成功的秘书案例分析

小邱2分享 2024-02-27 05:16:05

秘书，是个让人欢喜让人忧的职位。在职介所登记求职的20—40岁的女性当中，有将近50%的求职者希望获得秘书、文员、文秘、助理等职位。下面是小编为你整理的成功的秘书案例，希望对你有用!

成功的秘书案例

德西蕾-罗杰斯

现年49岁的德西蕾-罗杰斯是白宫第一位非洲裔的社交秘书。她出生在新奥尔良，父亲罗伊曾是新奥尔良市议会议员。虽然说出身政治世家，但德西蕾却一直都在商界、时尚界打滚。而中学时代每天家中都会有一些三教九流的客人到访，其中有市长、生意人，也有当地的拾荒者和杂货店装袋者。这也大大影响了她在以后形成广结人缘的性格。直到2008年11月，才进入白宫，成为白宫总管家——社交秘书。

这位非洲裔的社交秘书每天要打理白宫点点滴滴的事情，从普通早餐到国宴，从正式的会谈到非正式的小聚??除了确保每件事都不出差漏，还要确保每个人都开开心心。她不仅要有高超的手法、政治嗅觉、过目不忘的记忆力、接待和管理技巧，还有使一切看起来毫不费力气的才能——尽管这个工作可能需要每天花上18个小时。入职白宫后，德西蕾不仅要安排白宫晚会的巨细事宜，要出席她喜欢的社交派对，更要融入那些有权势的大人物的圈子里。

德西蕾是第一位拥有哈佛大学MBA硕士学位的白宫社交秘书。其实在入主白宫社交秘书一职之前，罗杰斯涉足过多个行业，这使得她建立了非常广泛的人际关系朋网。罗杰斯的朋友们称她是一个世界级的沟通者———致力于建立关系网的工程师，她不只是策划白宫晚宴以及自己私人的亲密晚会这么简单，而是把有影响力的人物纳入了她的轨道。更重要的是，她不仅是一个老练的社会活动组织者，而且她本身也是一位社交名媛，曾两度获得选美皇后的桂冠。

作为总统夫妇在芝加哥时的老朋友，德西蕾会出任白宫社交秘书一点都不让人奇怪。但奥巴马更多的是看中她的人脉和社交技巧。

德西蕾自称是米歇尔的“眼睛和耳朵”，她和米歇尔已经认识20多年了。那年当前夫与米歇尔的弟弟在普林斯顿打篮球时，随行在场的她俩初次相遇。她们一见如故，互相肘击和讲笑话，谈论儿女的教育，像一对老朋友一样的相互取笑。与第一家庭的友谊以及适合的才干应该是奥巴马选择罗杰斯担任社交秘书一职的重要原因。

罗杰斯认为，她的工作就是“推广奥巴马总统”以及确保“反映奥巴马夫妇所拥有的白宫资产”增值。在她描述把午餐、聚会和音乐会这些元素串在一起有助于她的工作的时候，

基于哈佛大学工商管理硕士学位的背景，罗杰斯用了“战略计划”和“品牌”这两个词。“你必须想一想(社交秘书工作)，在我心中，它就像一门生意。否则，你就别想达到目的。”罗杰斯说。“我们有世界最好的品牌：奥巴马品牌。我们有无限的可能性。”和所有的品牌一样，奥巴马品牌也有一颗“皇冠上的明珠”。

因此罗杰斯和她的团队在白宫干的第一件事，就是让人们了解总统奥巴马和第一夫人米歇尔要让白宫开放。他们营造了这样一种氛围：普通的美国人亲眼看到第一夫人给学生手工做鞋和制作冰淇淋，青年人可以携女朋友在南草坪的蔬菜园旁观看浪漫喜剧，而在此时他们的总统就在附近接待外国贵宾。罗杰斯的目标是把奥巴马一家打造成美国总统史上最令人难忘的第一家庭之一，特别是把第一夫人米歇尔训练成常春藤———最受欢迎的“妈妈统帅”。由于罗杰斯与第一家庭的特别关系以及各式权力人物的特别交情，罗杰斯被很多人视为打造奥巴马品牌的关键人物。作为悉心推销第一家庭的核心，她要带动整个行政部门努力使白宫深入人心。奥巴马夫人有专人团队负责媒体推广，包括与《人物》、《时尚》以及《奥普拉的杂志》等提供封面照片。罗杰斯每天负责紧盯奥巴马品牌的运作，为了让美国人看得见奥巴马竞选承诺的改变和透明度，这位前营销经理必须再造一个白宫。

就最近民调来看，奥巴马仍享有超过62%的民众支持率，米歇尔甚至比他还高10个百分点，在“奥巴马品牌”打造方面，迄今罗杰斯显然相当成功。我们期待这位社交名媛华丽转身之后给我们带来的另一个美国政治上的新气象。

如何做一个成功的秘书

什么是秘书对“秘书”一职，一种通用的解释是：“秘书”是一种与领导者保持尽量小的空间的职务，是专门提供以文字材料处理为主要特征的信息和其他事务服务的行政人员。

这个定义主要是从职能角度来解释的。从这个角度出发，秘书应该是帮助上司处理事务工作的服务人员，即能使上司专心致志地从事本职工作的辅助人员，这种辅助工作除了文案处理、关系协调之外，也包括泡咖啡、整理办公室等工作。

一个能力强、受信任的秘书是老板或上司的左右手，可以说，每个公司都需要这样的人。在目前来讲，这依然是一个不断升值的职业。那么，如何做一个开心而又成功的秘书呢?

首先，并不是所有的人都适合做秘书。秘书必须细心、主动、周到、忠诚，像老板一样热爱公司，一切为公司的利益着想。所以，在选择秘书这个职业的时候——如果你不是只想混口饭吃的话——最好慎重考虑，这个职业跟自己的性格、兴趣以及期望是不是相符。

其次，秘书必须要清楚地知道自己的身份。秘书也可以期待当“将军”，但是除非机遇从天而降，否则最好是把“大秘书”这样的职位当作自己的目标。

秘书工作带有很强的服务性质，所以一心想取代主管的秘书是无法做好工作的。此外，在与其他同事相处的时候，谦和是很重要的品质，狐假虎威的秘书让人讨厌，会给事务的处理带来阻碍。

再次，秘书是处理事务工作的，所以要永远“对事不对人”。如果上司将一件工作全权交给另一个人来做，并要求秘书辅助此事的话，那么秘书要做的就是服从这个项目主管的命令，全力协助他处理好事情，而不是时不时地向上司打小报告。

如果连项目主管都夸奖你是一个得力助手，你这个秘书的角色就算扮演好了。

接下去，秘书不是决策者，不能随意“做决定”。最后，主动细心是一个成功秘书最重要的条件。一个好秘书一定知道什么事情是重要的，哪些细节会给上司带来帮助，谁又是老板眼中的“大人物”??

要做一个好秘书，多方位的能力是很重要的，比如打字、速记、文案，还有一定的语言能力等等。

把握好保密原则也是一个好秘书的基本素质之一。

成功秘书张廷玉的成功经验

张廷玉(公元1672年—1755年)，字衡臣，安徽桐城人。28岁中进士,在康熙朝历任翰林院检讨、值南书房、洗马、侍讲学士、内阁学士、刑部侍郎、吏部侍郎等职。雍正朝历任礼部尚书、户部尚书、翰林院掌院学士、国史馆总裁、文渊阁大学士、保和殿大学士兼吏部尚书等职。雍正死前诏命张廷玉与鄂尔泰等同为顾命大臣，乾隆继位后命其事务，权倾一时。

张廷玉在朝为官50余年，主要工作是担任皇帝的机要秘书，他对大清王朝最主要的贡献是建立并完善了“奏折制度”和军机处的各项规章制度。

雍正七年(公元1729年)，清朝对新疆准噶尔部用兵，因原来的秘书机构内阁距内廷过远，办事效率不高且不易保密，特设军机处(最初曾叫“军需房”、“军机房”)协助皇帝处理军务。军机处的主要职能是为皇帝起草谕旨,收受奏折,参议重要政务,实际上已成为皇帝的机要秘书处和参谋部。

一，有很高的知识素养，公文写作，水平超高公文写作能力是秘书工作者的看家本领，张廷玉自幼受到良好教育，工于书法，精通文义，32岁被授翰林院检讨。康熙晚年，张廷玉被选入值南书房缮写上谕。雍正继位后，特命张廷玉“协办翰林院文章事”。他每日奉旨入宫缮写谕旨，雍正口授后片刻，张廷玉当场伏地挥笔而就，每日十数次从未出过差错，其文思之敏捷实非其余朝臣所能及，而且张廷玉的记忆力亦非常人所及，新政的雍正向其询问各部院大臣司员胥吏的姓名，张廷玉奏对如流，一点不错。雍正和乾隆都对他的写作才能给予了极高的评价，雍正说他“遵旨缮写上谕，悉能详达朕意，训示臣民，其功甚巨”。乾隆皇帝在《故大学士张廷玉》诗中也称赞他“述旨信无二，万言顷刻成”。

二，兢兢业业，勤奋踏实，办事效率高张廷玉的勤奋也是上司喜欢的品格之一。雍正西北用兵以后,“遵奉密谕，筹画经理，羽书四出，刻不容缓”。张廷玉为节省时间，经常坐在轿中批览文书，处决事务。傍晚回到家中，仍然 “燃双烛以完本日未竟之事，并办次日应办之事，盛暑之夜亦必至二鼓始就寝，或从枕上思及某事某稿未妥，即披衣起，亲自改正，于黎明时付书记缮录以进。”

张廷玉身为大学士、军机大臣，兼管户部、吏部、翰林院，又担任国史馆和其它好几个修书馆的总裁官，皆为要职，工作忙碌。雍正曾评价张廷玉说“办理事务甚多，自朝至夕，无片刻之暇”。由于雍正不分昼夜地召见，以至张廷玉要到晚上一二更以后才能回去休息。有时候从内廷出来，到朝房办公，属吏请求指示和批阅文件又有几十上百人。因此，他经常坐在轿中批览文书，处决事务。甚至回到家中仍然“燃双烛以完本日未竟之事，并办次日应办之事，盛暑之夜亦必至二鼓始就寝，或从枕上思及某事某稿未妥，即披衣起，亲自改正，于黎明时付书记缮录以进”。从中可以看出，张廷玉的工作作风是雷

厉风行，处理公务是绝不过夜。对其办事效率，雍正高度褒扬说：“尔一日所办，在他人十日所不能也”.

三，忠于职守，办事公正无私，不敢一事疏忽，忠心为主张廷玉不但办事详细认真，而且吏治严格，公正无私。民国裘毓麟《清代轶闻》中记载了这样两个小故事：其一，有个张姓书吏，舞弄文法，篡改公文，以此勒索钱财，被人称为“张老虎”。张廷玉知道后命令有关官员核实情况，严加惩处。朝中官员为张某求情，多方营救，但张廷玉不为所动。由此，人称他为“伏虎侍郎”。其二，张廷玉在批阅公文时发现一公文中把“元氏县”写成了“先民县”，再一细辨，显然经人添加笔划。张廷玉断定这又是书吏为向下级官吏索取钱财的花招，于是令人一查到底，责罚驱逐了那个书吏。朝中同僚无不赞赏他的敏锐决断。张廷玉为官50余年，无论任何职，皆能“殚心竭力，务求平允，不敢一事疏忽”,遇事总是为朝廷着想，较少考虑个人利益得失。在担任刑部左侍郎期间，山东盐贩曹龙章、王美公等以邪教倡乱，聚众骚扰地方，山东巡抚李树德逮捕150余人，均拟请斩杀。康熙命张廷玉前往济南勘查处理，张廷玉到济南后，“穷日夜之力检阅卷案”，得出“此盗案,非叛案也”的结论，仅戮其为首者7人，罚35人戍边，其余无辜牵连者尽行释放。此举不仅得到民众的拥护，也深得康熙和朝中大臣的好评。雍正为政以严猛著称，朝臣投其所好，执法用刑唯恐不严，一时冤假错案遍于国中，张廷玉认为这样对国家不利，上疏朝廷奏请“慎刑”，反映刑部办案不问罪重罪轻，不分首犯从犯，“皆收禁，累无辜”，请求朝廷敕令都察院和大理寺驳正，对办案中营私舞弊、草率从事者严厉处分。”雍正皇帝曾十分满意地对乾隆说：“大学士张廷玉，侍朕左右，敬慎小心，十一年如一日，其为人外和平而内方正，足办国家大事。

四，廉洁奉公，乐施好善，性情淡泊，甘当无名英雄

张廷玉为官清廉，性情淡泊。他办事公正，不结党营私，即使是经他推荐而受提拔重用之人，也始终不让当事人得知。张廷玉主持会试时，有人试图通过他打通关节，他即赋诗以辞：“帘前月色明如昼，莫作人间暮夜看。”同时，张廷玉对子弟要求也十分严格，雍正十一年，其长子张若霭参加殿试高中一甲三名探花，张廷玉闻知后，以“天下人才众多，三年大比莫不望鼎甲，官宦之子不应占天下寒士之先”为由，恳请将其子列为二甲，雍正从其请，将张若霭改为二甲一名。

康熙、雍正、乾隆三帝赐给他白银近万两，张廷玉或用于激励士子发奋学习，或寄回家乡购置公田以资助乡里穷人和灾民。他用雍正所赐白银近六千两在桐城东门外建石桥一座，大大方便了过往的商旅行人，得到乡人的称赞，此桥后被人称为“良弼桥”。乾隆五年，张廷玉闻知家乡受灾歉收，便令家人捐谷一千石以救济贫民。

五，准确定位，忠君为国，谨慎稳重，严守机密

张廷玉身为雍正的纪要秘书，不仅负责起草诏书，奉旨奏对，还负责为皇帝传递地方大员上奏的机密奏折。作为处于如此纪要地位的内廷大臣，张廷玉对自己的定位是极为正确的。那就是只为公，不为私，忠君为国，谨遵上谕。

张廷玉所从何时的工作，都需要细致耐心，谨慎缜密以及高度保密。张廷玉作为军机大臣，每日处理的机密文件众多，参与的紧要事件中的，情势就要求他更加严格，规范遵守保密制度，谨慎行事，就如他自己所言“冰渊自凛”。雍正帝对她的表现很是满意，所以赐他“调梅良弼”的匾额。