物资采购管理规章制度怎么写

春竞分享 2022-07-15 09:05:25

制定规章制度应当体现权利与义务一致、奖励与惩罚结合，不得违反法律、法规的规定。下面是小编给大家整理的关于物资采购管理规章制度怎么写，欢迎大家来阅读。

物资采购管理规章制度怎么写1

总则

一、为了规范公司的物资采购，降低物资采购成本，确保公司各项物资供应，加强企业物资采购的监督管理，特制定本规定。

二、本规定是公司物资采购管理的基本规范。

三、采购部应当根据市场信息做到比质、比价采购，同时，在付款方式上，做到货到付款，或分期付款，减少采购风险。

第一章采购部职责

四、采购部岗位职责

1、负责物资采购管理制度和内部各岗位职责的制定；

2、负责物资采购员、计划员及档案管理员的监督与管理；

3、负责物资采购计划的制定，采购合同的签订及保管；

4、负责物资采购的询价、议价、比质、比价；

5、负责本部门按时、保质、保量地完成所需各项物资的采购工作；

6、负责管辖范围内的卫生、安全工作。

7、采购部做好各项档案的管理工作，如采购合同、各种审批文件及公司下发的各种文件；

8、采购部建立采购物资台帐、借款明细帐及公司应付帐款，定期与财务部对帐。

五、物资采购遵守的原则

1、未经审批的物资一律不得采购；

2、仓库内的库存物资应优先使用；

3、建立合格供应商名录时，采购远近搭配的原则；

4、采购物资时，应尽量通过银行结算，减少现金结算；

5、在比价过程中，严格执行同类产品比质量，同样质量比价格，同样价格比服务的原则，择优确定采购单位；

6、对于先试用的物资，必须由使用部门出具试验报告，并由审批后，方可采购。

第二章物资采购管理

六、为节约采购成本，公司实行按月上报采购计划。采购部编制采购计划时，要从实际工作出发，避免盲目提报物资采购计划，避免物资积压损失。

七、公司内各部门及配套厂家要按程序报物资采购计划，在每月的23日前向采购部报下月的采购计划，然后由采购部汇总后统一上交公司经理办公会。

八、各部门及配套厂家提供的需采购物资的规格型号必须完整，如不完整所造成的损失由原材料清单提报人负责50%的经济损失，所在部门承担30%；同时，采购部有权拒绝采购型号不完整的物资。

九、物资采购时必须严格按照采购原则、采购计划进行采购，做到不错订、不漏订，及时准确地做好物资货源的落实工作。签订物资

采购合同时，要严格执行合同法和公司合同管理制度，合同中要明确数量、规格型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运费承担、包装、运输、验收方式、经办人经济责任以及其它需要明确的事项。一般情况下，按照公司标准合同文本签订合同，如有特殊情况，与公司律师顾问联系后，再签定合同。

十、物资采购时，如工程部及设计院出具的原材料出现短缺现象，采购部应征求使用单位意见，在使用单位同意，并签字确认后方可采购使用单位愿意接受的代用品，否则，出现后果由采购部负直接责任。

十一、采购部未能及时完成的采购任务，应及早报总经理生产助理说明原因，拟定补救措施。

第三章物资验收入库管理

十二、物资到库后，采购部送检人员通知质检部到货物资的数量、及规格型号，按约定时间到达对物资进行检验。

十三、验收中的不合格物资，由采购部及时与供应商进行沟通，及时进行退、换货处理。

十四、凡对外调剂的物资必须由采购部确认后，经总经理生产助理审批后，方可对外调剂。

十五、验收合格的物资，由采购部送检人员及时送至仓库，由仓库保管员对物资办理入库手续；货票同行的，由仓库保管员打印入库单，并由送检人员带回入库单，双方做好交接手续。货票不同行的，等发票到后，再由仓库保管员打印入库单。

十六、采购部收到入库单后，尽快到财务部办理抽欠条手续。每月25日前，将欠款压缩到20万元限额内。

物资采购管理规章制度怎么写2

一、请购及其规定

1.请购的定义

请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。

2.请购单的要素

完整的请购单应包括以下要素：

请购的部门;请购物品所属项目;请购的用途;请购的物品名;请购的物品数量;

请购的物品规格;请购物品的样品、图纸或技术资料等;请购的物品的要求时间;

请购如有特殊需要请备注;请购单填写人;请购部门主管;请购单审核人;采购副总审核;

财务审核人;公司总经理。

3.请购单及其提报规定

⑴请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门;

⑵固定资产申购按照附表一(固定资产购置申请表)的格式进行填写提报;

⑶其他材料设备及工程项目申购按照附表二(物资采购申请表)的格式填写提报;

⑷日常零星采购按照公司印制的按照附表三(物资采购审批单)的格式填写提报;

⑸请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份;

⑹涉及到请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的单子文档也需一并提交;

⑺遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。

⑻如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。

⑼请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。

4.公司物资请购单的提报部门

⑴公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报;

⑵公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报;⑶公司各部门专用的物资由各部门自行提报。

二.请购单的接收及分发规定

1.请购的接收要点

⑴采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请

购单是否经过公司领导审批;

⑵接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则;

⑶通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存;

⑷对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。

2.请购单的分发规定

⑴对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;

⑵对于紧急请购项目应优先处理;

⑶无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门;

⑷重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

3.采购周期的规定

⑴单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天;

⑵单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天;

⑶请购部门应按照以上规定的时间提前提报请购单采购部如未能按时完成采购任务

时应向领导说明原因;

⑷遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的'策略。

三.询价及其规定

1.询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通;

2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购;

3.对于紧急请购项目应优先处理;

4.所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介结构询价;

5.对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品;

6.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;

7.在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。

四.比价、议价

1.对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认;

2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出;

3.收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。

4.重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等;

5.参考目标价格与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判。

五.比价、议价结果汇总

1.比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总;

2.比价、议价结果汇总应按照附表六(比价/招标汇总表)的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核;

3.如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。

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为使酒店的采购工作走上制度化、规范化，合理控制成本，加强内部工作协调和提高工作效率，特制定本采购管理制度:

一、采购管理部门

酒店设立专职采购部，隶属酒店财务部管理，接受财务总监、成本控制、集团稽查部及其它部门的监督，全面负责酒店的采购工作。

二、采购部工作基本要求

1.所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意。

2.所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质，月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单。

3.所有采购物品的品质须保持一惯稳定。

4.采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责。

5.采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库，以书面形式汇报给酒店财务部及董事会。

6.所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管，有人员变动时须全部列入移交。上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库。

7.采购时间要求:一般物品采购时间为3天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购。

8.采购部禁止采购任何未下申购单的物品，否则财务部将不予以报销。

9.禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。

10.采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜。对到期的应付帐款，酒店应及时支付，以建立酒店良好形象，维护酒店财务信誉，同时也为日后的采购工作提供便利。

三、采购审批程序

1.申购单审批程序:

使用部门经理(仓库主管)资产，会计复查，董事同意采购部，询价财务总监稽查部，行政办董事会，申购单返回采购部。

2.单位价值1000元以下或批量价值在20__元以下的由采购部现金自购的物品，采购部须事先货比三家，并在申购单上注明询价结果和选定的供应商，经董事会最后批准后方可采购。酒店财务部和集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查。

2.单位价值1000元以上或批量价值在20__元以上的物品采购审批程序:

采购部寻找至少三家厂商比较价格品质，评定小组确定供货商采购部与供货商共同草拟合同或采购协议。

财务审批行政办审批董事会审批盖章或签字。

执行合同或协议

(评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成)

3.赊购(月结)物品采购审批程序。

蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货。其它物品按上述第1、2、3款程序执行。

各月结供应商选定办法:采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价，采购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组，通力合作，进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的一个月的供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价格提供酒店所需的物料。

四、采购监督

采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及集团稽查部共同完成，平时各部门应及时到市场上了解价格行情，以促进酒店采购成本的控制与监督。

五、供应商管理

1.财务部应定期(每月或每季度)牵头，组织财务部、采购部、使用部门及集团稽查部对供应商进行评估(酒店每类物品须有至少三家供货商)，淘汰部分不合格供货商。

2.选用供应商角度采用1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量，也使酒店在采购极其特殊物资时无购买死角。

3.采购部要做好同供货商的联系和接待等工作，维护酒店形象。

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为了规范公司的物资采购行为，降低采购成本，加强对采购的监督管理，按照科学有效、公开公正、比质比价、监督制约的原则，特制定本制度。

一、本制度是公司采购重要物资、一般物资、辅助物资以及其他开发新产品、新工艺所需物资过程中的决策、质量检验和价格监督等行为的基本规范。

二、物资需求(采购)计划的分类

1、月度物资需求计划即月采购计划；

2、临时物资需求计划即物资采购计划单。

三、采购工作应遵循的原则与方式

（一）采购原则：

1、执行询仪价原则。物资采购要货比三家，择中选优，临时性应急购买的物品除外；

2、供方评定原则；

3、职责分离原则，采购人员不得参与物资检查验收；

4、一致性规定，采购的物品必须与采购单所列要求的规格、型号、数量相一致。

5、秉公办事、维护公司利益原则。

（二）采购方式：

1、招标采购；

2、固定厂商、长期报价采购；

3、即时询价采购。

（三）付款方式：

1、预付部分款项；

2、货到凭发票报销付款；

3、货到后分期付款；

4、货到延期付款；

5、以上方式的结合。

四、采购计划请购和实施

（一）提出与确认：料库依据公司生产计划和物资消耗定额，根据库存情况核定采购数量，编制月份采购计划。经部门主管、公司主管领导签字后，传递到供应部，物资采购请购审批程序完成。零星物资（生产、技术等急需材料、配件、设备）由使用部门提出申请并填写物资采购计划单，由部门领导审核，经料库审查确认，主管副总审批后交供应部实施。设备采购由技术部配合。

（二）选择采购渠道，确定采购价格

供应部接到经批准的《物资采购计划单》，先核对采购内容，查阅《物资供应商登记台帐》和其他有关资料后，根据采购物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经批准的紧急特殊情况外，精选三家以上的供应商进行询价（设备采购由技术部配合）。对于厂商的报价资料进行整理后，采购经办人员应深入分析，拟订议价方式及各种有利条件，和符合规定的采购方式向厂商议价。采购经办人员询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完成后填写《采购物资询议价报告表》，经供应部部长审核后，进行采购。必要时与供应商签定《购货合同》，按合同审批程序审批后再进行采购。做好采购质量记录。

五、质量验证与检验

质检中心负责对采购物资进行验证（设备采购由技术部配合），采购物资未经质量检验合格不得办理正式入库手续和结算手续，特殊情况经公司主管领导批准特例处理。所有特例处理的情况均须记录备案。各种生产用物资进厂后，由料库填写检验通知单，经质检中心检验并将检验结果送至料库，由料库按其质量状况进行标识。不合格物资由料库报供应部按有关规定处理。严重不合格的物资要求全部退货，严禁进入生产过程。

六、物资验收入库结算程序

采购物资到厂后，料库提请质检中心对采购物资进行检验或验证。检验或验证合格后，填写各类《物资入库验收单》，签字后物资登记入库。采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭《采购合同》或《采购物资询议价报告表》，填写《借款单》，经总经济师审核批准后办理预付款手续。采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资，在采购物资到厂入库后，由采购人员凭《采购合同》或《采购物资询议价报告表》，《物资入库验收单》，以及购货发票根据公司财务报销的有关规定经总经济师审核批准后办理报销付款手续。

七、规定要求

(一)物资需求(采购)信息传递规定：

1、物资需求使用单位必须在《月采购计划》或《临时物资采购计划单》上将所需物资的相关技术标准要求说明，特别是品种、规格、型号以及对采购物资的其它特殊要求填写具全。

2、所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应《月度采购计划》或《临时物资采购计划》上注明相关事项。

3、物资需求使用单位要及时掌握所需物资的市场信息情况，在《月采购计划》或《临时物资采购计划》上将所需物资的市场信息情况列明。

4、物资需求使用单位需要对所需物资的规格或数量进行变更时，必须立即通知供应部，双方协商积极配合处理好有关事宜。

(二)物资采购规定：

1、物资采购部门必须按照“质量第一”和“公开、公正、公平”的原则，以“降低成本、保障生产经营”为目的，切实做好物资的采购供应工作。

2、供应部要严格遵守供货商评定规定，通过“同等条件，质优优选、价低优选、近处单位优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好单位优选”的方式，综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面的内容，在“重质量、遵合同、守信用、看服务”的前提下，做好物资供应商的考察选择工作。对同类的重要物资和一般物资，应同时选择三家以上合格的供方，并保存合格供方的质量记录。

3、凡采购的大型设备、成套设备、大宗物资，必须采取公开招标的方式，由随事成立的公司招标小组确定相关事项。

4、若因缺货等原因无法按需货日期完成物资采购，供应部应及时通知物资需求使用单位，双方积极协商处理好有关事宜。

(三)采购物资验收入库、出库规定：

1、采购物资到厂后，必须经质检中心检验或验证合格后方可入库。

2、对于经检验或验证不合格的采购物资，料库通知供应部，由供应部与供货商进行协商，采取退货、换货或索赔措施。

3、各需求单位在物资验收合格后按单位使用情况填写领料单，经部门领导和主管副总批准后到料库办理领料出库手续。

(四)采购物资付款规定：

下列情况财务部应拒绝支付采购款项：

1、与《采购合同》或《采购物资询议价报告表》规定的付款方式或付款金额不一致的款项。

2、质检中心未在《物资入库验收单》上签字的款项。

3、《物资入库验收单》中列出的采购物资的数量、品种与《采购合同》或《采购物资询议价报告表》不符的款项。

4、所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应《月度采购计划》或《临时物资采购计划》上注明相关事项。