写电子邮箱的格式及范文参考(2)
商务电子邮件的格式
一、关于主题
1. 一定不要空白标题。
2. 标题要简短，不要让outlook用….才能显示完标题。
3. 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。时间可以不用注明，一
般邮箱会自动生成，写了反而累赘。
4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。
5. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。
6. 可适当用使用大写字母字符(如“* !”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，
特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。
8. 最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前
忘记检查主题。
二、关于称呼与问候
1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度。
2. 邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
关于格式，称呼是第一行顶格写。
3. Email开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个HI, 中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。
结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。 注意， 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。
三、正文
1. Email正文要简明扼要，行文通顺。
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简明扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。
Email正文应简明扼要的说清楚事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。
2. 注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。
3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。
4. 一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。
5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6. 合理提示重要信息
7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。可以配合图表加以阐述。
四、附件
1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。
2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。
3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。
4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。
6. 如果附件过大(不宜超过2MB)，应分割成几个小文件分别发送。
五、语言的选择和汉字编码
1. 只要必要的时候才使用英文邮件。
2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。
3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文，准确表达邮件中涉及的问题。
4. 选择便于阅读的字号和字体。
中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字号用五号或10号字即可。 不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不要用背景信纸，特别对公务邮件。
六、结尾签名
1. 签名信息不宜过多。
电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多， 一般不超过4行。
2. 不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。
3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。
七、回复技巧
1. 及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的， 这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一封邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复收到，说明正在处理。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2. 进行针对性回复
当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。
3. 回复不得少于10个字
4. 不要就同一问题多次回复讨论
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过长不可阅读。此时应立即对之前的讨论的结果进行小结，删减不必要的内容，突出有用信息。
5. 要区分Reply和Reply All (区分单独回复和回复全体)
如果只需要一个人知道的事情只需单独回复。
如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该reply all, 让大家都知道，不要让对方帮你完成这件事情。
如果你对发件人提出的问题不清楚，或者有不同的意见，应该与发件人单独沟通，讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
点击“回复全部”之前，要再三确定。
6. 主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中制定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无须行动”、“仅供参考，无需回复”。
八、正确使用发送、抄送、密送。要区分TO和CC 还有BCC(区分收件人、抄送人、密
送人)
1. TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
2. 而CC的人则只是需要知道这件事情，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC
的人有建议，当然可以回复。
3. 而BCC是密送，即收件人不知道BCC为何人。用在特殊情况。
4. TO,CC中的各个收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门、按等级从高到低或从低
到高都可以。
5. 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源
6. 转发邮件要突出信息
商务电子邮件的范文
Dear\尊敬的 ×××:
您好! 按照我们之前的沟通，贵司需××××!如有什么疑问请及时与我联系!谢谢!
顺祝您心想事成，工作顺利!
×××(公司)(北京)×××
地址：北京市东城区王府井大街138号新东安广场××写字楼 TFL:010-××××××× FAX:010-×××××××
EMAIL: ×××××××@.Com
MOBILE: ×××××××××××
实用投稿之电子邮件的基本格式
一、发件人
一、发件人
这个不用填写，系统自动会显示。但是有个小窍门，如果你在“选项”的“个人资料”里填好了你的名字，那么别人收到的邮件的发件人就会自动显示成你的名字，而不是一堆字母。
个人觉得，经常投稿的人应该注意这个细节，这是打造你的品牌。本平台公众号：每日征稿(meirizhenggao)，欢迎关注。最起码让编辑一眼看到你的名字就对你有印象，如果你再次投稿，在众多的稿子里，编辑肯定会优先看你的稿件。
二、收件人
要特别注意邮箱名称里下划线(_)、@(shift+2)的写法，最近就老碰到说《经典美文》原创邮箱不存在的一些新作者。
个人觉得，就算要一稿多投，也不需要一下在这一栏里一气写上几十家报刊杂志的邮箱地址。本平台公众号：每日征稿(meirizhenggao)，欢迎关注。如果你是编辑，看到收件人里一堆的地址，后面跟着系统显示的“还有17个联系人”的这种投稿，会怎么想怎么处理?
三、主题
1.在主题上只写上“查询”两字的，我知道这不是投稿邮件。可主题只写上“投稿”这两个字，我就无言了。因为我们公布的投稿邮箱主要就是用于投稿。
2.“xx省作家、诗人、记者，该省作协会员，跃居x年《xxx名人榜》的xx投稿”，如果想达到让人一眼就反感的效果，你想得没错，这个主题它完全做到了。主题不是个人简介。
3.以文章第一句话为主题的、个人地址为主题的、写“不看我的文章你就死吧”这样的话为主题的……
主题，其实就是让收件人以最快的速度知道这封邮件写了什么，很简单。本平台公众号：每日征稿(meirizhenggao)，欢迎关注。这样的投稿主题“《那年的长街》(散文 1200字)”、“美：《那年的长街》(散文)”就做到了，一目了然。
四、正文
1.文章题目
就算某篇文章它叫《无题》，那起码它也有这么一个叫《无题》的名字。
2.投稿内容
段前空两格这是最起码的。发表了的千字以上的通篇文章，孤陋寡闻的我只在某年“新概念”出版的书上看过一次。
题目黑体小四，正文宋体五号，字体颜色黑色(其实默认设置就行，不用改)。本平台公众号：每日征稿(meirizhenggao)，欢迎关注。文章五百字就五百字，相信我，它绝对不会因为字号用了二号就成了一千五。还有，字体颜色不用黑色，用其他深色也可以，但用白色、亮黄色的就太……
按上面两点排版就OK。
文章配上网络图片发过来的作者，个人十分感谢图片缓解了我的视觉压力，但我的网速和我的时间，完全不赞成。
对于用代码页投稿的大侠，我表示一百二十分的崇拜，但就是普通的文字投稿，犯得着让我再在记事本里倒腾一遍出来看吗?
3.作者、作者地址、作者其他联系方式
常说“文章后面就是样刊和稿费”，地址至关重要，姓名和笔名绝对要标注清楚。
邮编不写，那我花点时间去搜索查询。本平台公众号：每日征稿(meirizhenggao)，欢迎关注。但只写一个几年几班或某某街，省、市、县都不写，我就没辙了(有时看邮戳，按着能搜出来，可这是少数)。请记住，就算你所在的那个班级那个街道的名气大到火星人都知道，也还有某个地球人不知道，比如我。
座机电话，请写明区号，理由同上。
4.部分作者附的创作简历或个人介绍
看简历更了解作者，也有利于编辑与作者的交流，是不错的方式。你可以告诉我你已经发表了几百万字，也可以告诉我有哪些刊物曾刊发了你的文字，但精确到某年某月某日发表的文章列表就不用给我了。相信我，我平时真的会看很多书(实在没看到，有搜索引擎)，只要你真的有这些成就，我就绝对会了解到这个名字的含金量。
当然，刚起步的作者完全不用为这个烦恼。因为就算某人“得过文学界里几十项大奖，上过无数名人排行榜”，只要前面那篇稿子不能用，一样是要被枪毙掉的。
一句话，看你的稿子质量和风格是否适合，不管你曾经的辉煌。
同理，说“经济困难一定要上我的稿子”的作者也是，请记住。
5.这个问题与格式无关
在某作者的作品的后面写上该作者的名字，再写上自己的名字，叫推荐。本平台公众号：每日征稿(meirizhenggao)，欢迎关注。在自己的作品的后面写上自己的名字，叫原创，有时是自荐。
但在别的作者的作品的后面写上自己的名字，还非得说这是原创。那就回去问问小学老师，抄课文十遍、仿写课文、自己写一篇作文，到底是怎么回事。
五、附件
不是上万字的稿件，请不要用附件。
这个应该不用解释了。
六、发送选项
很多作者会选“已读回执”那栏，想知道自己的文章是否被打开过。
只一封邮件的话，自然不会吝啬发回执的那点时间，但面对众多的稿件时，我只能说，抱歉。因为在网速慢的情况下，发一封回执和打开一封新邮件的时间差不多。
你没有收到已读回执，不代表编辑没看你的邮件，而是编辑取消了发送已读回执。
七、其他
把准杂志风格。对于投第三者血案这类的稿子给《经典美文》，还要追问为什么不用的作者，我表示沉默。
《经典美文》分了原创和荐稿两个邮箱，发邮件的时候注意。
如果这些你都明了，那就谢谢你看完我这篇废话。
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3.通知格式及范文
