服务外包管理论文(2)
服务外包管理论文篇二
化工企业业务外包管理探讨
[摘要] 近年来随着金融危机的爆发和行业竞争的日趋激烈，我国化工企业也面临着更大的市场压力，很多企业纷纷采取业务外包等方式，降低产品成本，规避行业风险，从而进一步增加企业效益。目前，化工企业的外包领域正在从信息服务扩展到金融、咨询、人力资源、研发等多个领域，初步形成了门类齐全的服务外包业态。在我国企业内部控制规范体系建成之际，探讨化工企业业务外包的风险防范问题将进一步填补化工行业内部控制的研究空白，对于增强企业核心竞争力和环境应变能力，确保企业降低外包风险以及实现战略目标等方面均具有积极而深远的意义。
[关键词] 化工企业; 业务外包; 风险; 管理
[中图分类号] F270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194(2013)07- 0069- 02
财政部等五部委联合发布了《企业内部控制配套指引》，它从企业管理角度提出了内部控制的目标、原则、要素等基本要求，是全面提升企业经营管理水平的重要举措。业务外包作为内控指引的内容之一，在为企业优化资源配置、合理业务分工、提高经营效率提供活力的同时，也承担一些重大风险，必须强化业务外包管理才能减少企业损失，降低风险。
1 化工企业业务外包的范围和方式
1.1 化工企业业务外包的范围
企业为了确保生产经营的正常进行，减少费用支出，对有些业务和经营项目需要采取业务外包的形式来完成。
(1) 企业易地搬迁重建。因工程业务量大，施工项目多，搬迁工期紧等特点，则需选择大型专业化的化建公司来完成。
(2) 设备维修项目。设备是保证生产运行的基本要素，特别是化工企业，设备若出现问题，对生产运行的影响非常大。因化工生产从投料到产出需要多个工序来完成，一旦设备出故障则中间工序需停车放空，不但原料被排放，同时加大了成本支出，也对环境造成了污染。因此，设备维修外包需选择施工资质高，维修质量好的施工队伍。
(3) 抢进度项目。化工企业为避免设备故障，减少临时停车频次，一般情况下，每年在一定期间内，安排全系统大停车，更换设备，清洗吹扫系统，研磨阀门等。系统大停车之后则需要抢进度工期，也需要专业外包。
(4) 产品包装项目。化工产品包装分桶装、袋装等，属重体力劳动。同时需要对包装重量严格控制，称重多包装则损失产量，少包装则客户要求索赔。一般企业也采取外包方式。
(5) 零星小项目。对企业来说，配备专职员工增加成本费用的零散工作，例如设备保养、汽车维修、现场清扫工作等，为节省费用支出也采取业务外包。
1.2 化工企业业务外包的方式
(1) 强化业务外包管理应确定业务外包承包方，审核承包方的经营资质、技术等级、经营业绩等。
(2) 采取招标、议标方式，多方选择，优中选优。
(3) 严防转包、三包，特别是对有些专业技术要求较强的业务外包项目，要防止招标承包方与实际施工方偷梁换柱，降低施工质量，增加费用支出。
(4) 严格控制外包挂靠，严禁资质不够的施工方利用承包方挂靠方式获得外包业务。
(5) 合理确定外包价格，特别要控制包天、包月的外包方式。严格控制外包业务成本。
2 化工企业业务外包预决算的审核
业务外包后最主要的工作是费用预决算审核。审核的质量将直接影响到业务外包费用的支出。
2.1 定额标准的确定
(1) 招标方式确定工程造价的审核。凡采用招标方式确定工程造价的工程项目，基本上是采取省级工程计价定额规定，自主报价，审核自主报价项目，为材料物品用量，采购价格，取费级别标准等。
(2) 对临修、议标等定额标准的选定。对于临时性检修和特殊原因采用其他方式的工程项目，可采用定额计价方式，执行2008年《省建设工程计价依据建筑、装饰装修、安装、市政、园林绿化工程计价定额》，2008年《省建设工程计价依据建设工程费用、机械台班费用、混凝土砂浆配合比标准》等。取费标准统一按照专业承包二类工程率取费，如省计价定额标准修订则参照调整。
2.2 预决算审核的内容
在项目完工结算时，需对承包施工方的预决算进行审核。审核的内容包括：按施工图要求审核工程量，施工土石方等;审核仪表、电器以及各项物品的用量;审核各项物件的设计消耗量;施工追加联络笺是否合理，主管领导批示意见;甲方供材料的领取、使用及返库数量;材料预算价格找价差，需审核采购发票、数量、价格、金额等，采购材料时间参照网刊价、材质核对是否一致;使用甲方水、电、汽费及场租费用等扣减;审核各项取费是否合规合理，重点审核临时设施项目取费等。
2.3 预决算审核可采取多种方式进行
(1) 按项目要求，各单位、部门采取自审的办法，主要审核施工工程量，物品的设计消耗用量以及施工联络笺等。
(2) 组织公司专业审计人员对业务外包预决算、结算单等进行审核。
(3) 聘请专业能力强的会计师事务所审核，其审核费用按预决算审减额提取。可采取梯级递增取费办法，即分审减额的5%、10%、20%及其以上等逐步提高审核费比例，以鼓励聘请的会计师事务所加大审核力度，增加审减比例，减少业务外包费用。
3 化工企业业务外包面临的主要风险
尽管化工企业业务外包能带来许多益处，但如果盲目运用，则会给企业带来无法弥补的损失。化工企业业务外包主要存在以下风险：
(1) 企业缺乏业务外包管理制度，导致具体实施外包业务时无据可依。
(2) 由于缺乏完备的业务外包范围，导致有关部门在制订实施方案时，将不宜外包的核心业务进行外包，为企业的战略发展埋下了隐患。
(3) 业务外包监理不负责任，组织实施业务外包的工作不充分或未落实到位，业务外包监控不到位，发生质量问题致使业务外包项目的优势发挥不够。在外包合作过程中须向监理方披露相关信息，致使企业信息泄露。 (4) 承包方选择不当，由于存在信息不对称，缺乏对承包方的客观了解，只注重外包费用多少，忽略了资质等级、技术实力和承包方的管理水平;承包方与甲方相关责任人串通一气损害甲方利益等。
4 防范化工企业业务外包风险的对策
针对化工企业业务外包过程的风险，应根据企业自身特点，梳理业务外包流程，认真查找风险点，并制定相应的风险防范对策，以确保外包业务的正常运行。
(1) 强化业务外包管理。第一，建立和完善业务外包管理制度，根据各类业务与核心主业的关联度，合理确定业务外包的范围，并根据是否对企业生产经营有重大影响对外包业务实施分类管理，以突出管控重点，同时明确规定业务外包的方式、条件、程序和实施等相关内容。第二，严格按照业务外包管理制度规定的业务外包范围、方式、条件、程序和实施等内容制订实施方案。第三，根据企业年度预算以及生产经营计划，对实施方案的重要方面进行深入评估及复核，包括承包方的选择方案、外包业务的成本效益及风险、外包合同期限、外包方式、员工培训计划等，确保方案的可行性。第四，认真听取外部专业人员对业务外包的意见，并根据其合理化建议完善实施方案。第五，明确相关机构的岗位职责权限，按规定权限和程序审批业务外包项目，重大业务外包项目应交由公司经理办公会或提交董事会决策审批。
(2) 科学选择承包方。选择合作伙伴时，应对合作方进行严格的资格审查，通过考察企业实力、资格认证和服务经验，确保引入合格的外包合作伙伴。
(3) 核心业务、保密级别的业务，一般情况下不宜外包，确需外包的，则要求企业在业务外包合同或另行签订的保密协议中明确规定承包方的保密义务和责任，出现问题应追究承包方的法律责任并索赔。
(4) 强化业务外包的监控管理，不只是对承包方说三道四，更应注重与承包方的沟通协调，发现问题及时解决，等到问题成堆则会造成无法挽回的损失。也要注重与施工监理的沟通协调，充分发挥工程监理的技术优势，尽最大可能避免出现质量问题，把业务外包工作做到位。
(5) 在承包施工过程期间，应对承包方的履约能力、施工质量等进行持续评估，看是否按合同约定进行施工，对工程进度、工程质量、技术要求、材料采购选择、工程设计改进等多方面进行评估。承包方无法履约并给甲方造成损失的应要求索赔，并追究相关责任人的责任。
为了确保企业外包业务管理以及内部控制规范体系建设工作的顺利开展，公司各单位、各部门之间应相互配合，相互制约，通力合作，按照科学、高效、真实、透明的原则，把业务外包以及其他内部控制工作做好，全面提升企业经营管理水平。
主要参考文献
[1] 财政部会计司. 企业内部控制规范讲解[M]. 北京：经济科学出版社，2010.
[2] 《企业内部控制配套指引》编写组.企业内部控制配套指引[M]. 上海：立信会计出版社，2010.
[3] 企业内部控制编审委员会. 企业内部控制配套指引解读与案例分析[M]. 上海：立信会计出版社，2010.
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[5] 杨宏斌. 业务外包的风险及对策[J]. 商场现代化，2006(9).
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