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秘书和助理的区别

惠燕分享

  根据公司不同,对助理和秘书的概念也是不同的,那么秘书和助理有什么区别呢?下面学习啦小编给大家介绍关于秘书和助理的区别,希望对您有所帮助。

  秘书和助理区别介绍

  严格讲,“秘书”是一个职业,而“助理”不是。

  助理只是一个岗位的名称。助理可以有很多,董事长的助理、总裁的助理、主管的助理,甚至一个工程师的助理……等等。它是一个岗位,但是做的事情可能完全不同。你助理企业的董事长,与助理一个药剂师能一样吗?无论企事业单位,乃至国家机关,都有助理这个岗位。它目前还不能成为一个学科性的职业。没有专门的“助理”学科,没办法,因为不一样。

  “秘书”是一个学科型的职业。大学有专业课程,就业市场有专门的职业分类。

  除了以上的区分方法,还有其他区分。秘书更多是文职性的,而助理可能是全能的,什么任务都要承担。秘书侧重于文案和策划,助理侧重于身体力行的行动。

  第三个,秘书带有广泛的共性。就是不同单位,不同岗位的秘书,他们的工作有很多相似、相同的地方。这是由学科共性和依据的。但是,助理不一样,它有特殊性、具体性。不同的助理做的工作大相径庭。郎平教练的助理与房地产老总的助理,他们根本做不同的事情。

  秘书工作职责

  【(一)秘书的职能】

  1、辅助决策

  (1)辅助决策的含义:在决策过程中,在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。

  (2)辅助决策的特征:体现在以下几个方面:

  辅助内容的综合性

  辅助时间的经常性

  辅助环节的全过程性

  (3)辅助决策的原则

  超前原则

  定位原则

  信息原则

  谏诤原则

  (4)辅助决策的过程

  协助领导确定目标

  协助领导设计方案

  协助领导评优选优

  协助领导实施反馈

  2、协调关系

  (1)协调关系的含义:秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内,自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系,促进各项活动趋向同步化和和谐化,以实现组织目标的行为过程。

  (2)协调关系的特征

  从属性

  广泛性

  间接性

  (3)协调关系的原则

  政策指导

  客观公正

  平等协商

  注重整体

  灵活适度

  (4)协调关系的过程

  摸清情况

  找出症结

  恰当协调

  督促落实

  检查反馈

  3、处理信息

  (1)处理信息的含义:信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身,而是表征事物消息和信号中的内容。

  (2)处理信息的原则

  及时性原则

  保真性原则

  适用性原则

  预测性原则

  (3)处理信息的内容

  历史信息

  上级信息

  内部信息

  公众信息

  社会信息

  (4) 处理信息的过程

  信息的收集

  信息的加工

  信息的传递

  信息的反馈

  信息的储存

  4、办理事务

  (1)办理事务的含义:事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

  (2)办理事务的特征

  综合性

  服务性

  繁琐性

  突击性

  (3)办理事务的原则

  被动中求主动

  原则中求灵活

  繁杂中求规范

  (4)办理事务的程序

  自然程序

  理论程序

  指令程序

  法定程序

  技术程序

  习惯程序

  【(二)秘书的职责】

  大致也有以下11个方面:

  日常事务管理(办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理)

  接待事务(来访接待、安排服务等)

  会议事务(会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等)

  行政事务

  信访事务(群众的来信来访或顾客的投诉处理等)

  调查研究事务(搜集信息,提供可行性的方案供领导选择)

  文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理)

  写作事务(各种文体的写作)

  协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等)

  督察工作(督促、检查领导交办批办工作的落实情况)

  其他领导临时交办的任务。

  助理工作职责

  1、文件、档案、资料的整理、分类、归档、记录;

  2、电话记录、打印文件、复印资料;

  3、日常报表的收集、整理、汇总、传递、上报;

  4、遇突发事件,紧急联系相关负责人,协助解决;

  5、收发邮件、信件,及时转交相关人员;

  6、上情下达,下情上传;

  7、保密(包括:公司 内部信息、资料、文件、 人事、档案、会议内容、计算机信息、 财务等);

  8、处理各部门人员的报帐事宜,审核、汇总、传递工作;

  9、协调各部门人事关系,使之工作能顺利、高效完成;

  10、完成上级管理层交付的临时工作;

  11、保持工作环境整洁、干净等。

  12、负责新进员工资料的入档, 培训相关知识技能。

  业务方面看你在哪个部门,如果在销售部,就是协助 业务员或业务经理处理一些日常事务,如:日报表、周报表、月报表、会议、促销活动之类。如果在人事部,可能还要做一些培训工作。

  特殊要求也要看是哪个部门,一般都需要有一定的文字基础,需要写一些报告之类的。另外有一定的计算机知识,会word和Excel等一些 办公软件和标准的普通话。

  月薪要看在哪个城市, 中小城市1800-5000,大城市可能会高点,如果是外企就更高了。

  行政 助理应该算是公司不可缺少的人吧,至少经理们认为是不能少的,不然他们会累得脚底朝天的,而且办公效率会大大降低。

  至于前途,就不好说了,看你有没有事业心和能力了,有的话,奋斗几年,可以做办公室主任、经理或者是物流部经理、人事部经理等一些相关部门的 中层管理者。

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