接待礼仪对于秘书人员的意义

　　秘书是一个很重要的职位，能直接反映公司和单位的形象，接待礼仪对于秘书人员的意义在哪?下面是学习啦小编搜集整理的一些内容，希望对你有帮助。

　　接待礼仪对于秘书人员的意义

　　从秘书工作产生那天起,“礼仪”便是秘书工作的重要职能。随着社会历史发展,礼仪的内容和方式有了巨大的变化,秘书人员礼仪素质和操办礼仪活动的能力要求也有了相应变化,但无论这种变化多么广泛,多么深刻,礼仪工作从未离秘书工作而去。秘书工作起源于奴隶社会,当时的史官可被认为是我国最早的秘书人员。史官执掌的工作内容极其宽泛,其中的重要职责便是负责主持祭祀婚冠大礼——这是典型的礼仪内容。到了战国时期,《周礼》详备地记载了周朝史官的职务和分工,这使我们了解到"史官"的工作内容与"礼"有千丝万缕的联系。从今天看去,将史官定为“秘书人员”或“从事秘书性质工作的辅助人员”是较合适的。为了更好地辅助领导决策并处理事务,秘书承担了与自然与社会各种关系打交道的任务,这个任务中的一切安排打点是礼仪工作的主要内容。“礼”的起源,也与原始社会中的原始宗教祭祀活动分不开。

　　现代社会,礼仪在生活中起着极重要的作用。秘书工作对领导负责,技术水平高,工作质量好,办事效率快固然是秘书人员的重要素质体现,但礼仪行为的得当,职业形象的得体,也是领导决策获得成功的有效因素。秘书的形象会影响客人或员工是否接受你们的要求或想法,通过秘书的态度、姿势、仪表、谈吐给对方留下重要的印象,甚至是关键的印象。饱满的精神,真诚的热情,积极的态度,得体的举止本身也就是秘书人员素质高、业务精的体现。一般说来,领导之所以选聘秘书,很大程度上也是为礼仪的需要,在礼仪的层面上开展工作,从而辅助领导进行决策活动。领导的决策往往是刚性的,强硬的,在具体执行中不容许有任何伸缩,而秘书的礼仪却是柔性的,弹性的,它可以缓冲决策的压力,调节决策带来的紧张,沟通因决策而产生的误解隔阂。在任何社会条件下,礼仪总是人们共同的需求。因此，礼仪对秘书工作具特殊意义。

　　礼仪是秘书公关的辅助手段

　　利用宣传和传播的手段,使一个社会组织和它的公众相互了解和适应,这便是公共关系的任务。秘书工作起着信息的汇总和传播的作用,建立良好的相互了解和信任的关系,树立组织及秘书本人在各界公众中的良好形象和信誉,是秘书公关的主要内容。在公共关系中,要做好这些工作,离不开礼仪,应努力发挥礼仪的优势来为公关服务。礼仪可以调节感情,润滑关系,这与公共关系“内求团结完善,外求和谐发展”的宗旨是相一致的。公关的对象具有不同层次,但无论是什么群体或组织都是由“人”组成的，因此,不能撇开礼仪搞公关。拙于策划会使公关实务失败,而疏于礼仪同样不能使精良的策划得以完满体现。可以说,公关是礼仪最适用领域,对礼仪的领悟,把握和运用程度的高下直接关系到公关实务的操办水平。同时,公关作为一种以传播手段来协调组织与公众之间关系的行为,不假以礼仪,也不能实现传播的双向信息传递。而由于公关活动中公众始终是变化着的,不定的,问题形成时有公众对象,问题一旦消失,这层意义上的公众也随之消失,所以,礼仪总在各种公众对象中以新鲜的,积极的感觉体现,极大地帮助了公共关系的实施。公关对象的多种多样,形成了不同的员工关系、顾客关系、媒介关系、股东关系、社区关系、政府关系等,要适应这不同的关系,依靠顺意公众,转化逆意公众,争取边缘公众,取得公众的信任和理解,这绝对少不了礼仪。

　　秘书的接待礼仪

　　一、 思想上的准备

　　1、诚恳的心。对于预约还是未预约的、易于沟通的还是难沟通的，秘书人员要以诚心、耐心、热心去对待每位来宾。秘书的行为要让来宾感到自己是受欢迎的、是得到重视的。当碰到难以对付的客人时，我们要心平气和，不要急躁，要善于控制自己的情绪。同时，我们要稳定对方的情绪，不要和其发生正面冲突，并尽尽自己所能及寻求相关人员帮助解决其问题。与别人交谈贵在真诚，只有带着真诚的情感去谈话，才能获得事半功倍的效果。

　　2、合作精神。接待工作是整个单位的事情，秘书人员不能抱着“事不关己”的态度，应该要有主动协助的精神。当我们比较空闲时，看见同事正在忙碌地接待来宾或同事不在时，秘书人员应该主动向前接待，不能坐视不管。团结合作精神是一个企业良好工作氛围营造的重要因素，更有利于树立良好的企业形象。

　　二、业务知识及相关能力的准备

　　秘书作为领导的助手，要能熟练的使用办公软件及相关设备，要有会议记录等专业知识。与此同时，秘书要全面了解企业各方面的情况，比如企业的发展历史、产品规格、市场营销、各部门设置及职员情况。平时，秘书要养成及时收集信息、掌握重要资料的习惯。这些专业技能的具备会大大提高接待的效果。

　　三、物质准备

　　对于秘书来说，这方面的准备包括接待环境和接待物品的准备。

　　1、环境准备首先从自然环境入手。接待室应该舒适、美观、整洁，秘书人员可以的会客室拜访一些花卉和一些绿色植物，特别需要注意的是不宜摆放香味刺鼻及易让人过敏的植物。其次是人文环境的准备。根据接待目的的不同，需要从不同的方面彰显组织的文化，可以张贴介绍组织的纸框，悬挂体现组织文化的口号等，这都会给来宾留下深刻的印象。

　　2、接待物品的准备。接待室设置要协调，座椅、茶具、烟灰缸等等要齐全。当着客人的面手忙脚乱的收拾凌乱的会客室是非常失礼的，会让客人觉得受到轻慢、不受尊重。因此。秘书人员要勤换洗相关设施，定时清扫接待室，以整洁的环境迎接每位来访者的到来。

　　四、了解来宾的情况

　　秘书人员必须要有较完备的资料，了解客人的基本情况。来访者的人数、姓名与职务;来访人员的背景;来访者的国民族和宗教情况;来访者的兴趣、爱好、性格特点;来访者的私人禁忌情况等等。

　　五、制定接待计划

　　不论做什么事，事先要有准备，“凡事预则立”。来访者到之前，秘书人员要做好接待计划。合理安排各项接待工作;提前安排有关人员到岗;安排客人的饮食、住宿等等。

　　秘书接待礼仪的原则

　　1、热情周到，平等待人。在接待中，秘书人员要有热情的态度，要有细致的工作作风，细心体贴照顾来访者。秘书人员举止要大方得体，接待客人时，不要做与接待无关的事情。对待不同的来访者，秘书要一视同仁，不要有亲疏、远近之别。要时刻考虑客人感受，坚持原则，灵活变动。

　　2、讲究礼貌。当来访者到达时，秘书要主动向前打招呼，让来宾感到受欢迎，用一些礼貌用语，如“辛苦了”“欢迎来我们公司”等等。秘书看见有客人来时，应该放下手上的工作招呼客人。

　　3、精简务实。接待工作不仅要重视程序和礼仪，还要务实，把解决实际问题、促进相互之间的友好合作为接待知道思想。

　　4、讲究信誉，遵时守约。守信是待人处事的基本原则，在接待活动中，秘书人员许下的诺言不可轻易违背。若特殊情况不能守时约，应提前通知或事后解释，以真诚的态度道歉。

　　5、注重仪表。着装是一种无声的语言，在接待中，秘书人员的着装直接影响到客人对你的第一印象，关系到个人形象和公司的形象。秘书要注意自己的面部表情，接待客人时面带微笑。平常要注重自己的仪容，学会化妆，使自己的妆容得体。

　　6、热情送客。送客时，要等客人伸出手时，秘书方可相握，不能先伸手。秘书先伸手会让客人感觉有厌客之嫌。秘书在送客时一定要诚恳、有礼貌、热情，让来访者感到温暖，也会给客人留下美好的印象。

　　接待工作对于秘书来讲是一项有挑战性的工作。做好接待工作，不仅会给对方留下好印象，也能为公司树立好的形象。在信息爆炸年代，商务交往频繁，接待显得更为重要。如果秘书人员在接待工作中。能够使来访者感到满意，则接待工作顺利完成。那么，秘书人员掌握一定的接待技巧对于工作的完成是非常必要的。