行政管理在中小企业中的地位
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摘要:从中小企业行政管理的定义出发,指出中小企业行政管理有别于其他具体职能管理工作,在中小企业内部起着枢纽作用。做好行政管理工作是中小企业有效运转的重要前提,也是经营者提高中小企业管理水平的一个主要切入点。本文提出了目前我国中小企业行政管理中存在的问题,并对如何加强行政管理的地位提出了几点建议。
关键词：中小企业;行政管理;核心竞争力;管理职能
一、中小企业行政管理释义
(一)中小企业行政管理的基本含义
中小企业行政管理是中小企业管理系统的一个重要组成部分。其定义是:以全面提高组织效能,提供必要的保障为目的,而对中小企业内部办公事务、后勤事务活动的构成要素及其流通过程所作的规划、组织、监督、控制与协调。
中小企业行政管理部门,即办公室或行政部,是中小企业的行政事务处理部门,也是一个综合事务管理部门。它在企业中既扮演执行任务的角色,又扮演监督控制的角色,有时还扮演决策协调的角色。中小企业行政管理体系是中小企业的中枢神经系统。它是以总经理为最高领导、由行政副总分工负责、由专门行政部门组织实施、操作,其触角深入到中小企业各个部门和分支机构的一个完整的系统和网络。
(二)中小企业行政管理的任务
中小企业行政管理的任务,就是通过事务活动的构成要素及其流通过程,实施科学有效的规划、组织、监督、控制、协调,为中小企业职能活动的高效展开创造条件、奠定基础和提高保障,做到人尽其才、物尽其力、财尽其用、时尽其能、文畅其流。人尽其才,即为事务活动的有效运行提高人力资源保证,要通过科学分工、优化组合、完善行为规范、教育培训与适当激励,合理配置各类事务
工作人员,明确其责任,充分发挥他们的作用;物尽其力,即为中小企业职能活动提供必要的物质条件,要合理分配和正确使用各种设备、工具、材料和能源,充分发挥其作用,厉行节约,降低消耗,力争供求平衡;财尽其用,即为中小企业职能活动提供基本的财力保证,要量入为出,量力而行,讲成本效益,讲核算,使有限资金得到合理利用;时尽其能,即为中小企业职能活动的有效性提供必要的时间资源,维护事务的时效,合理配置时间,充分利用时间;文畅其流,即为中小企业职能活动提供包括文件信息在内的各种信息资源,要创造条件,充分利用和有效维护信息资源,使信息流通有序、顺畅、有效。
二、目前我国中小企业行政管理存在的问题
目前,在我国中小企业行政管理工作中,存在着以下一些问题:
(一)存在“机关作风”和“游击作风”
中小企业行政管理的实际操作中,存在着两种倾向。一种是“机关作风”。管理人员认为中小企业行政管理就类似于政府机关管理。于是在中小企业行政管理中,完全不考虑企业实际需要和中小企业行政管理特点,照搬党政机关行政管理那一套,搞形式主义、表面文章;繁文缛节、按部就班;清规戒律、条条框框;文牍主义、官样文章;高高在上、颐指气使;脱离实际等等。另一种是凭主观意愿办事的“游击作风”。中小企业中没有系统完整的规章制度、明确的逐级授权和环环相扣的工作程序;或无章可依,或有章不依,造成中小企业中“公说公有理,婆说婆有理”,互相扯皮,互相推诿;或遇事不议,或久议不决,决而不行,行而不果;重复讨论,重复决定,重复劳动等等。整个企业处于一片“打乱仗”状态,严重影响工作效率和员工士气,造成人、物、财的极大浪费。
(二)管理水平较低
中小企业行政管理的水平较低,体现在管理人员往往对自己企业的业务不了解、不熟悉,管理时经常脱离各部门实际,发布的规定无法推行,引起其他部门的反感和排斥。各业务部门觉得行政人员碍手碍脚,甚至是手脚太长,除非有什么必须要行政管理部门帮忙解决的事情,否则宁愿与行政部门老死不相往来。行政人员也往往或是尽量不去打搅其他部门,或是对其他部门有抵触情绪。于是陷入了恶性循环:行政管理部门对其他部门接触越少,就越不了解,管理就越脱离实际;
反过来,行政管理脱离实际,就越遭受各部门排斥,从而也就越不了解各部门情况。
(三)管理内容狭隘
这是指对于中小企业行政管理的关注点,目前仍较集中在中小企业行政活动中的具体事务上,如办公室管理、文书管理、档案管理、人事管理等等。为了与国家政府机关匹配,中小企业设置了相应的内部管理机关,对于这一部分机构部门的管理就成了中小企业行政管理的主要内容,从而导致对于中小企业行政管理的研究就集中在事务性范围内,研究的重点则集中在行政事务活动开展上技术的革新和相应的行政人员素质的提升方面。
(四)中小企业行政管理体系欠缺
由于传统上将中小企业内部行政机关的管理作为中心,围绕着一些具体的事务开展工作,因此中小企业行政管理在传统上说是缺少体系的,至少可以说这个体系是不完整的、是欠缺的。
三、加强中小企业行政管理的对策
(一)正确定位
行政管理在中小企业中的正确定位是管理、协调和服务,也就是必须明确:行政管理就是服务。中小企业应根据自身的实际需要,选择合适的、有一定程度的规范性的行政管理模式,并随着中小企业的发展不断进行调整,以避免“游击作风”、打乱仗,提高员工士气、工作效率和公司效益;同时,任何中小企业必须时刻牢记,行政管理的目的和实质在于为中小企业的根本目的服务,为中小企业的领导和各个部门、干部员工服务,而决不可本末倒置,陷入过重的“机关习气”,否则同样会降低员工士气和工作效率,损害中小企业利益。中小企业行政管理必须时刻着眼于为企业的经济利益服务,反对“为管理而管理”;必须摈弃形式主义,切实讲究实效;必须讲究勤俭节约,反对大手大脚;必须根据中小企业的实际需要和可能采取灵活变通的方法,一切以中小企业的利益为最高原则,反对泥古不化、因循守旧;最后,中小企业行政管理最终要落实到确立服务观念,克服老爷作风和衙门习气,切实搞好服务上来。
(二)提高素质、强化职能
中小企业每一位行政管理人员,应具有良好的敬业精神和为企业员工服务的观念;要有较强的责任心和全局观念;要有良好的应变能力和适应能力;要认真学习各种经济理论和现代先进的管理知识,在驾驭中小企业能力上提升自己的素质,不断提高协调、管理、经营、法律等方面的能力,掌握和运用现代化办公手段,提高中小企业的行政管理效率。
为了改变行政管理与各部门业务“两张皮”的现象,中小企业的行政部门除了要转变观念、转变作风外,更有切实效果的应该是转化职能,也就是说要强化行政管理部门的企业管理职能。目前,很多中小企业都设有企业管理部,但因相当大一部分企业管理职能往往还保留在行政管理部门,企管部和行政部二者的职能往往重叠或冲突。在这样情况下,企管部门实际上只起到了一个类似“法规处”的作用,在制度的执行上并无权威;而行政部门又被削弱了管理职能,沦为“总务处”。为了避免这种互相重叠和冲突造成的互相削弱,行政部与企管部应合二为一,将一般中小企业的“企业管理部”的职能注入行政部门,增强其企业管理职能。这样行政部门深入到中小企业各部门工作,就成了自然而然、顺理成章的事情;行政管理部门为了所制订的管理制度符合实际并切实可行,为了考察各部门执行制度的情况,为了使管理能够切实有益于各部门的业务,就必须要深入、跟踪各部门业务的进展,并且与各部门保持良好的合作关系。反过来说,行政部门在通过增强企业管理职能而深入了各部门工作之后,也就能把行政工作做得更好。比如说,由于深入了各部门的业务,对于各部门人员的工作表现和工作能力就会了解得更多、更深入,这对搞好人员考核和任用显然有很大助益;再如,行政管理人员在深入业务中可从中小企业管理的角度为各部门出谋划策、做好上下沟通和跨部门协调等等,就能解决各部门自身难以解决的一些问题,甚至起到中小企业高层领导都难
以起到的作用;等等。这一切,显然都有利于搞好行政部门自身与各部门的协调,改善双方的关系,改善行政部门的形象。
(三)拓展内容、创新目标
中小企业行政管理是行政部门从事管理中小企业行政事务的有效活动。行政管理学研究的对象就是这一活动的规律。人、结构、过程和事务对象是构成这一活动的因素,每一活动的结果是这些因素相互影响、相互作用的结果,因而这四种因素又构成了中小企业行政管理研究的具体对象。所以中小企业行政管理的内容不单单包括中小企业行政事务管理,还应该涉及:中小企业行政环境、行政文化;中小企业行政组织管理;中小企业行政协调与沟通;中小企业人事行政管理;中小企业财产物资管理;中小企业后勤服务管理和中小企业安全保障管理。现代中小企业行政管理的目的,已不仅仅是更好地为中小企业的营销和生产服务的传统观点,更本质的是通过对中小企业行政活动方面的科学有效管理,来协助完成匹配中小企业战略的组织结构的设计与变革;开发行政人员的潜能与行政效率;培育符合中小企业文化要求的行政文化来激发中小企业活力,提高中小企业竞争力。具体说,中小企业行政管理的新目标包括:①更加有效地整合中小企业的整个行政架构,理顺中小企业内外部关系,使中小企业快速高效地运转。②更好地为中小企业的使命服务,为中小企业的各项活动提供最优的人力、财力、后勤保障、交往关系的支持。③更有效地为中小企业提供监控和保护作用。④更优地为中小企业提供文化支撑。
(四)建立管理体系
首先,中小企业必须建构行政管理的权力体系———中小企业行政架构。中小企业行政架构的设计与应时而变是中小企业行政管理的核心内容,这一问题主要涉及中小企业组织的概念、类型、治理结构、组织结构设计的原理和内容、中小企业组织力量的整合等相关内容,以及其后的包括行政流程的结构设计、职能分解、岗位设置、人事相合等。
其次,建构中小企业行政管理中的技术体系———中小企业行政程式。中小企业行政管理由于特殊性,其方式方法也有相对的独特要求。①中小企业行政管理中的领导与管理:这部分是关于在组织中行政管理人员如何进行有效领导与管理的内容。②中小企业行政管理中的沟通与协调。③中小企业行政控制与监督。最后,建构中小企业行政管理中的事务体系。包括办公室管理、文书档案管理、印章管理、会议管理、总务后勤管理、行政信息系统管理等。
结束语
行政管理工作在中小企业管理中的价值,具体是体现在是否充分利用和合理调配企业的人力、物力、财务、技术等资源;是否有利于调动广大员工的积极性、主动性和创造性;是否有利于开源节流,提高中小企业的经济效益,加快中小企业的发展。每一个中小企业在发展过程中都必须高度重视行政管理工作,针对行政管理中存在的问题,采取切实措施加以解决,不断加强行政管理工作,充分发挥行政管理在我国中小企业发展中的作用,促进中小企业更好地发展。本文有速成论文网提供。
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