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秘书实务与案例分析

惠燕分享

  秘书实务是文秘和法律文秘专业的一门专业核心课程,有做过关于秘书实务的案例分析题吗?下面学习啦小编给大家介绍关于秘书实务案例分析的相关资料,希望对您有所帮助。

  秘书实务分析题如下

  请柬发出之后

  某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会, 发了请 柬邀请有关部门的领导光 临,在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。

  接到请柬的几位部门领导很积极, 提前来到礼堂开会。 一看会场布置不像是开表彰会的 样子, 经询问礼堂负责人才知道, 今天上午礼堂开报告会, 某机关的总结表彰会改换地点了。 几位领导同志感到莫名其妙,个个都很生气,改地点了为什么不重新通知? 一气之下,都回 家去了。

  事后,会议主办机关的领导才解释说,因秘书人员工作粗心, 在发请柬之前还没有与 礼堂负责人取得联系,一厢情愿地认为不会有问题,便把会议地点写在请柬上,等开会的前 一天下午去联系,才知得礼堂早已租给别的单位用了,只好临时改换会议地点。

  但由于邀请单位和人员较多,来不及一一通知,结果造成了上述失误。尽管领导登门 道歉,但造成的不良影响也难以消除。

  思考题:这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢?

  会议方案制订

  中迅显示器有限公司是我国主要的电脑显示器生产基地之一,去年实现销售额 8 亿元 人民币,产品

  30%出口海外,并不断保持产量连年递增的势头,质量管理也达到了同行业 的先进水平。为适应生产规模的进一步扩大,去年底,该公司又扩建了 1 万平方米厂房,增 加了 3 条国际先进的生产流水线,使显示器年生产能力达到了 100 万台。 产量增加了,销售必须跟进。目前,中迅显示器有限公司在全国设有 300 多个代理商, 为了让代理商更多地了解公司的发展, 同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能, 研 究如何扩大产品销售等问题,公司领导决定 8 月 8 日一 10 日在上海市召开一次全国代理商 会议, 由公司总经理介绍企业的基本概况及发展远景; 研发部经理介绍、 演示新产品的性能、 核心技术及测试结果; 生产部总监介绍目前企业的生产能力及生产情况; 销售部总监介绍公 司产品的销售情况; 公司主管副总经理就下一步销售策略、 销售政策及开展销售竞赛评比等 事项做专题发言。同时,选择东北、华北、华南三位销售代表介绍各自的经验,最后表彰 50 家优秀代理商。会议期间,还要组织与会代表参观企业,利用一个晚上的时间举办一场 联欢晚会,安排代表游览上海市内的几个景点。

  为保证会议的成功举办,公司还决定会议地点安排在上海国际会议中心,食宿也在上 海国际会议中心。同时各部门抽调 10 人组成大会筹备处,由张副经理负责,具体工作包括 准备会议所需文件、材料,寄发会议通知,接待,安排食宿,布置会场,联系上海国际会议 中心及旅游景点,预订返程车、船、机票,邀请新闻媒体,组织联欢晚会,购置礼品等。总 经理还特别强调,要在保证会议隆重、热烈、节俭的前提下,尽量让代表们吃好、住好、玩 好。

  根据公司领导的意见,张副经理立即从各部门抽调了 10 位同志成立了大会筹备处,并 召开了会务工作会议,对会议准备工作进行了部署和分工。

  思考题:

  1.为中迅显示器有限公司代理商会议拟定一份会议方案。

  2.根据会议的规模、层次和主题,会议筹备处应具体划分哪几个小组展开准备工作。

  3.以筹备处的名义提交一份本次会议经费预算方案报总经理审批。

  4. 请根据会议的内容制作一份会议日程表(要有日期、时间、内容安排、地点、参加 入、负责人、备注等项)。

  5.请根据会议内容拟写一份会议通知。

  6.制作一份会议签到单。

  会场布置

  菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业,年产 200 万吨“龙”牌系列全价饲料,工艺设备 先进, 技术力量雄厚, 饲料产品系列配套, 特别是公司采用国际先进配方后, 生产的“龙” 牌 系列全价饲料含有畜禽生长所必需的各种维生素、氨基酸、微量元素、抗菌素及营养素,具 有营养全、饲料省、长得快、防疾病等特点,为不同品种、不同生长阶段的畜禽提供充足的 营养物质。产品经公司下属的大壮猪场试验饲养,外贸出口猪优良品质率名列全国前茅,产 品还被认定为全国优质产品。

  再过一个月,就是企业成立 50 周年。为此,公司已决定举办一系列纪念活动,一方

  面回顾总结企业 50 年来走过的历程,继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神,另一方 面是研究确定下一步企业发展战略,寻求新的发展机遇。

  在系列纪念活动中,安排了 4 次会议:

  (

  1)庆典大会。邀请市领导、行业协会领导、新闻记者、有关专家、客户代表、退休老 职工,以及企业员工代表约 300 人出席。根据会议方案,主席台将安排 3 位市领 导、2 位行业领导、2 位专家、1 位客户代表、1 位退休老职工和企业总经理、副 总经理共 11 人就座。 (

  2)报告会。请 2 位专家讲授饲料行业的发展状况、新技术及国外发展现状等。会议规 模为 100 人。

  (

  3)企业发展战略研讨会。邀请研究院所、高等院校及行业机构的专家、学者以及金融 界人士 20 人与 15 名企业中层以上领导干部,共同研讨企业下一步的发展战略, 请专家为企业把脉,为企业开出处方。

  (

  4)劳动模范座谈会。拟邀请企业内各级劳动模范 11 人,与企业 4 位党政领导及工会主席进行座谈,回顾创业历程,听取劳模对企业发展的意见和建议。

  本着节俭办会的原则,根据公司的安排,4 次会议的会场布置均由公司秘书小武负责。

  思考题:

  1、实训分小组进行,每个小组确定一名负责人。

  2、每个小组在四个会场中任选一个会场进行仿真布置。 要按真实会场布置的要求进行实训,并达到:

  1.布置庆典大会会场要热烈、隆重。

  2.布置报告会会场要庄重、美观。

  3.布置研讨会会场要庄重、舒适。

  4.布置座谈会会场要轻松、和缓。

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