学习啦>实用范文>办公文秘>文秘基础>

论秘书应做好哪些日常工作

舒欣分享

  有人说“能说会道”是秘书的看家本领,这话的确有一定的道理。秘书在工作中虽然很少去演说,但却经常要说话,汇报情况,提出建议,传达指示,接待来访,协调工作等等,大量使用的是口语表达。以下是学习啦小编整理的

  论秘书应做好哪些日常工作

  1、办公室的整理:上司办公室和会客室的整理打扫,空调、换气、照明的调整等。

  2、接待客人和接打电话:为来客登记、带路和传话;给客人端茶送水和送客人出门;接电话并转达电话内容等。

  3、文书工作:起草公司内外的文件信函;各种文件信函的收集与存档。

  4、日程管理:日常日程表的管理;会面的预约和登记等。

  5、信息管理:收集公司内外的各种信息,并对信息进行整理、汇编和上报。

  6、出差准备:出差期间的日程管理;与相关单位联系和协调;安排交通工具、住宿地点;出差回来后的费用报销、出差总结等。

  7、准备会议:会场的安排;登记工作;制作会议文件资料并发放给会议代表;作会议记录和会议纪要等。

  8、照顾上司:给上司沏茶(或冲咖啡);安排午餐;健康管理;安排交通工具等。

  9、档案管理。

  10、辅导新秘书的工作。

  论秘书工作中遇到的挫折

  一、不如意事十常八九,关键在于我们如何对待

  人生难免会遇到挫折,没有经历过失败的人生不是完整的人生。没有河床的冲刷,便没有钻石的璀璨;没有挫折的考验,也便没有不屈的人格。正因为有挫折,才有勇士与懦夫之分。记住“天降大任于斯人也,必先苦其心志,劳其筋骨,饿其体肤,空乏其身,行拂乱其所为,增益其所不能。” 巴尔扎克说:“挫折和不幸,是天才的进身之阶;信徒的洗礼之水;能人的无价之宝;弱者的无底深渊。”

  首先,挫折帮助你成长。人的成长过程是适应社会要求的过程,如果适应得好,就觉得宽心和谐;如果不适应,就觉得别扭、失意。而适应就要学会调整自己的动机、追求和行为。一个人出生时,根本不知道什么是对,什么是错,正是通过鼓励、制止、允许、反对、奖励、处罚、引导、劝说,甚至身体上的体罚与限制,才学得举止与行为的适应和得当,学会在不同环境、不同时间、不同对象、不同规范条件下调整行为。

  其次,挫折增强你的意志力。由学校走出社会,会承受更大的压力,学生时代对各种困难体验都不深,缺乏忍耐力,没有坚强的意志,一且遇到挫折就被击垮了。实际上生活中许多轻度挫折,是意志力的“运动场”,当你大汗淋漓地跑完全程,克服了生活的挫折,就会获得愉快的体验。

  人在遭遇挫折时,往往会感到缺乏安全感,使人难以安下心来,工作和生活都会受到影响。那么,人在遭受挫折的时候,又应如何进行调试呢?

  1、遇到挫折时应进行冷静分析,从客观、主观、目标、环境、条件等方面,找出受挫的原因,采取有效的补救措施.。遇到挫折要不慌不乱,根据实际情况分析解决。

  2、要有一个辩证的挫折观,经常保持自信和乐观的态度,要认识到正是挫折和教训才使我们变得聪明和成熟,正是失败本身才最终造就了成功。

  3、向他人(朋友们)倾诉你遭受挫折心中不快以及今后打算,改变内心的压抑状态,以求身心的轻松,从而让目光面向未来。

  4、学会自我宽慰,能容忍挫折,要心怀坦荡,情绪乐观,发奋图强,满怀信心去争取成功。

  5、补偿。原先的预期目标受挫,可以改行别的途径达到目标,或者改换新的目标,获得新的胜利,即“失之东隅,收之桑榆”。这是人的一种心理防卫机制。

  6、升华。人在落难受挫之后奋发向上,将自己的情感和精力转移到有益的活动中去,使之升华到有益于社会的高度。这也是人的一种心理防卫机制。

  二、秘书工作对我们应对挫折的能力提出更高的要求

  1、作为秘书,最难处理的就是人际关系方面的矛盾,其实,解决这些矛盾并不难,只要我们能够站在对方的位置上充分的理解对方,明白他的难处,再对症下药,问题便迎刃而解了。

  2、对琐碎重复的工作感到怨烦,这也是秘书工作中经常遇到的情况,通常是由于你对自己的人生价值观认识不足,以为自己所做的事是微不足道的,或都觉得这些工作是浪费人才,应该从根本上认识到,做一个优秀的秘书,其实也并不是一件容易的事情,而且这个岗位学习到的不仅是一般的技能性的东西,而是参考别人如何管理好一个企业,或一个部门,这对于你以后的职场生涯是十分有利的。其实对繁琐事务的厌烦源于对秘书工作本身认识不足。

  3、与上级发生争论也是秘书工作中会遇到的。争论时应该做到:

  (1)实现工作目标中的同事关系。领导与秘书在事业发展目标上应该是一致的,双方争论都是为了集体的利益,作为领导者应帮助秘书认清事业目标,并指导其为实现目标立足本职,尽职尽责,努力工作;作为秘书,应辅助领导者科学决策当好参谋和助手。

  (2)争论一定要有准备。领导主张,自有他的根据,你想否定他的根据,得有比他的根据更多、更说明问题的根据,这就需要准备。没准备的争论,只会滑向诡辩。没有足够准备,就要放弃争论。

  (3)争论要有个和气的开头。切忌临时上阵的争论,那样会使对方感到突然,会以为是你感情冲动的表现。

  (4)争论中一定坚持从问题出发,不是对人,切忌说“你如何如何”之类的话,更不要说对方意见的坏话,比如用“你的那个意见,纯属无稽之谈”的语言,就会伤害对方的自尊心。

  (5)不要时间太长 。无论争论是否有理想结果,都不要时间过长。到一定阶段,就要结束,可以说一声“容我再想想”,把争论结束下来。

  (6)要客气地结局。争论统一了或者还未统一,结束时,你都应向领导说一声:“我的见解不一定对,请领导参考。”或者说:“我在讨论中,有的言语不当,请领导原谅。”这样结束,对下次继续争论或不再争论,都有好处。那种因争论不统一而拉下脸,甩门而去的做法,是绝对不可用的。

  三、做事先做人

  无论何时何地从事何种工作,善良、正直、宽容的人们总是受到大家的理解、欢迎和帮助,错误不可避免,矛盾无处不在,只要我们做人做事都有一个端正的态度,一颗真诚的心,前方纵然荆棘丛生,到时也会左右逢源化险为夷。

    4178924