档案安全管理论文(2)
档案安全管理论文篇二
谈档案归档问题与档案安全管理工作
归档最通用的定义是存储有组织的数据。归档的目的是长时间存放有组织的数据集，确保其将来能够被精细地检索。归档时有一个十分重要的问题必须要考虑，那就是档案的安全管理工作。本文主要从档案的归档问题和档案的安全管理两方面入手，以期为相关工作人员提供参考。
一、档案的归档
(一)档案归档流程
1、整理档案：归档文件以件为单位，通常每份文件为一件，装入一个软卷皮。正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后。文件与文件之间要按照一定的顺序排列，如可以按时间、事由等顺序排列文件，一旦文件的排列顺序固定下来，文件的件号也就相应地出来了。
2、拆钉：为了文件能够长久保管，需要把文件的金属钉拆掉。
3、编写页码：文件材料以件为单位编写页码，凡有字的均算一页，页码用阿拉伯数字编写，正面页码写在文件右下角，反面页码写在文件左下角。另外，凡归档保存的材料，均使用黑笔书写，不可使用铅笔或圆珠笔等。
4、加盖归档章：在文件首页右上角空白处加盖归档章。
5、填写归档章：归档章的内容包括：年度、保管期限、类目、件号、页数五部分。
6、编制归档文件目录：归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
(二)档案归档制度
坚持档案统一管理的原则，认真执行档案管理制度，任何部门或个人不得据为己有。归档文件材料必须齐全完整、准确，保持文件材料之间的有机联系。区分保存价值，分类整理、立卷。案卷标题简明确切，便于保管和利用。各类文件材料的归档，应有文书部门或业务部门整理立卷。归档时间均按文件材料归档要求与归档范围的要求执行。归档份数，一般归档一份，主要的或利用频繁的文件材料归档两份(如发文、打眼文件等)。凡归档的文件材料，必须符合档案材料的归档规定，严禁用复写纸、铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水写归档材料，必须用碳素或兰黑墨水书写。文件和电报按其内容的联系合并整理立卷。
(三)归档范围
1、文书档案归档范围确定。学院档案室经过认真分析各归档单位(部门)的基本职能、主要业务流程和历年归档情况，拟定出各类档案的基本归档范围或基本归档内容(参照庆职院办发[2007]1号)，反馈到各归档单位进行核实，并由归档单位(部门)负责人签字确认后形成单位(部门)归档范围。
2、科学技术研究档案归档范围确定。依据科研项目计划确定归档项目。
3、建设项目档案归档范围确定。依据建设项目计划确定归档项目。
4、设备仪器档案归档范围确定。依据设备仪器引进和购置计划确定归档项目，与建设项目关系密切的设备仪器文件，归入建设项目档案。
5、声像档案归档范围确定。依据《大事记》确定重要事件，以及重要事件中的主要人物、重要会议、重大活动、重点项目的声像材料和专题片。
6、荣誉档案归档范围确定。依据《大事记》确定单位及个人受到上级部门表彰和奖励，以及上级领导和社会知名人士的题词等具有保存价值的实物范围。
二、档案的安全管理
档案归档很重要，但是如何确保使归档档案的安全，保证其绝密性，不被投机分子盗取利用，加强对档案工作的安全管理意义重大。
(一)档案的保密
1、保守档案机密是每个档案工作人员的神圣职责。
2、档案室设专用档案库房，配置专用档案橱柜存放档案。
3、档案室内应设置阅览档案室，建立监阅制度，防止失密、泄密。
4、档案库房和档案橱柜必须明确专人管理，钥匙由专管人员使用。档案人员工作调动时，必须办理交接手续。
5、档案人员不得将机密文件、档案资料带回家，或探亲访友，或出入公共场所。
6、不得擅自翻印、复印上级机密文件或资料，不得在私人通信或普通电话中涉及档案机密;不准向无关人员谈论、泄露有关档案内容。在立卷中形成的各种草稿、废纸等不得乱扔，一律按保密纸处理或销毁。
7、非档案人员不得进入库房，不得在库房中接待亲友。
(二)档案保存时的保护
温度和湿度是影响纸质档案材料老化变质的重要原因，调控、调节好库房的温湿度，是延长纸质档案寿命的重要措施。库房一般管理温度以14～18度为好。但我国夏季气温较高，可采取低温处理，确保纸质档案处于合适的温度环境中。
光是所有危害纸质档案中危害因素最为强的一种。纸质对抗光能力的强弱取决于其成分。现代制纸方法和纤维纯度对纸张耐光性影响极大，加上红外线、紫外线照射，以及光氧化作用，纸张变色、褪色，发粘、老化、变质。因此，应采取避光措施，避免阳光直射，应当将纸质档案在暗处保护。
根据纸质档案的性能特点，有针对性地进行保管。如对酸性较强的纸质，其抗虫害能力强，但又具有纤维成为容易分解、聚合度下降、韧性差等特性，应密封保管，对图纸、字画档案，根据其纸张材料特殊且幅面大易磨损破碎的特点，应折叠管饱或卷起保管，或推开平方保管。
(三)变成电子文献
纸质档案无论如何处理终究需要很大的代价，且无论如何都难以避免其脆弱性。电子技术应运而生为纸质档案管理寻找到了解决的一个途径。将可处理的纸质档案变成电子档案有其必要性。电子档案所占内存十分小，且易于复制、保存。虽说有一定的缺点，但是终究是档案保护的重要措施。
三、结语
档案具有凭证性、参考性、信息性、广泛性等特点，其作用意义十分重大，对其进行归档管理，并确保档案的安全是十分必要的工作。本文便针对档案的归档及安全保护进行了简单论述，以期为相关工作者提供一定的参考。
(作者单位：卫辉市教师进修学校)
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