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秘书日常接待礼仪

丛俊分享

  对于直接为领导者服务、代表着单位和组织形象的秘书人员来说,增强礼仪观念、提高礼仪素养显得尤为重要。你知道秘书日常接待礼仪常识吗?下面和学习啦小编一起来学习一下秘书日常接待礼仪的知识。

  秘书日常接待礼仪

  接待来客是秘书最频繁的日常事务之一。秘书是代表单位接待来客的,其接待态度如何, 直接影响着单位的形象,决定了来客对单位的印象,关系着业务能否顺利进行。所以,秘书应当尽量做到让每一位来客满意而归,这就得掌握接待的基本礼节。

  一、打招呼

  当客人到来时,秘书应马上停下手头的工作,抬起头,礼貌而热情地招呼来客。打招呼的用语要正式规范。秘书说话时声音应舒缓,咬字吐音要清楚。表达要简洁流畅。

  二、招待

  秘书日常接待的来客大致分事先约好的和没有预约的两种。对经过询问、甄别,没必要由领导人会见,或经请示后领导人无意会见的来客,秘书可以婉言拒绝。对初次来访的人,引见时,秘书要走在来客左前方一尺处,并随时转头注意客人,引导方向。

  1、座次

  秘书引导或陪同客人去面见领导时,到达接待室后应将客人引至上座的位置上。引导就座时,长沙发优于单人沙发,沙发椅优于普通椅子,较高的座椅优于较低的座椅,距离门远的为最佳的座位。

  2、奉茶

  上茶应在主客未正式交谈前。正确的步骤是:双手端茶从客人的左后侧奉上。要将茶盘放在临近客人的茶几上,然后右手拿着茶杯的中部,左手托着杯底,杯耳应朝向客人,双手将茶递给客人同时要说“您请用茶”;

  奉茶的顺序:上茶应讲究先后顺序,一般应为:先客后主;先女后男;先长后幼。

  奉茶的禁忌:尽量不要用一只手上茶,尤其不能用左手。切勿让手指碰到杯口。为客人倒的第一杯茶,通常不宜斟得过满,以杯深的2/3处为宜。继而把握好续水的时机,以不妨碍宾客交谈为佳,不能等到茶叶见底后再续水。

  秘书服饰礼仪要求

  秘书人员的着装既要体现实用性,也要体现装饰性,体现个体自身的审美素质和组织形象。要昼把服饰的自然属性、社会属性、情感属性与秘书公关活动的礼仪属性结合起来,尽可能避免因自己着装不当而使企业的声誉蒙受损失。

  1、服饰要以简洁为美

  简洁是当今服饰发展的大方向,服饰越简洁、越流畅,其美学效果就越好。秘书人员工作比较繁重,服饰过于烦琐不但不利于工作上轻装上阵,还会让人当做“花瓶”“摆设”看待。而简洁的服饰则会给人一种轻松、明快之感,有利于人际间的沟通。

  2、扬长避短

  秘书人员选择服饰一定要注意扬长避短,尽量避免穿戴与自己体形不协调的服饰,这样才能充分展示自己身材的长处,使自己充满自信地出现在各种社交场合。

  3、体现个性

  人们戏言“鞋合不合适,只有脚知道”,说的就是着装要因人而异。一件同样的衣服穿在不同的人身上会产生不同的效果,这是因为不同的人性格气质不同造成的。所以,穿什么衣服应根据个人的特点而定,只有使衣着与自己的年龄、性别、肤色、体形等特点相适应,特别是和自己的性格、气质、个性特征相吻合才是得体的。

  秘书电话礼仪

  一、接听电话前

  1、准备笔和纸:如果大家没有准备好笔和纸,那么当对方需要留言时,就不得不要求对方稍等一下,让宾客在等待,这是很不礼貌的。所以,在接听电话前。要准备好笔和纸。

  2、停止一切不必要的动作:不要让对方感觉到你在处理一些与电话无关的事情,对方会感到你在分心,这也是不礼貌的表现。

  3、使用正确的姿势:如果你姿势不正确,不小心电话从你手中滑下来,或掉在地上,发出刺耳的声音,也会令对方感到不满意。

  4、带着微笑迅速接起电话:让对方也能在电话中感受到你的热情。

  二、接听电话

  1、三声之内接起电话;

  2、主动问候,报部门介绍自己;

  3、注意接听电话的语调,让对方感觉到你是非常乐意帮助他的,在你的声音当中能听出你是在微笑;

  4、注意接听电话的措辞,绝对不能用任何不礼貌的语言方式来使对方感到不受欢迎;

  5、转接电话要迅速:每一位员工都必须学会自行解决电话问题,如果自己解决不了再转接正确的分机上,并要让对方知道电话是转给谁的。

  6、电话留言要遵循5W1H原则: When何时、Who何人、Where何地 、What何事、Why为什么、HOW如何进行等。

  三、打电话礼仪

  1、确定合适的时间,当需要打电话时,首先要考虑此时此刻对方是否方便听电话,应该选择对方方便的时间打电话,尽量避开在对方忙碌或是休息的时间打电话。

  2、开头很重要

  无论是正式的电话业务还是一般交往中的不太正式的通话,自报家门是必须的,这是对对方的尊重,即使是你熟悉的人,也应该主动报出自己的姓名,因为接电话方往往不容易通过声音准确无误的确定打电话人的身份。

  3、通话尽量简单

  在工作电话中一般一个电话最常三分钟,超过三分钟应该改成其他的交流方式。

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