保险代理公司经营思路和业务管理(5)

　　第五章 业务档案的管理

　　一、业务档案的管理原则

　　1、统一领导、分级管理、确保各类档案的完整、准确、安全，便于有效地利用;

　　2、档案管理根据档案的分类执行专门的管理办法;

　　3、文书档案和电子档案应同时并存，并应留有备份;

　　二、业务档案的内容及保管

　　1、建立详细的业务档案，记录投保人的姓名或者名称、保险险种、保险费交付时间、佣金金额和收取时间、保险金或保险赔款的交付时间等信息。

　　2、妥善保管业务档案，有关业务经营活动的原始凭证及有关资料，保管期限自保险合同终止之日起计算，不得少于10年。

　　三、业务档案的分类

　　1、按事由分类，一事一卷或数卷;

　　2、按机构立卷，各单位所属文件分别立卷;

　　3、按文件材料的自然形成规律，按年度分类。

　　四、业务档案的借阅和复制

　　1、借阅档案须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，要在借阅登记时说明;

　　2、借阅一般业务档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档;

　　3、凡属保密业务档案借阅、摘录和复制，须经公司总经理批准方可进行;

　　4、保密档案只能在公司内借阅、摘录和复制，不得带出公司。

　　五、业务档案的销毁

　　1、任何组织或个人非经允许无权随意销毁业务档案材料;

　　2、若按规定需要销毁时，凡属保密档案须经公司总经理批准后方可销毁;

　　3、经批准销毁的公司档案，管理人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督 销毁。