采购谈判策略与技巧(2)
12.谈判的策略：
(1)质量：质量的传统解释是“好”，或“优良”，对本公司采购人员而言，质量的定义应是：“符合买卖双方所约定的要求或规格就是好的质量”。故采购人员应设法了解供货商对本身商品质量的认知或了解的程度，管理制度较完善的供货商应有下列有关质量的文件：
产品规格说明书(PRODUCT SPECIFICATION)
品管合格范围(ACCEPTABLE QUALITY LEVEL)
检验方法(TESTING METHODS)
采购人员应尽量向供货商取得以上资料，以利未来交易，通常在合约或订单上，质量是以下列方法的其中一种来表示的：
市场上商品的等级
品牌
商业上常用的标准
物理或化学的规格
性能的规格
工程图
样品(卖方或买方)
以上的组合
采购人员在谈判时应首先与供货商对商品的质量达成互相同意的质量标准，以避免日后的纠纷或甚至法律诉讼。对于瑕疵品或仓储运输过程损坏的商品，采购人员在谈判时应要求退货或退款。
(2)包装：包装可分为两种：“内包装”(PACKAGING)，及“外包装”(PACKING)内包装是用来保护、陈列、或说明商品之用，而外包装则仅用在仓储及运输过程的保护。在本公司自选式量贩的营业方式，包装通常扮演非常重要的角色。
外包装若不够坚固，仓储运输的损坏太大，降低作业效率，并影响利润。外包装若太坚固，则供货商成本啬，采购价格势必偏高，导致商品的价格缺乏竞争力。
设计良好的内包装往往能提高客户的购买意愿，加速商品的回转，国内生产的产品在这方面比较差，采购人员应说服供货商在这方面改善，以利彼此的销售。
基于以上的理由，采购人员在谈判包装的项目时，应协调对彼此双方都最有利的包装，否则不应草率订货。
对于某些商品若有销售潜力，但却无合适的自选式量贩包装时，采购人员应积极说服供货商制作此种包装，供本公司销售。
(3)价格：除了质量与包装之外，价格是所有谈判事项中最重要的项目。本公司在客户心目中的形象就是高质量低价格，若采购人员对任何其所拟采购的商品，以进价加上本公司合理的毛利后，若自己判断该价格无法吸引客户的购买时，就不应向该供货商采购。
在谈判之前，采购人员应事先调查市场价格，不可凭供货商片面之词，误入圈套。如果没有相同商品的市价可查，应参考类似商品的市价。
在谈判价格时，最重要的就是要能列举供就商产品经由本公司量贩销售的好处，这些好处包括：
(a)大量采购。(但不可一开始就告知公司可能订购的数量，以免让对方知道本公司的进货能力，也就是说尽量以笼统的方式向供就商说明本公司的采购数量比一般连锁的零售商大很多。)
(b)铺货迅速。(零售商、餐饮业、公司行号或机关团休主动到本公司进货，可节省供货商新产品或促销品的铺货的成本，并加快铺货及流通的速度。供货商并可派人到卖场示范解说，提高专业客户的进货意愿。)
(c)节省运费。(供货商不必挨家挨户送货，通常可节省占营业额3-10%的仓储运输费用。)
(d)稳定人事，降低销管费用。(供货商不必再受业务人员流动率过高的困扰，因为本公司实施计算机作业，主动向供货商订货及付款，供货商可减少占营业额10-20%的销管费用。)
(e)清除库存。(供货商可透过本公司快讯的促销方式，将其滞销品或库存过高的商品迅速的出清库存。)
(f)保障其市场。(本公司采行限制供货商家数的政策，故一旦与本公司来往，其它竞争厂牌就被排拒在外，由于零售商或专业客户都积极主动来本公司进货，本公司销售的商品其市场占有率会因而提高。)
(g)沟通迅速，并节省广告费。(透过本公司快讯与专业客户作最直接而有效的沟通，节省供货商在其它广告媒体的投资。)
(h)付款迅速，并减少应收帐款管理费用。(由本公司主动付款汇入供货商银行帐户，减少供货商应收帐款管理费用，并可规避倒帐的风险，以及避免倒帐货外流的影响。)
(i)不影响市价。(由于顾客都是专业客户，一般消费者没有本公司会员卡无法来本公司购买，不会对市价造成影响。)
(j)外销机会。(广州市每年均有春季及秋季交易会，有大量国外买主会前来本公司量贩广场参观，供货商外销机会大增。)
(k)齐步茁壮。(本公司在中国将逐步提高投资额，对中国流通业的现代化具有使命感与积极的承诺，供货商可与本公司一齐成长，互蒙其利。)
价格谈判是所有商业谈判中最敏感的，也是最困难的项目，但愈是困难的项目，令人愈觉得挑战性，这也是采购工作特别吸引人之处，本公司采购人员应体认这一点，运用各种谈判技巧去达成这项艰巨的任务。
(4)订购量：在本公司分店数仍少的时候，订购量往往很难令供货商满意，所以在谈判时，应尽量笼统，不必透露明确的订购数量，如果因此而导致谈判陷入僵局时，应转到其它项目谈。在没有把握决定订购数量时，采购人员不应采购供货商希望的数量，否则一旦存货滞销时，必须降价出清库存，因而影响利润的达成，以及造成资金之积压及空间之浪费。
(5)折扣(让利)：折扣通常有新产品引进折扣、数量折扣、付款折扣、促销折扣、无退货折 扣、季节性折扣、经销折扣等数种。有些供货商可能会由全无折扣做为谈判的起点，有经验的采购人员会引述各种形态的折扣，要求供货商让步。
采购人员应向供货商说明本公司的顾客都是零售商及专业客户，换句话说专业客户都是很会精打细算的，若供货商的折扣数无法大到让本公司的商品售价能吸引他们上门，就算我们向供货商订货，这一关系也不可能会持久，这种交易反而不利于本公司的价格形象，故最好不要向该供货商采购。
(6)付款条件：付款条件与采购价格息息相关，在国内一般供货商的付款条件是月结30～90天左，采购人员应计算对本公司最有利的付款条件，对于惯于外销的供货商，一般的付款期限比较短，有的甚至要求现金。但这全凭采购人员的经验与说服力。
在正常情况下，本公司的付款作业是在单据齐全时，按买卖双方约定的付款条件。电汇汇入供货商的银行户头，这是本公司的一大优势，因为一般国内的零售商在付款时，总是推三托四，找一大堆借口，延迟付款，造成供货商财务调度的困难。
(7)交货期：一般而言，交货期愈短愈好，因为交货期短，则订货频率增加，订购的数量就相对减，故存货的压力也大为降低，仓储空间的需求也相对减少。至于有长期承诺的订购数量，采购人员应要求供货商分批送货，减少库存的压力。
由于本公司计算机计算订单数量的公式中，交货期是个重要的参数，采购人员应设法与供货商谈判较短的交货期，降低存货的投资。
(8)交货时应配合事项：本公司系超大型的货仓自选商场，商品的进出量极大，若供货商无法在送货作业上与本公司密切配合，将使本公司的收货作业陷于瘫痪。本公司的收货月台通常可容纳十几辆货车，故收货部门有专人按日期及时段安排供货商交货的时间。采购人员在谈判时，必须很明确将此一作业方式向供货商说明清楚，并要求供货商承诺，否则日后一旦供货商无法实现时，合作关系将大打折扣。
(9)售后服务保证：对于需要售后服务的商品，例如：家电产品、事务机器、计算机、手表、照相机等，采购人员最好在谈判时要求供货商在商品包装内提供该项商品售后服务维修的单位名单(包括电话与地址)之保证单，以使客户日后发现他所购买的商品须要维修时，能直接与附近商店连络，免得本公司卖场人员疲于应付维修问题。
若采购人员是与水货进口商谈判时，必须要求水货进口商提出有能力做好售后服务保证的证明，并在商品包装内提供保证单，否则空口说白话，事情发生后，财务损失是小，本公司信誉损失是难以用金钱来衡量的。
(10)促销活动：本公司快讯是本公司的一大武器，此一促销利器在全世界各地都无往不利，但这全赖采购人员选择的商品是否正确，以及售价是否能吸引客户上门。在策略上，通常本公司会在促销活动之前一两周停止正常订单的运作，而刻意多订购促销特价的商品，以增加利润，除非采购人员无法取得特别的价格。
在促销商品的价格谈判中，采购人员必须了解一般供货商的行销费用预算通常占营业额的10-25%，供货商不难由此预算拔出一部分作为促销之用，比较常用的方法是多给相同商品免费赠品，例如买一打赠三瓶。
(11)广告赞助：(ANDVERTISING CONTIBUTION)：为增加本公司的利润，采购人员应积极与供货商谈判争取更多的广告赞助，本公司所指的广告赞助，有下列几项：
本公司快讯的广告赞助
停车场看板的广告赞助
购物车广告板的广告赞助
卖场标示牌的广告赞助
端架的广告赞助
其中以第一项“本公司快讯的广告赞助”为最大。由于本公司快讯的印刷及邮寄成本很高，依国外量贩店之经验，约80%之成本系由供货商来支付，采购人员应要求供货商赞助此种费用，广东省每年商业广告费高达40亿人民币，供货商通常都愿意由其广告预算中拔出一部分作为本公司的广告赞助。
(12)进货奖励(RETROSPECTIVE BONUS)：进货奖励与数量折扣是有区别的。进货奖励是一段时间达成一定的进货金额，供货商给予的奖励，这是家电及某些行业惯用的行销方式，而数量折扣是指单次订货的数量超过某一范围时所给的折扣。
依其它国家的采购人员的经验通常都要求供货商可给予进货金额1-10%的进货奖励(以月、季、或年度计算)，供货商因业绩之需求很乐意提供此种奖励。此种奖励对本公司之利润提升大有助益，有些商品可能供货商因种种原因不愿以低的价格供应时，采购人员为增加利润，应积极与供货商谈判要求更高的进货奖励，但切忌为了争取奖励、而增加不切实际的采购数量，结果库存压力大增，甚至季节过后必须打折求售，这种情况采购人员不如不要进货奖励。
采购谈判本身是很复杂的，因为谈判对象、供货商规模、谈判项目都不同，但采购人员只要灵活运用以上所述的技巧与策略，在谈判中将不难一一克服困难。经验、机智、与毅力都是采购人员在谈判中所须要的。
