提高效率的十个方法

　　1．确定方向　不走冤枉路

　　俗话说：“马壮车好不如方向对”，这句话的典故来自春秋战国时期，有位夫子准备了很多行李，准备去南方的楚国，就向路人问路。路人说：“此路非很楚国”这位夫子说：“我的马很壮，没有关系。”路人又再强调这不是去楚国的方向，夫子还是固执地说：“我的车很坚固”。路人只好叹息：“这不是去楚国的方向呀！”方向错了，再怎么努力也是枉然的。

　　仔细想想做这项工作的重点是什么，目标是什么，希望通过这项工作得到什么成果。按目前的方向是不是真的能得到想要的结果，与你的主管和上下流流程的同事一起讨论，再决定整个方向和流程。

　　提醒：光忙是不够的。关键是：我们到底在忙什么。
 

　　2．做行事历和项目执行计划

　　事先做好计划表可以帮助你理清想做完的事。你可以利用以下的工具：
　　*　电脑软件，比如计划表、日程表和日历
　　*　日历或是商务日志
　　*　自己设计的简单表格

　　以一天的计划表来说，首先列出你必须做的事。这些是你今天的首要工作；然后列出应该做的事，以及可做但不急的事。然后评估各项工作所需的时间，最后决定如何把时间分配到这些工作上。记住，应该把最重要的事情放在一天中状态最好的时间去做。一天的时间规划完成后，可以延伸成一周的计划，决定一周内最重要及必须做的事。每天确认行程是否按计划推进。

　　提醒：知道计划何时开始，就开始列进度，但不要让计划的时间取代了执行的时间。
 

　　3．运用系统思考，工作分类进行。

　　养成把握重点，循序渐进，集中力量的习惯，决定次序，从最重要的事情着手。我们必须先决定哪一个工作比较重要，优先去做；哪些不重要，可以缓办。不考虑优先顺序所产生的另一个结果会是一事无所。而且被拖延或耽误的事情，等以后再提出来的时候已经为时过晚了。

　　●按工作的重要性决定完成工作的优先顺序

　　●按工作的重要性决定投入工作的时间

　　●同性质、同种类、类似性高的工作一次解决

　　●不断思考是否有更有效率的工作方法

　　●避免用过大的手段达成较小的目的以造成浪费，如杀鸡用牛刀

　　提醒：不要浪费时间做“垃圾”工作，去做那些会增加你的生产力的工作。
 

　　4．事前准备需周到

　　在工作过程中再花时间去寻找所需要的资料或工具，只会事倍功半，增加出错的机会。事前就把一切所需都准备好，即取即用。

　　●随时准备好“最新”的资讯：“资料”的随时更新与增删，可以让我们永远掌握到最新的信息，并随时做好整理归类等工作，以供我们随时掌握最新的状况，并可迅速做出正确的思考判断。

　　●要有「工具库」的观念：随时将自己的“知识、经验、技能”等，做好转换成工具的观念，以便随时可以拿出来运用，或重新组合，以便缩短时间，提高效率，增加更多的成功机会。

　　●寻找自己的良师：在公司内外寻求一群具备不同专业技能和职位的良师，通过良师的经验、智慧和人脉，可以提供各类的协助。
　　提醒：当你在做小事情的时候，你必须想大事情，以便让所有的小事情都能朝正确的方向前进。

 

　　5．不断学习新的知识与技能

　　在十倍速生涯里，工作变换得快，工作速度本身也快，加上外在环境及产业新知识加速产生，若不加紧学习脚步，就可能像老牛拖著重车，或是一个折旧严重的汽车却开在高速公路上一样，不仅充满了无力感，更会遭受到时代无情的淘汰。“苦干”是成功的充分或基本条件，但它并不能保证成功，今天我们还要聪明工作，只有不断学习才能提升工作效率及创新。

　　不断学习对工作能力的增进很重要，综观古今中外的成功人士，或是观察卓越企业的主管，主动发问、参加课程，甚至只是默默观察别人怎么做，都能从中学习到新知识与技术，再消化出更有效的做事方法与解决问题的方案。

　　提醒：今天要追求成功，和是否拥有能够开花结果的知识，知识多快能够开花结果成正比。
 

　　6．创意使你轻松做事

　　有创造力，才不会为了一些问题苦思对策，在无例可循的情况下，急得像热锅上的蚂蚁，坐立难安。时时评估创意带来的好成果，在过程中你会领悟到，利用保险单来解决问题是一种居心叵测而有趣的事，培养创意绝对是企业人必备的技巧之一。

　　培养创造力的方法有以下几种：

　　●开放心胸，经常注意周围的环境，就像科学家善于观察四周的一举一动，就可发现很多新方法能解决老问题。

　　●检查所有可能的方案，千万不要因为“不可能”、“幼稚”、“没有人成功过”或是“从来没有听说过”之类的原因而轻易放弃。

　　●善用自己的第六感，保有敏锐的感觉，放松身心，运用你的灵感，突破思维的限制

　　●抽离各个解决问题方案的精华，予以分类整理，再重新组合，看看彼此的关系如何，能否衍生出新的观点。

　　提醒：现在的公司需要很多好点子才能应付各种改变，但往往斤斤计较员工是否准时上班。
 

　　7．适当的E化工具辅助

　　高科技能帮助你节省时间，不过先决条件是要选对适合自己的，考量你希望他为你做什么？它对你有用吗？购买软件前应做研究，确定它的功能符合你的需求要让e化工具确实帮你提升效率，请遵循以下步驟：

　　●请教同时熟悉科技产品与你的工作內容的高手，了解你正考虑采用的工具有哪些利弊，是否能节省时间、提升生产力，增加你的工作优势。

　　●列一张采购评量表，跟软件的销售人员再讨论一次。

　　●花点时间熟练这个工具的基本技巧，这时候所花的时间，将来都会加倍带来利益。

　　一般会使用的e化工具，包括电脑及各种管理软件，备份系统、电子邮件、网络平台（包括线上服务、新闻布告、BBS等）、PDA、手机、扫描仪等，即使平常使用的传真机、录音机等，其实都有一些功能可以提升效率。

　　提醒：如果不了解科技，就永远不可能让科技为你服务。
 

　　8．借用他人的時间

　　要让工作有效率，分工合作甚至找专家帮忙都是方法之一，授权是节省时间的终极武器，也是增加效率的法宝。投资一点时间常常和你的员工沟通，会产生很大的效益，尤其要让他们搞清楚状况，否则他们就不可能分担工作负荷。

　　以下基本原则帮助你更有效地授权：

　　①决定什么事要授权出去。授权和交托正常工作任务是不同的。授以是交付某人完成你的工作职责，但是你保有控制权，并负有责任。

　　②说明清楚你要的结果。一般来说，被授权者都会用自己的方式去完成任务，如果你希望运用特定的方法去完成，一开始就要让对方知道。

　　③清楚界定现任。确定对方了解他所应负的责任，如果他不了解任务及目标，或是不符合你的期望，要重新仔细检讨整件事。

　　提醒：高绩效者会集中心力于解决问题，而不是责怪问题的发生。
 

　　9．适度休息，消除压力

　　每份工作都有压力，我们的压力就在于自己的情绪管理上。情绪管理就象大禹治水一样，最好能够疏导。如果一股脑将不满情绪发在同工作或同事身上，只会让工作受阻，压力更大。

　　《EQ》作者Daniel Goleman提出提升情绪智商的五个步骤：

　　①我想成为什么样的人？想像一下自己几年后自己想成为怎么样的人？思考一下自己典型的一天是什么样子？

　　②我到底是谁？看清自己的弱点很重要，但也要了解自己的长处。

　　③我要如何改变？拟定计划朝目标去改变，按部就班，从自我觉醒开始练习。

　　④改变要如何持续？持续要靠实践，要一遍又一遍地提醒自己打破过去的思考和行为模式。

　　⑤找谁帮忙？要增进情绪管理的能力，一定要有人帮忙，创造支持我们改变的环境。

　　提醒：在他人所轻蔑的事获得成功，是了不起的事。因为这必须克服他人和自己。
 

　　10．保持时间弹性。

　　很多人都有一种错误的观念，以为多做一点事，多花一点时间就会多一点成果。但是人在精疲力尽的状态下，反而容易犯错，也许隔天醒来，又要从头再来。这时，选择休息一天，或许工作效率会更高。而且计划未必能完全按期望进行，这时，在时间表上留空就一定有其必要性。

　　提醒：让每一分钟都上紧发条，然后适时放松，让工作游刃有余，事业顺利还能兼顾生活。