浅谈医院财务电子信息失控原因及预防
【摘要】 医院财务电子信息作为会计电算化的一个分支,近些年发展迅速,但有些财务人员利用职务之便,进行着各种各样的违法活动,损害了国家的利益,医院必须建立完善的内控制度,才能杜绝违法行为的发生。
【关键词】 财务电子信息;失控原因;预防措施
随着计算机技术的广泛应用,利用计算机犯罪的现象时有发生,因它能给操作者带来直接的经济利益,尤其在财务领域这种状况就更为严重。医院财务电子信息作为会计电算化的一个分支,究竟采取怎样的控制措施,才能杜绝这些行为的发生呢?
一、财务电子信息失控现象及原因
财务电子信息化是指医疗机构广泛应用现代信息技术,有效开发利用信息资源,建设和发展先进的财务信息化设施,不断提高财务管理水平。目前,医疗机构财务信息化内容主要包括药品、门急诊挂号、门急诊划价收费、住院病人入出转、住院收费、物资、设备、财务会计和经济核算管理等财务电子信息系统模块。
(一)门急诊收费失控
门诊收费人员没有将全部的门诊收入上交,而是只交纳了其中的一部分。这种现象为什么会发生呢?主要原因有:1.医院所使用的收费系统软件设计不完善。医院的收费人员每日下班前要结账交款,而交款的依据是收费日结表,此表要收费人员每日工作结束后,按规定的步骤——生成、结账、打印来完成,不允许报表生成后到结账前再有费用发生,如果有费用发生的话,这部分费用就无法反应到日结表中,而是在每日的明细表中才有反应,但明细表又不作为交款的依据。2.审核制度不完善。上述情况的发生,如果医院出纳人员在收取门诊收费人员交款时,不只以日结表为依据,而是将电脑里的明细表与日结表同时进行核对,就不会有门诊收费人员的贪污行为发生了。
(二)住院退费失控
住院处工作人员随意减、退住院病人费用,与住院病人勾结从中渔利。造成这种现象的原因:1.授权制度不完善。住院处一般工作人员不应有此权利。如果有,也应该通过层层授权来完成。比如财务负责人授权于住院处负责人,住院处负责人再授权于住院处工作人员,这样犯错误的机率就很小。2.审计人员工作不到位。不能按每月抽查病人退费明细,与病例进行核对,查看退费的真实性。
(三)药房药品管理失控
住院病人使用药品随意更换,住院病人明细表中所列药品,已不是病人住院时真正使用的药品,这种现象主要发生在参加各种医疗保险的病人身上。通过药品更换,将医保病人不可报销的药品(一般是丙类药品)更换成可报销的药品(一般是甲类药品),套取国家医保资金,使社会医保基金入不敷出,给国家财政带来巨大压力。参与者一般是药房财务人员、病区医务人员、患者。造成这种现象的原因是:1.信息系统软件设计不完善。2.不相容职务没有相互分离,进药、发药、退药、药品盘亏盘盈由同一人完成,没有互相牵制分工。
(四)财务报表数据失控
财务报表要真实的反映一个医院整体经济运行情况,但经过调整后的财务报表其真实性已不存在,上级主管部门、财政部门通过这样的报表得到的数据已带有很多的人为因素。其原因:1.财务软件设计有缺陷,生成报表的模版可随意改动。2.外部审计人员审计水平、审计方法有限,对此类错误行为无法发现,就很难查处。
二、财务电子信息失控的预防措施
(一)门急诊收费失控预防
针对门急诊收费系统失控的现象,主要措施:1.完善收费系统软件。购买软件前要进行认真的调研、进行小范围的试验,从源头上尽量做到完善。2.提供至少两种不同的方式统计数据。通过HIS系统收费,不同于手工收费,直观性较差。怎样才能确保收费人员将全部收入已上交医院了呢?并不是选择了自认为比较完善的收费软件就保了险,还不能忽视制度管理。有些问题是软件开发人员和管理人员都还没有发现的,而最先发现问题却是从事此项工作的收费人员。因此采取从不同的数据来源取得数据,生成可以互相印证的几张报表,就可以很大程度上避免此类情况的发生。
(二)住院退费失控预防
主要方法应是不相容职务相互分离和授权批准控制。这是确保财务电子信息化内部控制有效实施之一。应用专门的授权模块,合理设置岗位,明确相关岗位的职责、权限,确保不相容职务相互分离,从而加强制约和监督。
(三)药房药品管理失控预防
造成药房药品管理失控的原因是多方面的。对于病人通过换药可以达到既使用了医保目录以外的药品(通常是进口药品、价格高昂的药品、保健药品),又不影响自己的报销比例;对于病区通过换药可以留住病人,病人多住一些时间病区就可以多获得一些收入,以达到两全其美的效果,但吃亏的是医院和国家。对于这种情况的控制应采取:1.加强思想和道德品质的教育,不要为了个人和小集体的利益而损害医院的形象和国家的利益。2.完善授权管理制度,涉及退药的请示必须由病区主任和药房主任双重审批。3.加大内审力度,选派计算机水平较高的审计人员从事此项工作,一经查实严肃处理。
(四)财务报表数据失控预防
财务报表数据模版改动的问题关键也是不相容职务相互分离和授权控制。财务软件使用初始就涉及到授权和分工的问题,财务科长可以作为电算主管,对财务软件有使用修改模板权。但在分工时必须遵守不相容职务相互分离原则,制作凭单和账目的人就不应有修改模版的权利,以保证数据的准确性、安全性。
医疗单位要想保证财务电子信息真实、准确、安全、完整,每一项控制措施都不是孤立的。每所医院财务电子信息运行既有共性又各不相同,这就要求管理者在工作中不断地发现问题,及时总结经验,严格执行卫生部颁布的《医疗机构财务会计内部控制规定》,使医疗机构的财务信息良性运行。
【参考文献】
[1] 《医疗机构财务会计内部控制规定讲座》[M].企业管理出版社.
