试论事业单位档案管理中的弊端

事业单位的高效运作与档案的科学管理息息相关，完善的管理制度可促进事业单位全方面的方向发展。就目前来看，许多事业单位的领导者并没有用更多的精力去加强档案工作的管理，结果导致各部门管理问题层出不穷。因此，要解决这一状况则必须深挖管理过程中存在的弊端。

1. 事业单位档案管理中的弊端

1.1 档案管理工作缺乏重视

在某些事业单位中，档案管理部门的实际工作环境较简陋，档案保存工作不规范，有的甚至没有设立专门的档案管理部门，从这一点可看出，档案管理的价值并未能完好地在事业单位中实现[1]。许多事业单位的领导把精力集中在业务的拓展、利益的扩大、客户的培养，缺乏对档案管理部门技术的重视。有些领导对档案管理的工作认识不清，认为只要把重要的档案资料往电脑上输入保存便可以万无一失、方便快捷，而对于档案的收集、整理、归档、保存等工作内容只是安排人员草草了事[1]。他们雇佣档案管理人员回来的工作目的只是帮忙单位把资料归类，把档案编号，应付调档、查档等。实际上，不健全的档案管理制度会阻碍着事业单位的健康发展，弱化的档案管理意识则会严重延误事业单位的命运。领导是事业单位一切工作顺利开展的核心人物，其响应的举措带动着整个事业单位的运行。

1.2 档案管理人员对档案管理工作的业务素质下降

档案管理工作是一项覆盖事业单位各个部门信息的资源平台，其每个项目的建设与每个操作的规划不断考验工作人员的耐心与细心[2]。每一个数据的失误、每一份文档的流失、每一个档案的泄密都可能带给事业单位程度不等的损失。在某些事业单位的档案管理部门中，可发现其工作人员是借用其他部门过来的或者兼职招聘来的[2]。这些人没有受到相关专业的知识培训，对档案管理的业务工作不熟悉，对档案的存档、归类流程不懂，严重延误了工作效率。并且，由于这些人的档案管理能力有一定的极限，其在审档的过程中也会出现一定的局限性。有些档案管理人员是刚毕业的专科学生，由于培养的力度不足和重视不足，导致其在收集资料期间不全面、不具体、不及时、工作较被动、职业提升空间较少等，酿成的后果是逼迫他们纷纷跳槽，甚至造成档案管理工作的停滞不前。

1.3 档案管理工作人员创新意识不足，方法较落后

档案管理工作人员的工作在事业单位中处于被动的状态，每当有部门请求调动档案时，便按部就班地把档案发到指定部门，缺少活力，导致技术的创新遭到停滞[3]。在普遍的事业单位中，档案工作的内容仅停留在电脑的输入与输出，限制了人们的操作，有的更落后的事业单位采用纸化档案记录资料，查阅过程非常复杂。纸化档案作为一种最原始的档案管理方式，有着明显的缺点：第一，容易受到天气条件的影响导致页面模糊不清、虫蛀、纸张发黄，图像文件容易褪色;第二，不容易保存，易被撕毁;第三，不能及时享受档案资源在线、远程分享;第四，加密措施简陋。先进的档案管理技术手段未能被好好地应用在事业单位上，工作人员的理论知识不足以对事业单位的烦琐档案管理工作有所创新。

2. 事业单位档案管理的改革对策

2.1 建立健全的档案管理机构以及完善的档案管理制度

一个事业单位没有健全的档案管理机构将不能有效地把各项工作所需的档案资料有组织、有安排地落实，同样一个事业单位没有完善的档案管理制度，那么工作人员则不能明确地知道自己的职责和权利。健全的档案管理机构建设在完善的档案管理制度之上。因此，在档案管理制度的设立方面，需按照科学性原则分析该事业单位的档案管理制度存在的根本问题，并清晰明确地指出其中的不足，予以纠正[3]。制度需明确工作人员管辖职务范围以及承担的责任，让制度去约束工作人员的行为，同时也约束事业单位领导对档案管理部门的规划。对于档案的归档、整理、调档、存档、借阅等各项阅读操作，应保存好浏览记录，实现在档案管理制度的监督下规范化地开展。在档案管理部门建立奖惩分明制度，促进制度的落实，更完善档案管理机构的建设。

2.2 全面提高档案管理工作人员的职业要求和职业道德

对于现任的工作人员，事业单位领导应定期组织对其技能的培训以及操作技术的掌握水平测试。这举措不仅提高工作人员的业务处理能力，并且有利于工作人员适应事业单位档案管理的创新需求，提高档案管理的工作效率和质量[4]。对于档案管理部门工作人员的招聘，应侧重评估其进入部门后的心理素质以及日后潜力拓展，这有利于保障部门工作的持续性展开。烦琐复杂的档案资料不仅考验工作人员的耐心与细心，还考验其对工作的责任。因此，除了具备丰富的理论知识，还要求其具有良好的工作处理能力和同事之间的配合。领导人员还应该建立绩效考核评价标准，促进工作人员在工作中不断提升自己，发现自己的不足并努力改正。对于在档案管理技术方面有创新的工作人员，应给予一定奖励和提升空间[4]。对于在工作上偷窃档案、贩卖档案的工作人员应追究相关的刑事责任。

2.3 提升档案的保密程度，开展档案管理的信息化建设

加强档案的__应从两方面开展。一方面，随着网络信息的不断发展，其带来新技术的同时也带来了无止境的风险，全面评估电脑的安全隐患，运行有效的安全保障软件是防范网络风险的首要措施。另一方面，应促进档案室安全保障的工作，由专人负责重要档案的看管，无关人员禁止入内，并且门口应根据事业单位的规模配置保安，做好防盗工作[5]。在档案室周围应设立高清摄像头，便于留下图谋不轨分子的作案过程向公安部门递交证据，而对于进出的工作人员应实行相关的程序登记，如果技术设备允许，可进行拇印识别。

3. 结束语

档案管理工作随着信息时代的不断发展理应被重视并且更好地在各事业单位中高效率地操作。领导人员和工作人员的不断配合有利于档案管理机构、档案管理制度的确立与完善。推动事业单位档案管理的工作是一个漫长的过程，新的管理理念、新的管理方法需要事业单位不断去借鉴先进的技术经验，招聘创新型人才，发掘其潜力。