计算机信息管理论文(2)
计算机信息管理论文篇二
《信息化在档案管理中的应用》
摘 要：随着业务的快速发展，纸制档案越来越多，其占用库房多，管理困难，并且不利于档案的利用，因此档案信息化建设迫在眉睫。本文主要对船级社档案信息化建设提出一些建议，希望能对相关单位的档案管理和信息化建设有所帮助。
关键词：档案;管理;信息化;建设
1 前言
档案是一个单位在各项工作中，形成的具有保留价值的各种形式和载体的历史记录，是领导决策的依据之一，也是经验总结、分析创新和科学研究的可靠基础资料。对从事技术研究的单位而言，档案管理工作尤为重要。中国船级社(简称：CCS)是国家的船舶技术检验机构，中国唯一从事船舶入级检验业务的专业机构，是中国船舶检验的主力军，在国内外设有逾60家检验网点，形成了覆盖全球的服务网络。随着CCS船舶检验业务的蓬勃发展，档案作为船检业务信息、历史记录的重要载体，其数量也日益庞大。如何紧跟CCS业务发展的需要，对总部和各分支机构的档案进行有效管理和利用，大力推进CCS的档案信息化建设的重要性和紧迫性也逐步凸显出来。本文对档案信息化建设提出一些建议，仅供参考。
2 CCS档案信息化建设主要内容
根据CCS组织结构及船舶检验业务的特点，当前CCS档案信息化建设需要从四个方面入手去做工作。
1)加强档案管理平台建设，推进服务机制创新，促进档案信息资源的公开、共享和再利用，全面提升档案信息资源开发利用水平和能力;
2)推动数字档案资源的建设，全面整合不同种类的档案资源;
3)推进档案信息化标准规范建设，避免形成信息孤岛现象;
4)以档案信息化人才队伍为依托，加快优化档案信息资源开发利用工作的保障环境，建立长效发展的机制。
其中，档案管理系统建设是条件，标准、系统规范建设是手段，信息资源是核心，保障体系建设是保障，信息利用是目的，各项建设内容相辅相成，不可或缺。CCS档案信息化建设关联图，见图1。
3 推进档案管理系统建设
档案管理系统建设是以档案行业标准和CCS船舶检验业务的特点为开发依据，实现对船检业务档案信息的可视化管理，具有一定的灵活性和可扩充性;要有合理的编目功能，有较高的数据管理和检索性能;具有安全保密功能，以满足档案信息的安全性和可靠性;同时，还要注重数据的相对独立性和可迁移性;
4 推进档案信息化标准规范建设
由于缺乏统一标准和规范，制约了信息交流的程度和范围，直接影响了档案信息化建设的步伐。所以相关标准体系的建设尤其重要，迫切性尤为突出。
档案信息化的标准体系，应当包括覆盖文件和档案管理的完整流程，通过加强顶层设计，对业务流程、生命周期、信息技术和资源描述等多重视角把握档案信息化建设标准，做到框架合理、体系完整，能够覆盖电子文件和档案管理的全过程。
5 推进数字档案资源建设
数字档案是现代信息技术有机结合的产物，是新型文件和档案管理信息化的必然结果。与传统档案馆相比，数字档案馆具有信息多媒体化、管理计算机化、信息传输网络化和存贮多载体化等一系列特点。数字技术的应用完善并发展了档案的职能，妥善解决了各种档案原件保护与利用的矛盾，使珍贵的档案原件能够保存得更加长久;数字档案检索系统方便、快捷，不仅极大地满足了利用要求，而且利用者可以不受时间、地点的局限，随时随地实现档案的异地查找。利用网络的交互方式，数字档案能够向利用者提供更加专业、更具特色的档案咨询服务，改变了档案信息“孤岛”的形象，改善了档案服务的落后面貌。数字档案为档案工作创造了前所未有的有利条件，将从根本上提高档案服务质量，大大强化档案的信息需求。
数字档案资源建设是CCS档案信息化建设的基础，有序推进传统载体档案的数字化进程，充分利用信息化手段，对档案资源进行数字化加工和数据资源整合，推进电子文件中心和数字档案建设。
6 档案信息化保障体系建设
档案信息化保障体系建设主要包括以下三个方面内容：
1)档案信息化建设规划
规划不仅需要满足当前应用需求，更要具有针对未来发展的前瞻性部署思维。
2)档案信息化人才队伍建设
人才是档案信息建设的关键，档案信息化建设要 树立大人才观，针对在具体管理中对人才的评价标准，立足于“人人皆才”、“人人皆可才”的观念，在具体的人才建设中树立整体观念和动态观念，这样人才资源 才不至于成为无源之水，人才管理才可能取得人尽其才、才尽其用的效果。其次是通过各种渠道，加快加强档案信息人才的培养工作。
3)档案信息化建设的服务体系
规范CCS业务相关的电子文件归档、管理、接收工作，完善和健全电子档案管理的相关规章制度。重视风险管理，注重档案信息安全保障，包括档案信息系统安全和档案信息内容安全。
7 小结
从上述分析不难看出，CCS档案信息化建设任重而道远，上述内容的信息化建设是档案管理和利用的重点工程，必须有序推进，只有这样，才能和CCS船检事业进步的需求保持同步发展。
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