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如何理解文秘这个职务

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  如何正确理解文秘一职

  秘书工作是辅助性的工作,然而又不是一般的辅助性的工作,因为辅助性的工作很多,秘书工作是综合性的辅助性的工作,秘书人员是领导眼、耳、手、足、口、脑等器官的延伸,秘书工作是领导工作的延伸,以下小编为您整理了有关于秘书这一职务的理解内容,希望对您有所帮助

  (一)当好参谋,不瞎掺和

  文秘人员最重要的角色,就是领导同志的参谋。当好参谋不容易,不瞎掺和也不容易。

  当好参谋有四个标志:

  1、备领导之未备,要什么有什么。作为文秘人员,给领导同志当好参谋,要做的工作很多。但是,特别要注重一点:一定要准备好领导同志没准备、没空准备的东西。比如,上级领导到某个单位检查指导工作,本单位的领导同志就要问文秘人员:上级领导最近在上边开了几次会议?在会议上提出了哪些主要观点?这些方面的信息、材料,我们的领导同志不清楚,也没准备,但是文秘人员必须有这个准备,将这位上级领导最近开了什么会议,在会上提出了什么观点,一一向单位领导汇报清楚。这样,单位领导与上级领导汇报对接工作时,就主动,就方便。这就是“要什么有什么”。再比如:文秘人员对上级党委政府的政策、法规,指导当前工作的一些重要文件的核心内容等,都要做到心中有数。单位领导在调度、安排部署一项工作时,往往会问文秘人员:这项工作,国务院、省里都有什么规定?文秘人员就得“要什么有什么”,给领导同志提供好材料,保证工作部署的准确性、权威性。还有,文秘人员陪同领导同志到基层调研,所到单位的基本情况、单位负责人的特点等等,文秘人员必须都要掌握,向领导提供准确的情况。以上,就是讲“备领导之未备”,领导同志向你要什么,你就有什么,就能提供什么。

  2、想领导之未想,用什么有什么。有些同志问:领导比文秘人员水平高,也有想不到的东西?有。如果领导同志什么都想到了,那就不用参谋、不用文秘人员了。因为领导关注的层面不同,所以肯定有些东西没有想到,或想的不全面。“想领导之未想,用什么有什么”,要求文秘人员要有超前思维这样一种习惯性的思维方式。要当好参谋,必须“想领导之未想”,超前思维,领导同志应该想到的东西你先替他想了,领导未想到的你也替他想到了。到时候,领导同志“用什么有什么”。比如,上级领导、基层同志、其他同志经常会问文秘人员,最近某某领导同志在忙什么?你说不知道、不清楚,这怎么可以?如果你真的为领导同志当好“高参”了,那么领导同志最近做些什么、干些什么,你必须拿出一个工作安排预案。这个预案可以是一个周的工作安排,也可以是一个月的工作安排,应该安排得大体准确。领导同志确实没有去想近期应该忙些什么,干哪些大事,但你得去想,拿出工作预案后,请领导同志拍板。这样,你就可以按照这个方案为领导同志服务。再比如,突然接到上级领导要来视察或检查指导工作的通知,作为文秘人员得到这个信息后,首先要替领导同志想到他未想到的问题,诸如领导人数、人员组成、有没有女同志、有没有少数民族干部、领导同志为本地做过哪些工作等等,都要了解掌握,便于领导同志心中有数。

  3、提领导之未提,问什么有什么。文秘人员经常会遇到这些情况,比如:要向上级报告某项工作,领导同志会问:这个报告内容怎么写、怎么讲?领导同志脑子中已经有些思考,但有些问题不适合先提出来,或者说从他这个角度提出来确实有些难度。这个时候,文秘人员事前必须有过自己的思考,向领导同志报告:这个事情是怎么样的过程,什么样的结果,应该按照什么样口径报告。用自己的思考来“提领导之未提”。再如,上级就某项工作组织一次出国考察活动,安排你单位一个出国名额,单位有三位副职领导都想去,究竟安排谁去,主要领导同志很不宜先表态。这个时候,文秘人员就得解领导之围,提出参谋意见:因为这次出国是考察某项工作,某某领导分管这项工作,回来后还要推进这项工作,应该安排分管领导出国考察。主要领导根据你的提议,再定下来就比较得体了。其他领导同志因为不分管这项工作,不出国也不会有多大意见了。还有,下级呈送了一份申请资金扶持的报告,由于财力紧张、保重点建设项目等原因,不能拨付这部分扶持资金。这件事主要领导不好提,但文秘人员可以提,在请示报告上写上“因某某原因,不宜拨付,请领导批示”的拟办意见。这就是给领导同志当参谋,“提领导之未提,问什么有什么”。

  4、用合适的方式参谋,怎么合适怎么当。平时,我们都有一些合适的方式在运用,比如:提报调查报告,这是当参谋的一种合适方式,可以最大程度地发挥给领导同志当参谋的作用,你的思考、你的建议,都可以在报告中表达出来。再一个方式,为领导撰写工作报告和讲话稿,你觉得领导同志说什么合适、应该说哪些内容,你都可以写进工作报告和讲话稿中去。还有,可以用客观的文字信息为领导提报工作动态,参谋的作用也非常明显。也可以在领导征求意见的时候,表达自己的思想、观点。文秘人员不能不长眼色,“盲人瞎马”。比如:领导同志由于一件不愉快的事情,正在心情很烦躁的时候,你拿着一大摞文件、材料向他汇报。换位思考一下,如果你在这个时候能看进去?还是能听进去?再有高见,建议再好,这个时候的时机不合适。文秘人员要把握时机,要有眼色,用合适的方式为领导进言,给领导当好参谋。

  瞎掺和的几种表现:

  1、用个人的主观意志左右领导的决策。文秘人员一定要有角色意识,你就是处在参谋岗位上,不是处在统帅岗位上。你可以用自己的思想、观点乃至个人的人格、品行来影响领导同志,但是,你不可以用个人的主观意志,去左右领导的决策。在有些情况下,领导同志在会议上、公开场合上拍板决策一些事情,这个时候,文秘人员不可以用自己的观点去干扰领导同志的决策,不可以用自己的意志去扭曲领导同志的决策,更不能以自己私利去干扰领导同志的决策。比如:当领导同志根据上级精神,研究如何清退借调、聘用、临时人员的时候,你作为文秘人员,恰恰有一个借调或聘用或临时人员是你的亲戚,就因为这一点,你去干扰领导同志清退借调、聘用、临时人员的决策,是很不合适的。

  2、“戴有色眼镜”向领导进言。向领导同志提出意见和建议,是文秘人员份内的事情,但是错就错在“戴着有色眼镜”向领导同志进言。这就是瞎掺和。比如:要向上级推荐一个先进典型,领导同志要文秘人员根据实际情况提报,因为这个先进典型有奖励,你就把在这项工作中一直走在前边的单位“扣”下了,把另外一个单位推荐上去了。为什么这么做?因为另外一个单位的负责同志是你的亲戚。这样做是不可以的。再比如:本单位要提拔一名干部,你不能因为向领导进言方便,就把对这个同志的偏见,向领导同志进言。这是违反文秘人员政治道德的。

  3、打着领导的旗号胡乱表态。个别文秘人员到处找机会、找场合表现自己,特别是打着领导旗号,说:某某领导说了,这件事情是这么一会事,应该怎么怎么办,你们去办好了。这样做,不仅不妥当,也给领导同志带来不良影响。文秘人员应该守本分才行,不能在当文秘人员的时候,就打着领导旗号胡乱表态、发号施令。这样下去,领导同志就不支持了,基层同志也就不信任了。因为表态以后需要兑现,你兑不了现;你想兑现,领导同志又不知道,你就得撒谎、蒙骗,把自己的心态一步一步地推向了不健康的心态。

  (二)当好助手,不乱插手

  文秘人员是领导同志的助手,秘书的含义就是助手。当好领导同志的助手,成为左右膀臂,不容易。

  当好助手有三个标志:

  1、高效率办事。在领导同志身边工作,要做的主要工作就是协调、调度、督查、反馈。根据领导同志的统一安排,在某项工作推进和开展中,文秘人员必须高效率地帮助、协助领导同志搞好协调、抓好调度、跟踪督查、适时反馈,在领导同志要求的时间内,来推进工作落实,做好要做的事情。这里,特别强调是反馈的问题,向领导同志反馈工作推进和完成情况。我们许多文秘人员在这个环节上不是太重视、太注意,还经常把“不善于向领导汇报工作”这句话挂在嘴边,说这是自己的缺点。其他任何人都可以有这个缺点,惟独文秘人员不可以有。领导同志安排的若干事情,就是因为我们没有发挥及时、适时反馈的作用,致使领导不知情,工作推进迟缓,任务落不到实处。文秘人员在这个方面应该说责无旁贷,推脱不了责任。或者说仅仅是你掌握了情况,或向分管领导汇报了,就认为万事大吉了。大家一定要注意,你作为秘书,是这个领导集体的秘书,你对这个集体的主要领导负责,所以,只要领导同志有安排、有部署、有交代,工作推进到什么程度,任务完成到什么情况,你必须及时、适时地反馈,这是你的责任,千万不要再以“不善于向领导汇报情况”去搪塞自己的失误。所以,提醒大家注意,要向领导同志适时反馈工作推进情况。

  2、高水平办文。文秘人员一项主要工作,就是要为领导起草工作报告、讲话材料、各类文件,做好各类会议的记录。这方面的要求,一般化的起草也行,高水平的起草也行。如果领导同志不在意,或者这个班子的水平就是一般化,那么你一般化的服务也行;如果领导同志水平很高,这个班子的整体素质很高,你没有高水平的办文能力是肯定不行的。至于如何高水平办文,培训班邀请了许多行家能手来专题讲授,我在这里就不讲了。

  3、高标准办会。办会非常能展现出一个文秘人员的综合素质和协调能力。会前筹备,要准备哪些事情;会中组织,要做哪些事情;会后落实,要抓哪些关键。提醒大家一点,就是会后落实的问题,这确实是一个容易让领导同志和文秘人员忽略的问题。一个会议结束后,领导同志会又有一个新的会议、又有新的公务活动、新的工作,很难有时间、专门就这个会议的贯彻落实情况去抓调度、抓落实。会后落实的责任,义不容辞地落到了文秘人员头上。要通过现场调度、跟踪督察、电话了解、面对面沟通等多种形式,掌握会议贯彻落实情况,适时向领导同志反馈,便于领导同志及时掌握情况,研究新的对策,继续推进工作。会议落实问题,是我们公务活动中的一个薄弱环节,这个环节之所以薄弱,与文秘人员的作用有很大关系,所以文秘人员要负起这个责任来。

  乱插手的表现:

  1、插手人事。文秘人员当好助手,两只手一齐忙活,能忙活好了也行。留一手不行,可怕,领导同志不敢用你;多一手也不行,可恨,净给领导添乱。多一手不是“三只手”,而是乱插手,最不可以插手的是人事问题。大家一定要注意:因为插手人事问题不是当好助手的份内之事。有些时候,为领导用人提供错误导向,将直接对干部队伍建设带来不良影响。比如:推荐干部,如果是因私用人、因情用人,势必用错一个人,打击一片人。本来一个很优秀的干部,因为你插手人事,在领导同志面前说了许多不利于这个同志的言论,领导同志不采纳你的意见还好,如果采纳了你的意见,将贻误这个同志的一生,这不仅是才能问题,而是品质问题。一个非常有前程、有潜力的干部,就因为你错进一言,在领导同志面前一句谗言,导致这个同志在成长使用上延缓、推迟,乃至只有一次机会又失去了,你这是对同志不负责、对事业不负责。所以说,文秘人员切忌插手人事。

  2、插手家事。领导同志工作确实非常繁忙,文秘人员无论是出于感情、良心,还是出于责任,都应该帮助领导同志办一些事情,解决一些困难。比如:领导同志出差了,他的妻子、儿女生病了,半夜三更到医院去,这个忙你应该帮,如果不帮,你就没良心了。但是,文秘人员切记,不要把自己干成领导同志家庭的“保姆”,当保姆干什么事情,大家都知道。而且,你插手领导同志家事以后,和领导同志家庭零距离接触,会接触出一些是非来。“保姆面前,三天没伟人”,请你给领导同志留出点空间来,让他感觉在秘书面前、秘书眼中,自己仍然保持一种良好的形象。所以说,文秘人员不要插手领导同志的家事。

  3、插手错事。文秘人员一旦插手错事,一害领导,二害自己。什么叫错事?举个例子说,有些基层同志、社会人员、过往宾客等想给领导同志送礼,不管他们出于何种目的、和领导同志的关系有多好,你都不可以替领导同志收受礼物、收受礼金。这就是错事,不可以插手。但是,事后必须向领导同志汇报,让领导同志知情。还有若干称为不该做的错事,大家都不要插手。

  (三)当好枢纽,不找别扭

  “枢纽”、“别扭”,大家都不难理解。文秘人员要给领导同志、领导机关当好枢纽,枢纽当得越好,文秘人员的作用就越大、功劳就越多。如果文秘人员找别扭,相对其他人员而言,反作用力更大。

  当好枢纽的标志:

  1、上情迅速下达、下情迅速上达。大家在理解时,要吃透“快”、“慢”两个字。特别要注意,你以为你已经很快了,但领导还觉得你慢了。我曾经处理过一件事情,得到了相关领导同志的肯定。当年在市委办工作的时候,有位领导同志夜间突发重病,家属出于对组织的信任,打电话到市委办。接到这个电话时,已是夜间一点半了,这个电话就是下情,你是上达还是不上达?上达,深更半夜就得把领导同志折腾起来;不上达,不向领导同志报告,一旦生病的领导同志出了事,而我们的上级领导同志还不知情,这是文秘人员的失职。这就是我当时思考的问题。最后决定,宁愿打扰领导同志休息,也得报告,在陪同这位领导同志去医院的路上,他不仅没有批评,而且肯定了这种做法。我们有些同志,往往凭个人主观主义、经验主义办事,看到领导同志休息了,明天再说吧,明天很有可能就晚了。我就是举这样一个例子,工作中,我们遇到的类似情况很多。

  2、事前有请示、事后有汇报。大家都说,事前请示、事后汇报,我为什么加了一个“有”字?因为我们文秘人员有时候忙起来,或者自己认为自己很忙,往往事前没请示、事后没汇报,或者事前有请示、事后没汇报,或者事前没请示、事后有汇报。领导同志是“丈二和尚摸不着头脑”,不知道你在汇报什么。要事前有请示、事后有汇报,善始善终。要注意把握“虚实”两个字,特别把握好“实”字。文秘人员经常接受各个层面、各个方面的信息、动态,一定要处理好虚和实的关系。举个例子,领导同志安排你到基层写一个典型材料,反映一位老同志在海上养殖中做出了巨大贡献,造福百姓做了若干好事。你写了:这位老同志捋了捋一头花发,笑呵呵地说,没什么,都是应该做的。领导同志用了你写的这个典型材料,在会上讲了,结果是与会的同志哄堂大笑。因为大家都知道这位老同志是个“光头”,哪来的花发可捋?这就是反映情况不实,你根本没和这位老同志见面,是想当然地给领导同志提供了假情况。这不是文字功夫,而是工作作风问题。同志们一定要把握好“实”字,如果“虚”了,向领导同志反映的情况、汇报的内容不实,可以直接导致领导同志决策失误。我们担不起这个责任。

  3、纵向会协调、横向善协调。要想当好枢纽,必须学会协调。纵向协调,就是上下协调,不仅要会协调上级,还要会协调下级。我们有些同志只善于协调上级关系,有些同志只善于协调下级关系,这都不行,应该是善于协调上下级关系。只会协调上级关系不行,上级领导、上级的工作人员来了,我们问清诸如来客人数、人员组成、生活习惯等等,都安排了。但我们基层的同志来了,他明明看见领导同志的车子在楼下,也看到领导同志下车上楼了,他紧接着上楼后,却被我们文秘人员拦下了,说领导同志出差了,这很不得体。上级领导同志是人,基层同志、人民群众也是人!更应该拿得如衣食父母那样对待他们。文秘人员最优秀的品质,就是不要对谁高看一眼,也不要对谁低看一眼,要公平看人、公平待人。或者是光协调上级交办的事情,不协调下级反映的事情,这也不行。

  横向要善于协调。部门和部门之间、单位和单位之间,上升到市级层面就是市级各大班子办公室之间,都有横向协调的问题。我们文秘人员都要事必躬行、亲手协调。横向协调的要害是:千万不要等别人找你协调,而是应该学会主动协调、积极协调。横向协调里面有一个最大的学问,就是“谁重要、谁不重要”的问题。如果你感觉你这个部门重要的话,那么你就更应该先去协调;如果你感觉你这个部门不重要的话,也应该先去协调。因为,本来你就不重要,再不去主动出击先协调的话,你就被边缘化了,大家就不搭理你了,这件事情也就没人帮你办了。大家要注意,你觉得部门重要,应该先去协调;如果觉得部门不重要,必须主动协调。另外,在领导班子中班子成员之间的协调,我们也会遇到这样情况:领导同志之间不说话,要我们从中跑腿、传话,而且传的话一般都是他们自己不好说的。这个时候非常较劲,一定要把握好了,千万不要只当跑腿的、说嘴的,要有真本事、真功夫,把事情协调下来。

  找别扭的表现:

  1、知情不报。或者是谎报、乱报。明知有事,就是不报,等领导同志找再说,这就是找别扭。提醒大家,有这种想法,就开始失去做文秘工作的资格了。

  2、有事不管。对待一些事情,视而不见、充耳不闻,消极应付,或者是消极怠工。

  3、顶牛不办。领导安排、布置、责成办一些事情,有时候公开顶牛、有时候暗里顶牛,就是不办。领导催催,强调困难;领导再催催,强调客观,软磨硬顶,就是不办。到时候还能把自己豁出去,说,我没这个能力办,没这个本事办。这种心态一点都不能有。

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