浅谈高校科研档案的科学管理

摘要：档案管理在高校教学、科研、管理和文化建设等方面发挥着越来越重要的作用，以科学的态度加强对该项工作的管理非常重要。本文就高校科研档案的科学管理谈几点浅见。
　　关键词：档案管理；科研档案；规范化
　　
　　随着高等院校科学研究水平的不断提高和科学技术的飞速发展，高校科研档案作为重要的信息资源得到了社会的普遍认同和重视。并在高校教学、科研、管理和文化建设等方面发挥着越来越重要的作用，成为高校事业发展不可缺少的重要部分。高校科研档案是高校科研活动的历史记录，它记载反映了科研活动的过程和成果，是储备科技信息和科技知识的主要载体．为实际科学研究提供理论依据，具有重要的参考价值。
　　借助于档案，我们就能够更好地去了解过去，把握现在，预见未来。在加速科技进步的进程中，档案管理应不断丰富高科技实用信息，不断拓宽档案的利用范围，不断集中各方面信息，加以利用，形成良性循环。因此积极探讨高校档案工作的新思路，以科学的态度加强对该项工作的管理非常重要。下面就针对如何加强对高等院校科研档案的科学管理，谈几点个人浅见。
　　
　　1 对科研档案的管理，要抓住几个关键环节
　　
　　首先，科研档案管理人员，必须在服务意识、文化素质、科研管理方式和方法等方面要有所创新，才能适应科技创新型社会发展的新要求。要加强科研档案管理人员的自身建设，提高档案管理人员的业务素质，树立开放服务意识和为科研服务的观念，开阔思路，着眼于由内转向外，扩大科研档案资源共享范围。尽可能参与科研活动，适时了解和掌握科研第一手资料，从源头做起，确保科研档案质量。增强工作的责任感，以认真负责的敬业精神和良好的职业道德，面向本单位、面向社会，为经济建设、为学校发展提供优质服务。从而提高科研档案工作在社会上的声誉和地位，只有这样科研档案工作才能够开创新局面，做出新成绩。
　　其次，要增强科研人员的档案意识，使人们充分认识科研档案的价值。高校科研人员是科研档案形成的主体，其档案意识的提高，将会使高校科研档案的管理工作迈上一个新台阶。所以要求科研人员都要把科研材料归档看作是自己的义务，是自己工作中不可缺少的一部分，也是为科研档案的发展创造良好的必要条件。
　　再有，实行现代化管理。科研档案管理现代化是科研档案管理规范化的重要手段。在现代科学技术飞速发展的今天，仅靠原始的手工操作，难以满足高校科研发展的需要。科研档案规范化管理必须依据现代管理理念，依托计算机和网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合，运用计算机、光盘、复印机，多媒体等先进技术和设备参与到科研档案的收集、整理及加工各种科研档案资料的工作中去，从而实现科研档案管理的规范化、标准化、系统化。
　　
　　2　规范高校科研档案的管理模式．保护知识产权
　　
　　作为高校科研档案信息的管理者，既要注重对档案信息资源自由阅览、下载、复制、转载的合法权利的保护，同时也要对非法利用行为进行控制。严格遵守有关科技保密的规定，正确划分密级，合理确定使用范围，从而保证科技机密和档案的安全，维护本单位和科研人员的知识产权。注重保护好知识产权人的合法权益，正确处理管理利用与保密的关系，避免不必要的知识产权纠纷和损失。
　　首先，建立高校知识产权科研档案的统一管理制度，保证真实、完整全面地记录所有知识产权的获取、维持、转让等社会活动过程，以合理利用及科学地管理知识成果。对知识产权活动记载过程的文件进行归档保存，集中统一管理，建立一种正常的知识产权的应用秩序，保护知识产权，以利于科学技术的推广利用。其次，确定课题负责人归档责任制，由课题负责人主持立卷归档。做到下达计划任务与提出科研文件、材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成的情况同步；验收、鉴定科研成果与验收鉴定课题档案材料同步；上报登记和评审奖励科研成果与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。课题负责人负责科研文件材料的形成、积累、立卷，建议保管期限、密级的确定，填写科研档案简介等，科研档案部门要根据归档范围，规范收集归档工作流程，并且要提前介入，超前控制，确保科研档案完整、准确、系统和安垒。档案工作者负责监督指导和管理，保护原有档案的完整性，保密性，确保科研资源和知识产权不流失，不受侵犯。

3　实现科研档案规范化
　　
　　科研档案管理现代化是科研档案管理规范化的重要手段。科研档案规范化管理必须依据现代管理理念，依托计算机和网络技术实现科研档案管理的电子化、网络化，将现代办公技术与科研档案管理相结合，从而实现科研档案管理的规范化。这是达到科研档案管理现代化的重要环节，首先，必须做到科研文件的形成、归档的规范化。具体是科研项目的申报书、合同书、委托书、项目的审批文件、方案论证等文件；研究实验阶段中的各种载体的重要原始记录、实验报告、实验数据、调研报告、查新报告、专利申请的有关文件材料；鉴定、验收阶段中的工作报告、研究报告、发表论文、著作、鉴定证书等，成果申报奖励阶段中的成果登记证书、奖励申报书、成果应用证明，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。归档的案卷，要求做到内容真实、字迹工整、图样清晰，有利于长期保存。其次，要明确立卷归档的重点．在实际工作中注意区分文件和资料，特别注意区分内容、形式、作用等相似的资料，减少档案资料的重复和冗余，不该归档的文件不能混入，同时注意防止应该归档文件的散失。此外，还要注意案卷装订的质量，利于分类检索，便于档案规范化管理。
　　
　　4　提高各级领导的科研档案意识．加强科研档案工作队伍建设
　　
　　首先，高校各级领导应当以重视科研工作的态度重视科研档案的管理，科研档案管理虽然是科研工作的最后一个环节，但却是一个总结性的环节，记录性的环节，并且从科研课题立项就需要重视的环节。它是一项技术性很强的工作。各级领导应该加强对科研档案的管理力度，在制度、人财物上给予支持，并且要保证本单位严格执行国家及地方的一系列科研档案管理的规章制度。要加强对所有科研工作者进行档案法律规章的宣传教育，必要时应以培训形式对他们进行档案知识教育。只有领导重视，高校科研管理工作才能顺利开展，有效地发挥其功能。其次，要确保每一所高校都有一支健全的科研档案管理队伍。应当建立相应的机构，配备与业务工作量相适应的专兼职管理人员。科研档案工作者不同于文书档案管理人员，不仅要有档案管理专业知识，还要有一些自然科学知识，以及专业知识，以便了解、管理、开发、利用科研档案，为科技工作服务。近几年科研档案的数量迅速增加，管理手段变化很快，随着科技是第一生产力的深入人心，社会对科研档案的需求量越来越大，科研档案人员的观念更新、知识更新、管理方式更新就显得尤为重要，科研档案管理人员只有不断提高自身素质，才能适应不断发展的形势需要，更好地为学校教学、科研和其他各项工作服务。
　　此外，随着科学技术的飞速发展，利用现代化的手段做好科技档案的管理工作，提高科技档案管理水平成为必然。因此，要树立开拓创新意识，紧跟时代步伐，不断开创高校档案事业的新局面。科技档案管理工作走向科学化和现代化势在必行。