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怎么做秘书

若木分享

  今天与在座的秘书座谈,听取大家对秘书工作和公司秘书体系建设的意见,刚才听大家提了不少问题,我谈一谈我的看法。

  第一,秘书一定要有基本功,必须具备做一个文员的条件。若一个秘书连文员都做不好,根本就不是一个好秘书。因此,秘书领域范围内的事情,如打字、复印、操作计算机以及其他一系列工作,都要非常熟悉、熟练,而且我认为这是今后秘书待遇调整需要考核的一个最基本的要点。秘书必须能承担文员所能做的一切工作,但是不同的岗位、不同的级别和不同层次,对秘书的要求都不相同,这就需要各级部门自己制定秘书体系的具体要求。每个秘书都要努力达到这个目标和要求。

  第二,秘书是经理的助手,是管理者的助手。这个助手的含义怎么理解,这里面就有一个善解人意的问题。刚才你们说收集信息情报、提供技术资料等等想法并不坏,但主要还应该体现在善解人意上。每一个部门、每一个科、甚至每一个课题,在往前推动的过程中哪些事情要发生,有哪些问题要注意,或者哪些方面能够减低他们的工作量,保证他们把全部精力用在主攻方向上,那么我们就应该把这些工作接下来,由我们来承担。如果觉得担子太重了,可以再加一个秘书处;再重了,再加一个秘书。如此往复下去,不就有了秘书科、秘书处了嘛。总的来说,作为秘书就是要下定决心,不顾一切地去分担管理者的压力。这个分担管理都的压力,不是说替他决策,出主意,而是要减轻他的大量事务性的重复性的劳动,保证他们在主攻方向上投入很大力量,这是我认为助手的作用。

  助手也有高底之分,也有级别这分,大家不要总是争取管理的作用,而忽略了服务的功能。秘书工作中可能有90%都是处理简单事务,可能有10%是助手性工作,因此秘书的服务功能是非常强烈的。这种强烈就表现在所有别人不做的事,都应该由你来做。当然你可以通过分流的方式,比如打字员又快又好,你可以交给打字员去做,你做一些组织性工作。为什么聘秘书呢?就是让经理们、研究开发人员、市场营销人员专心从事那些别人做不了,只有他们自己能做的事情,这样的话,秘书就真正地起到了大大解放管理干部、研究人员的职能工作。我们不是为了解放面解放,而是为了服务。为什么要服务,就是要提高总体效益。“”中,童第周要洗试管,我认为洗试管没有必要让一个在科学家来做,他不做这件事,会我做一些别的事,为国家多做一些贡献。我们就是为了降低整个企业的总体成本,才建立秘书服务队伍的。如果我们不想降低成本,那么我们让研究开发人员、高级管理人员自己拖地板、装订文件,无疑减慢了他们的工作速度,降低了工作效率。这就是我们所说的服务的概念,归根到底就是解放生产力。

  我曾经在市场部讲过,办事处的行政秘书就是管家婆,把这个家乱七八糟的的事情管理起来,主任就可以省心了,减轻了管理者的压力。这些往往都是例行管理的事情。对于例外管理,还是应该让经理们去操作,而不是你们越俎代疱。至于什么是例行管理,什么是例外管理,去看基本法,都写得很明确。

  现在我们的秘书队伍是不是能完全担负起这样的责任呢?我觉得可能还有很大差距。因为我认为秘书队伍应在考核管理上重新定位,适当调换。若办事处正在聘文员,是不是可以适当考核办事处行政秘书能不能担负起行政秘书的责任,如果按标准担负不起来,那么她就做文员,再招一个秘书来管她。新员工管老员工,老员工可能不服气,不服气是短暂的,时间长了,也得服气。合理调整组织结构,合理调整组织层次。如果说我资格很老,怎么办?那就努力学习,只有努力学习这一条道路。将来市场部考核上岗这种行为会越来越普及,包括秘书系统内部也要实行。一个非常好的秘书,一考试连打字都不合格,就不可能是一个好秘书,肯定得扣分。

  第三,秘书地位问题。你们问秘书地位究竟有多高,这个问题限难说清楚。我举一个例子给你们听,美国军队里有一种士官,不叫军官,是士兵的士,叫士官。他们有时候连准将都可以管,但他们甚至连准尉都不是。这是美国军旅制度确定的,士官没有军官资格,可他们在总参谋部做一些非常具体的工作。所以,秘书的权力、职责大小是与她本人所处的部门、岗位密不可分的,秘书的地位、岗位也是有一定区别的。说到底秘书定位就是一个服务性的定位,但不能简单理解为端茶倒水、打字复印,不同地位的秘书其服务的意义也不同。像我们公司这么庞大的秘书队伍,发达国家是养不起的,因为成本太高。美国的公司一般是提供好的工具,要求科技人员自己做文件,下班之前务必做完。这一系列管理制度目的就是为了降低成本。华为公司处于中国特色的情况下,所以养得起,有这么一大群秘书。

  而且,任何一个公司对女性都有不同程度的歧视,华为公司从不歧视女员工。我们女性员工总人数占公司总人数的25%左右,这个比例是相当高的。我们在安排安全退休金以及其他方面,都是体现男女平等的。很多公司不愿意聘用女员工,是因为女员工效率低,做事达不到目标,而且女员工有一个大缺点,就是爱传小话,唠叨小话,破坏团结。本来我们录用女员工的目的是为了给管理群增加一种润滑剂。男性员工的最特点是刚性,互相一碰撞容易出火花。中间隔着一层弹性海绵,就不会撞出火花了。若女同志传小话,反而去点火了。既然如此,那我们就有必要调整某些部门女员工的比例,向其他部门输送、消化一部分。华为公司聘用员工的男女比例是遵循客观规律的,不是人为可以改变的,我们去大学招聘科技、技术人员时是没有性别区别的。

  你们感到学技术的女性与男性不平等,男性可以上前线去装机,而女性大多做秘书。我认为我们公司是一律平等的,如果你们有这方面的要求,条件也符合,要求换岗位,我们是可以支持的。我们选用秘书时,基本上是不考虑专业的,有专业选择的是个别部门,绝大多数部门是没有专业限制的,只考虑潜在发展力量,什么专业都可以进来,我在俄罗斯谈话时说得很清楚,我们所吸收的一大批俄罗斯博士、硕士、大学生、男性一定要专业对口,女性只要受过本科训练就可以。你们感到与男性不平等,可以勇敢上前线。不过我认为装机前线生活环境、条件比较艰苦,女生不太适合,如果你们一定要去,希望你们的长官也要照顾一下,别放到连汽车都没有的地方,你们单独走一大截山路怎么办呢?我还不放心呢。华为公司人才流动是一种很正常的现象,所有应聘的机会你们都可以去挑战。

  努力是个人争取机会、创造机会,发展自己的唯一道路,而不是等到人家对你有个什么说法,我想也不会有。国际歌里有句口号:从来就没有什么神仙皇帝,从来就没有救世主,全靠我们自己。我们的女员工一定要注意,提升你们的不是经理,也不是男员工,而是你们自己,中有你们创造你们自己的历史,创造自己的前途和机遇。这些问题,要在工作中慢慢去体会,克服自身缺点,表现自己的优点,发挥强项,使得自己适合时代潮流。华为公司大发展的滚滚洪流,是不以人们的意志为转移的。干部使用中任人唯亲的现象也不会更多发生,将会为大家提供越来越多的机会,这些机会也靠你们自己去创造,我想是可以创造出来的。在展露自己才华时,不是靠你说,是要看别人对你的承认。因此不要认为你们不安心工作,我们就会对你们有看法。我们公司的人才政策一贯讲得是“爱一行,干一行;干一行,专一行”,没有强迫大家去干一行就一定要去爱一行。秘书如果不团结起来,不大声呐喊,就永远改变不了自己的命运。你们可以多写文章,可以发表,可以上报,提出建设性意见,我们是会参考的。大家都可以发挥积极性,每个人都可以谈认识,讨论怎么样做个好秘书,秘书不是有好几项功能吗,可以重点讲讲服务功能。

  第四,就是秘书管理系统,包括培训、考核、和定位等问题。这方面华为公司还没有搞好。过去,公司处于解决温饱状态,重点一是抓产品开发,二是抓市场拓展,现在对研究开发人员和市场拓展人员都有了较好的评价,但是对整个后方,所有的管理体系,包括生产管理体系等等都没有明确定位。我前几天在生产部门讲过,今天的生产已与昨天不可同日而语,这么复杂的体系,管理的难度与深度都是很大的。所以我认为随着公司的发展,要开始狠抓管理。今天跟大家谈话,目的就是要在今年在秘书体系建设的问题上作出努力,使得秘书体系能够比较科学化、合理化。当然,实现在这个目标也可能需要更长的时间,但是我们会努力往这个方向去努力。

  关于秘书的培训。我认为不一定要依赖于公司,每个人时时处处做每一件事,与任何人打交道,都是一个自我培训的过程,这讲究一个悟性。你悟性好,就可以得其精华,就可以成仙。没有这个悟性,机会总是会从你身边错过。每个人都要加强自我培训,在此基础上上升到公司的体系,那就是写出你的论文来。人人都可以写自己的岗位,也可以写别人,我建议最好写本人的岗位,因为只有自己对自怀的岗位认识较深刻,这样可以给我们提供参考意见。培训也可以共享,各部门组织后,发个NOTES,大家一起来听。深大也有很多秘书专业,可以邀请教授来讲课或者自己去听。你想提高待遇,你就得多学习,提高自我是必不可少的。如果不提高,就可能淘汰。

  第五,谈到忧患意识,我认为不同层次人考虑的东西不尽相同。就比如960万平方公里装在国家领导人肚子里就不沉,可是装在我们肚子里就很沉。所以说我们每个人最大的忧患意识就是如何做好本职工作。比如中试部一年改了一根线,使产品稳定,降低成本,多么伟大。忧患每时每刻就在我们身边,并不一定要提高到很高层次,产品质量不高,返修率不低就是我们的忧患意识。不同岗位、不同层次的人工作内容不同,需要了解的也不一样,总之,精力应该放在搞好工作中去,空抱着那些虚无飘渺的所谓的远大理想是错误的,做好本职工作最重要,这也是华为文化之一。华为公司不管社会上怎么攻击我们,我们从不解释,因为我们没有功夫,我们的重心是建设自己。

  第六,我认为秘书是可以发展、走向经理岗位的。世界上很多的秘书后来都能够做到很高的职位,秘书地位也并不低,秘书也可以拿高工资,秘书也不必一直做秘书,这是正常的。因为秘书了解的综合面广,有相当大的适应能力,当她在某一点问题上看破红尘时,她站起来说话甚至比专业人员还要历害。所以我们动员一批优秀秘书到前线去,到办事处去,增加对市场的了解,经受市场考验,加强市场意识,这有利于将来的发展。公司今年要重点建立干部队伍体系,准备成立干部部,目前虽然还没有完整的架子,但都开始在组建了。今年要建立一个科学的考评管理体系,还有就是建立秘书服务体系。我们现在下定决心做这件事,当体系建立起来以后,就会给你们提供机会。我们也不是先知先觉,不可能想好了一个秘书体系怎么办,然后你再上来干,我们只能共建秘书体系。

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