关于档案管理论文的范文大全
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新时期高校学生档案管理改革初探
一、高校学生档案管理的本质
高校学生档案管理分为学生终身档案和临时档案。终身档案指的是学生从进校开始到毕业以后由学校临时建立起的档案，这里面包括学生的表现情况。而临时档案中一部分内容在学生毕业以后会装到学生终身档案里。由于这两种档案阶段性的不同，学生的临时档案一般包括学生基本情况审核表、军训考核情况、大学各科成绩表、综合测评情况等。在学生毕业以后，临时档案的相关内容要放到终身档案里面，包括其中的学籍以及军训表、奖惩表、体检表等等。
二、高校学生档案管理工作中出现的问题
1、高校学生档案管理工作没有得到广泛的重视和认可
高校学生档案的管理也是学校档案管理的一部分，很多高校只重视教学和其他管理的档案工作，对学生档案工作没有充分的认识，同时相关的监督与指导也没有合理进行，学生档案管理工作自然得不到有效的实施。
2、学生的档案管理工作缺乏专业性和规范化
高校学生的档案管理工作较为传统，目前，高校仍未推出一套完善的学生档案管理工作规范，大学生档案管理工作的管理模式、管理体制、以及技术手段仍然较落后。
3、毕业生档案后续管理工作不完善
毕业生的档案是在毕业生毕业以后由学校传递给学生，学生找到工作以后由用人单位向学校索要学生的档案，而没有找到正式工作的学生档案由人才市场等代管，但是由于生源地的人事部门没有保管毕业生档案的权利和责任，因此忽视了对高校毕业生档案的管理工作，再加上转递档案的环节又很复杂，致使一批学生的档案丢失，给学校的就业也就带来了不好的影响。
4、档案管理的信息失真
目前很多用人单位在接受学生档案的时候都希望看到学生的真实信息，更多的是希望从中能得到有关体现个人能力的信息，如诚信度、创新能力等等。然而当前的档案却似乎对于这些方面体现的很少，大多数也没有关于这方面的记载，即便是有也不过走走过程，没有个体化特征的体现。
三、新时期高校学生档案管理改革
1、提高高校学生档案管理制度上的规范水平
鉴于高校学生档案管理中所出现的问题，笔者给予相关的建议。例如，在学生档案管理上，要实行规范化和统一化管理。这也就是说要保证学生档案的真实性，而高校学生档案管理员也要充实自己的业务水平，统一进行业务的规范管理。由于学生多、学籍分类也多，档案也要分类管理，这里面可依据高校学生的学籍来管理，对于学生学籍要做到灵活管理、目录明确、层次清晰。重要的是要避免文件以及材料重复归档和遗漏等问题。档案管理部门人员要保证各种材料的完整性和准确性，为学校培养高校人才，也大大地提高了高校学生档案管理水平。
2、充分利用高校学生档案的信息资源，扩大高校学生档案管理的信息化范围
高校大学生档案管理的信息化是大学生档案管理工作中急需解决的任务，这对于提高教学质量和提高大学生管理工作上起到促进作用。扩大高校学生档案管理的信息化范围，可以用科学、系统的角度对档案资源进行分析，更好地发挥档案的作用，给用人单位准确、完善的学生信息，这也是解决高校学生就业难的有力措施。因此，档案管理工作人员要重视档案管理的基础工作，也就是对数据的采集、录入、审核等一系列工作都要保证数据库数据的真实性以及完整性，同时也要注意电子档案的完整性，必要时可以加以补充。
3、教导学生加强档案意识
许多高校的大学生对于档案的意识还没有提高上来，甚至远远低于我们父辈的一代，为此，高校要以求实创新的态度，对于毕业生档案管理工作积极开展。与此同时还要利用报纸、广播等媒体手段对档案的作用进行宣传，让学生了解档案，认识到档案对于一个人的重要性，在我国目前档案与户籍以及各项补贴福利制度的关联性较大，因此，一旦失去档案，整个生活都会收到影响。尤其对于那些工作尚未落实的大学生，档案就更重要。笔者有一个远方的亲戚，自2008年6月份毕业以后，档案一直在自己手上保存，直到2011年6月的一天，笔者见到她提起这件事才知道自己的档案竟在本人手中放了三年。有关于档案存放的问题，许多毕业生都不是很清楚，在我国大部份地区，档案如果两到三年之内不进行人士代理，不但工龄要少算，而且对于以后工作、学习、职称申报以及养老保险等都有一定的制约性。作为反映一个人一辈子成长历史的人事档案是极其重要的。
4、用人单位要努力承担起有关毕业生人事档案相关的问题
毕业生的档案一方面可以为用人单位提供筛选人才的依据，另一方面也为用人单位综合选择人才提供了有力条件。高校毕业生来到人才市场挑选工作，而用人单位也在挑选，用人单位根据学生的个人情况，如专业、社交能力、外语能力等等进行择优录取。我国这些年来经济体制等也发生了巨大的变化，合资企业、私营、民营、外商独资企业如雨后春笋般丰富着我国市场经济的大环境，这可以很大程度上解决我国毕业生就业的压力，在毕业生确定就业意向后，用人单位与毕业生签订就业协议，然后将协议书转移到学校，学校将学生的档案以及户口关系等赚到用人单位以及单位的主管部门。然而，目前我国就业压力很大，学生外出找工作时碰到许多单位没有提供各项社会保险等保障措施，其中签订就业协议也就是盖个戳而已，大多数都流于形式，学生将协议反馈给学校，大多数学校也只是进行上报的工作，增强学校就业能力的信誉度而已。
中职院校学生档案管理存在的问题及对策
学生档案是人事档案的组成部分，是学生在校期间学习、生活及参加各种社会实践的真实历史记录，是学生家庭社会关系和经济状况的主要原始材料，它由确凿的原始材料和历史证件构成，是学校与社会联系的渠道纽带，既是学生就业和用人单位做好组织人事工作不可缺少的依据，又是做好学生管理工作的重要手段。
一、中职学校学生档案管理存在的问题
中职学校学生档案的管理包括对学生在校期间和毕业后的追踪调查中所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查阅、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。但由于众多原因，中职学校学生档案收集不全，质量不高，不能准确全面地反映中职学校学生的全貌，下面就当前中职学校学生档案管理主要存在的几个方面的问题做相关概述。
(一)学生档案管理意识薄弱，重视力度不够
管理员或学生没有意识到学生档案是学生管理、人才培养及毕业生就业的重要依据。首先，学生把学生档案视为与己无关，是管理教师的特定任务，缺少主动参与个人档案材料收集的意识;其次，作为管理者也通常是在学生毕业时才注重完善归档材料，没有在日常工作中加以收集、整理与完善，造成学生档案内容缺乏，不实，不能真正或很好的达到使用价值。
(二)学生档案的收集整理不规范、不完整
学生档案中存在着班主任鉴定千篇一律、材料缺失、内容单一、信息量不足等方面的问题。档案工作人员在收集整理归档材料时，仅限于学籍表、学生登记表、成绩记载表、毕业生登记表及入党、入团等方面的材料，而把能客观直接反映学生专业技术水平、实践能力以及创新能力的材料弃之一旁，诸如学生技能竞赛证书、各种奖励证明，一般都不归档，使得用人单位难以全面掌握和了解毕业生的综合素质。用人单位在查看学生档案时，更多的是希望能从中获悉毕业生是否具有从业需要的知识和技能，是否具有良好的职业适应能力和开拓、进取、创新的精神;是否具有吃苦耐劳的精神、脚踏实地的作风、强烈的事业和责任感。而当前的档案中往往缺少这些记载，即使有，也缺乏个性特征，与用人单位的期望值相差甚远。
(三)档案管理员整体素质不高
中职学校档案管理员应具备较高的文化水平和基本的政治素养，熟悉党和国家关于档案管理的法律法规和政策方针，掌握档案管理工作的基本理论原则和基本方法，具备档案管理工作能力和必要的文字处理能力。但当前中职学校档案管理员达到上述要求的不多，有的档案管理员是转行做档案工作的，有的是兼职做档案工作的，有的是刚从学校毕业分配来的，部分档案管理员对学生档案的收集、立卷、整理、保管和利用缺乏基本的业务知识和技能，缺乏档案的现代管理技术手段。
(四)管理制度不健全
由于档案管理制度不健全，部分学生归档材料质量差、手续不完备、书写不规范、形式不统一。比如，有些该由单位负责人签字盖章的栏目，常常只盖章或只签名，有的签字盖章的时间漏填等问题;有的学校学生成绩单没有教务科公章，甚至学生成绩单采用复印件。有些学生的档案奖惩记录不详细或过于笼统;归档材料纸张大小不一，纸质不符合存档要求。少数学生档案存在涂改现象，在学生档案转递过程中，不密封，不按规定办理;还有的学生档案直接由本人递交，没有严格遵守档案法和上级的有关规定。
二、解决中职学校学生档案管理的办法
(一)提高档案管理人员素质
不断提高档案管理人员的素质和文化水平，培养一支专业化的档案管理队伍，是做好档案工作的重要保证。采用多种有效措施，让档案管理人员参加岗位培训和专题培训，系统学习档案管理知识。采用长期培养与短期培训相结合，学校教育与实际工作锻炼相结合，脱产学习与在职自学相结合方式培养档案管理人员，同时鼓励档案管理人员向同行学习先进的管理方法，扩大知识面，提高政治思想水平和道德素质，充分调动其工作积极性、主动性和创造性，提高业务管理技能，促进中职学校档案管理工作逐步走向制度化、规范化和现代化。
(二)加大宣传力度，强化师生档案意识
学校要认真组织学习《档案法》，深入进行档案法律知识的学习和宣传，充分认识学生档案工作的重要意义，树立和增强档案管理的意识。教师要重视档案材料的收集、整理和归档等工作，从对社会负责、对学生负责的高度，认真填写学生的学籍卡、学期鉴定和毕业生登记表等方面的内容，及时将档案材料转交档案管理员;学生要重视档案材料的填写，做到如实填写、书写清楚和格式规范。
(三)建立健全归档材料的形成、收集和传递制度
第一，规范归档材料的要求。按照干部人事档案管理规定，归档材料必须使用统一纸张，字迹材料应是耐久或比较耐久的，不得使用圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水及铅笔书写，也不宜采用喷墨打印件归档，而应选用激光打印件或静电复印件归档。凡是不符合要求的，都必须退回原形成材料单位重新处理后方可归档。
第二，建立归档材料收集制度。虽然中职学校学生档案材料的形成渠道多、来源广，但材料形成大多是比较有规律的，只要留心观察，就不难掌握。如中职学校学生的档案材料的收集工作，大致可以分为三个阶段：第一个阶段是收集招生时形成的和中职学校入学前的档案材料，这些档案材料应在招生录取时和学生入学时就着手抓紧收集;第二个阶段档案材料的收集，除了平时有规律地收集学生在学期间的所形成的德智体能、各类社会实践活动、各种竞赛及各类证书复印件等材料外，还要从党、团组织收集他们加入党、团组织的材料，向教务处、团委和学生会收集评优评奖等材料;第三个阶段是最重要的收集阶段，即毕业之际对学生在中职学校期间德智体能的总结和评价材料，例如有：毕业生登记表、毕业生鉴定表、成绩总表和积分表等材料。此外，还应建立学生档案收集归档制度，形成收集网络。这样既有利于学生档案材料的及时收集归档，又有利于材料收集过程中的保密与安全。
第三，严格毕业生档案转递制度。一方面必须认真执行档案转递制度，严格按照档案转出的程序进行：如填写转递单―填写转档登记―严密包封―通过机要转递―检查收存回执―回执未退的及时催查(应在一月之内)。同时，还应注意接收单位是否具备文件中规定的“县(团)级以上的组织、人事部门或县级(含县)以上人才服务中心”等具有管理档案资格的机构。若用人单位不具备保管条件，就应送到人事部门所属的人才流动服务中心保管。这样就可以有效避免档案转递出去后造成档案丢失的现象发生。另一方面，对中职学校毕业生档案中能够体现在校期间德智能绩的综合材料，如毕业生登记表、学生成绩总表、毕业生基本情况表(积分总表)等材料形成一式二份，其中一份存放在毕业生本人档案中，另一份存放在学校的学籍档案中。这样做的好处是便于今后部分学生的档案丢失后重新建档(即毕业生通过原所在学校保存的学籍档案的复印件来重新建档)，同时也可以避免有些毕业生利用重新建档的机会弄虚作假，如做假材料、开假证明、涂改成绩等现象发生。
(四)加速学生档案工作现代化的步伐
随着信息化社会的到来与办公自动化的普及，随着中职生数量的剧增和档案内容和数量的不断增加，传统的手工操作已远远不能适应现代改革的需要。中职学校学生档案管理人员要与时俱进，不断改变观念，更新管理意识，勇于实践，敢于开拓创新，充分利用新技术、新设备，有计划、有步骤地实现学生档案管理工作标准化、规范化、信息化。学生档案管理人员应该积极开发实用、高效、功能强大的学生档案管理信息系统，加速档案管理的现代化的步伐。
总之，学生档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，通过逐步实现学生档案管理规范化、现代化、制度化，即可以使学生档案更好地为学生服务，又能使档案的价值得以充分体现。
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