。
(4)分装。按规定具体拣配和封装文件的活动。
(5)发出。指将已封装完毕的公文以适宜方式传递给受文者。除需要直接传送之外，大多通过普通邮寄、机要通信、机要交通、公文交换、电信等间接通道传递
第四节 办毕公文的处置
一、处置办毕公文的主要活动
在收文处理和发文处理过程中都存在处置办毕公文的活动。主要包括：清退、销毁、暂存、
立卷、归档。
二、公文清退的范围与手续
需清退的公文包括：绝密公文;有重大错漏的公文;被明令撤销的公文;仅供征求意见或审阅的公文;未经本人审阅的领导人的讲话稿;由发文机关指定清退的公文等。
三、公文销毁的范围与方式
应予销毁的公文：无留存价值的公文;无留存必要的重份公文;不即行毁灭会造成失密和严重损失的公文;一般性公文的草稿，印制中形成的校样、印版等。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
四、立卷归档
凡反映本机关工作活动的，具有查考利用价值的业已办理完毕的公文材料均在立卷范围之列。立卷时，要对公文进行科学有效的分类、组合、编目。
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