浙南私营企业秘书文秘人员状况调查与分析

　　改革开放三十年以来,随着我国经济改革的深入,私营企业得到飞速发展,私企秘书作为一门新兴职业迅速增长,丽水职业技术学院作为坐落在浙西南的一所全国优秀高等职业技术学院文秘专业,我们的宗旨是培养适应中小型企业,特别是中小型私营企业需求的优秀的秘书人才。自开设以来,我们已经向社会和企业各界输送了几百名秘书人才。秘书人员的状况是秘书的培养者和培养对象最关心的问题之一,鉴于此,我们深入浙南中小型私营企业,进行全面、广泛的调查,了解企业对文秘人才的需求,掌握企业秘书人员的生存和发展状况。为今后秘书人才的培养提供基础。本次调查通过问卷调查的方法,调查范围主要针对丽水市和温州市一百多家中小型私营企业,共发出问卷106份,收回98份,回收率达到92.45%。经过认真综合、归纳、分析,现将这次调查的情况和基本结论反映如下。

　　1.浙南私营企业秘书人员的基本特点

　　第一,秘书以年轻女性居多。根据调查结果,女秘书占75%,男秘书占25%,男女比例为3:1。可见,就现阶段而言,在私营企业,特别是中小型私营企业中,女秘书普遍收到青睐。女性的细腻、耐心等优良品质也使其在秘书岗位上有着突出表现。另外,对秘书年龄的调查发现,23岁—27岁年龄层次的秘书占了总数的60.94%,而35岁以上的秘书只有14.06%,私营企业的秘书年龄较年轻。在以往人们的观念中,私营企业的秘书多数是年轻貌美的女性,通过调查发现私企的秘书的外部特征符合人们对私营企业秘书的印象。

　　第二,秘书的从业年限普遍较短,人才流动性较大。根据调查数据,从事秘书年限在2年以下的占50%,3年至5年的占43.54%。当问及对秘书职业的发展前途时,只有84.75%秘书认为很有前途,有15.25%秘书认为没有什么前途。有67.2%的秘书回答当出现其他机会时会考虑跳槽或转行,只有12.5%秘书回答要继续坚守岗位,这说明秘书的工作心态不稳,秘书行业的人才流动性较大。根据调查发现,秘书的月收入集中在1000元以上,2000元以下,月收入在3000元以上只占11.11%。当问及对收入是否满意时,有21.88%的秘书回答满意,有7.81%的秘书回答很不满意,70.31%的秘书认为一般。可见,秘书的待遇较低也是导致秘书跳槽、转行的一大原因。要留住好的秘书人才,要发展和壮大秘书职业,提高秘书的待遇是当务之急。

　　第三,秘书人员的非秘书专业倾向和学历层次较高。根据调查,有33.3%的秘书原来学的经济或企业管理相关专业,有34.85%的秘书来自其他专业,只有19.70%的秘书是文秘专业毕业,还有12.12%的秘书原来学的中文相关专业。对秘书的学历的调查发现现有秘书的学历层次较高,高职或大专学历的占了61.54%,本科文凭的占21.54%,其中研究生占到3.08%。呈现出文化程度较高,专业程度较低的特点。从《企业管理层对文秘人员要求的调查问卷》中显示,当问及“你选择秘书最看重的是什么”时,选择学历的只占7.89%,认为经验、能力最重要的占到46.50%。由此看来,许多单位选用秘书,并不是非秘书专业、非高学历不可,企业管理者看重的是实际的工作能力和综合素质。比较秘书专业毕业的秘书人员与非秘书专业出身的秘书人员,前者虽在秘书专业知识领域有一定优势,但知识面往往较窄,缺乏对多学科的了解,在企业并一定就受到重用;而后者往往缺乏对秘书专业的训练,适应秘书工作往往需要较长时间。

　　第四,秘书的社会地位有待提高。有64.15%的企业管理人员和49.21%的秘书不知道有国际秘书节,有27.78%的企业管理人员认为秘书人员在单位作用不大,有15.25%的秘书觉得秘书职业没有发展前途。一个职业群体的节日,如教师节,护士节等,它是社会对该职业及职业人群的一种认可和尊重。为了肯定秘书的贡献,1952年,两位美国资深秘书提议设立秘书周和秘书日。1955年,美国正式将秘书周定在每年4月份最后一个完整的星期,而这周的星期三为秘书节。 时至今日,世界各地都会在4月份庆祝属于秘书和行政工作人员的节日。在一些国家,秘书节当天,所有的秘书都有假期,还会收到上司送的鲜花和贺卡。但是调查显示,大部分秘书和企业管理者竟然不知道有秘书节,这说明,第一、秘书这个节日在我国没有普及,但没有普及的背后也正说明秘书这一职业在社会上被认可和尊重的程度尚浅。第二,这样的数据显示,秘书缺乏应有的社会地位,甚至是秘书人员自身也对自己的社会地位处于漠然的态度,这就不得不触发我们去思考、去重视了。

　　2.私营企业管理层对秘书人员的新要求

　　第一,用人的性别标准、年龄要求正发生悄然的变化。在对企业管理层的调查中发现,有64.15%的领导选择秘书偏向于女性,有30.19%的领导对秘书的性别无所谓。这与现实中人们普遍认为私企秘书都是年轻貌美的女性的观念不同,私企的管理者对秘书的性别的要求正慢慢变弱,更注重秘书的实际工作能力,而不是性别或是外在形象。对企业管理层的调查发现,企业领导觉得秘书的适宜年龄为:27岁—35岁的占62.26%,35岁以上的占20%。当问及您选择秘书时最看重的是什么时,有46.50%的管理者选择“工作经验和能力”,只有8.77%和6.14%的管理者选择了“年龄”和“仪表”。有可见,秘书职业并不是像以前人们认为的那样受到太多的年龄的限制,那种认为秘书是靠吃“青春饭”和“秘书职业干不久”等观点正逐步发生着改变。

　　第二,秘书人员领悟能力受重视。秘书人员认为办公自动化能力、办公室事务处理能力、信息收集与处理能力最重要。而当企业管理层被问及秘书岗位需要掌握的职业素质时,管理层认为传统的办文、办事能力非常重要外,还特别提出秘书的“领悟能力”非常重要。根据《新华字典》的解释,领悟是指“理解体会”,《现代汉语辞典》中解释为“体会、解悟”。根据德国心理学家苛勒的“领悟说”之学习理论,他通过对猩猩的长期观察和研究,发现动物解决问题不是试误的渐进过程,而是突然顿悟的结果,这种顿悟不是对个别刺激的个别反

　　应,而是对整个情景、整体关系的理解。人类的学习也主要是靠领悟。一个优秀的秘书人才,具备较高的领悟能力是其不可或缺的能力。可见,在提高秘书的人员的秘书专业技能的前提下,提高秘书的领悟能力是非常重要的。

　　3.相应的对策和建议

　　(1)提高秘书社会地位

　　第一,呼吁全社会关注秘书人员的工作现状,重新认识秘书的工作性质,改变以往对秘书职业的负面认识,逐渐营造尊重、理解秘书职业的良好社会氛围。如可以宣传每年一度的国际秘书节,让更多的人知道秘书节,发动管理者在秘书节给秘书送去温馨祝福,就像学生在教师节给老师送祝福一样,号召更多的人士去尊重、关爱秘书。

　　第二,建立科学的用人机制和激励机制。特别是一些中小型私营企业有任人唯亲、只用不养的弊端,秘书人员得不到重用和培养,其积极性和创造性得不到发挥,再加上户口、住房、医疗保险等一些后顾之忧得不到解决,致使秘书人员稳定性差、流动性大。这对企业,特别是尚在发展壮大中的中小型企业是极为不利的,要改变这一现状,企业本身必须正视问题,改变以往的短视行为,建立起科学的用人机制和激励机制,提高秘书在企业中的地位,将有利于发挥秘书的主观能动性,积极工作,实现自我价值。

　　第三,提高秘书人员待遇。据调查发现,只有21.88%的秘书表示对目前的收入满意,(下转第18页)(上接第14页)这一数据显示,还有78.12%的秘书对自己目前的收入不满意,待遇过低势必造成秘书人心不稳,导致秘书人才的流动性频繁,对单位的忠诚度降低,甚至导致工作质量的下降,这对企业的发展是极为不利的。

　　(2)改革秘书职业教育,开展秘书职业培训

　　秘书人员的非秘书专业倾向表明:秘书专业人才在各单位仍有需求空间,同时,需要加强对非秘书专业的秘书人员的专业训练和培训力度。

　　第一,在秘书专业人才的培养方面,以能力培养为主线,加强专业主干课程建设,以培养实践能力为核心,通过课堂实践、课程实训、假期和毕业实习等多种形式,多种渠道,让准秘书们提早接触秘书实务,积累经验,缩短岗前适应期。

　　第二,加强在职秘书社会短期培训工作。据调查,只有19.70%的秘书是文秘专业毕业,而秘书是一项专业性、技术性很强的工作,知识更新快,能力要求高,是一种需要在实践中学习和提高的职业。调查发现,有80.31%的在职秘书表示非常愿意参加相关的继续教育或文秘培训。政府部门应利用契机,加大力度,利用各种社会资源开展在职秘书的定期的短期培训,如开办各类社交礼仪、办公自动化技术、心理学、法律、外语等方面的培训,改善在职秘书知识、技术落后的局面。

　　第三,加强对准秘书及在职秘书的情商教育和培训。通过调查发现,领导对秘书人员的“领会能力”提出较高要求,所谓领会能力是指体会、解悟事物的能力,包括对领导交办的事情的领会,对工作中接触对象即人的各种行为、情绪的领会等,要提高秘书对事物的体会和解悟能力,需要具备较好的分析问题的认知能力外,还需要秘书人员具备较高的情商,情商主要反映一个人感受、理解、运用、表达、控制和调节自己情感的能力,以及处理自己与他人之间的情感关系的能力。只有具备较高的情商,才能把握事物本质,更好地领会领导的意图。那么,在对准秘书和秘书人员进行教育和培训过程中,需要加强对其情商的开发,如增设心理学课程。