怎样在信息化下加强企业的会计管理
信息化会计管理是指应用现代信息技术,以现代企业管理、会计管理、信息管理等相关理论为依据,以会计管理信息、流程、知识和能力为内容,充分开发和利用会计信息资源,最终实现企业战略目标的会计管理过程。当前信息化条件下,会计管理效率大幅提升的同时,不可否认,会计管理也面临更大的风险挑战。
一、信息化环境下企业会计管理面临的主要问题分析
(一)信息化为会计管理中的内部控制带来的新问题
信息化的实施给企业带来了新的风险发现、风险分析和风险评估的理念和方法,使企业可以及时准确地分析、辨认企业在实现既定目标过程中可能发生的风险并适时地加以处理。把信息化环境下信息技术与业务活动有机结合起来作为风险防范的工具,将能大大减少错弊的发生,保证企业业务活动的正常进行。同时,我们又应该看到,信息化也给企业带来了新的风险,例如计算机系统的复杂性增加了企业潜在的应用风险,电子数据可以被方便地改写和删除、数据处理过程无法直观观测等都增加了数据安全风险。
同时,信息化的实施增强了控制手段的灵活性、多样性和高效性,加强了内部控制体系的预防、检查和纠正功能。信息化的应用,可以使企业摆脱人员和资源对内部控制体系有效性的限制并在企业内部形成新的控制理念:内控体系不再仅仅依赖过多的检查、审批、核准人员或复杂的控制程序,而是依靠信息技术对其进行合理设计,经济、高效地达到控制目标。同时,信息技术的运用也增加了企业内部控制的难度与复杂性,使会计管理面临无法回避的挑战。
(二)网络普及应用带来会计管理的风险
信息化最大的促动力在于网络迅猛普及发展,渗透于社会、企业的方方面面。在企业内的业务逐渐集成到系统的过程中,网络在企业内也开始大量地应用。不仅是各个部门,网络也把异地的分支机构也连接起来。由于网络环境具有开放性的特点,在这个环境中,一切信息在理论上都是可以被访问到的。网络下的会计信息系统很有可能遭受非法访问或者病毒的侵扰,而且内部人的非法访问成功的几率还很高,一旦发生将造成巨大的损失。
同时,电子商务也改变了传统会计管理的性质。网上支付、网上银行等结算方式的兴起,更加大了资金流控制的难度。由于网上开展的一系列商务活动无法像传统的结算方式一样得到有形的记录痕迹,同时由于信息处理的协同与集成,使得对信息流的管理变得复杂繁琐,控制起来也变得异常困难。面对新的局面和新的信息化环境,传统的会计管理模式改革势在必行,新的会计管理方式与时俱进显得尤为必要。
(三)业务流程的改变带来的风险
首先,信息化的发展就像最初会计电算化所带来的影响一样,和原有的手工账务处理差异很大,会计人员不能马上适应新的操作方式,由此带来一系列的不确定因素造成了风险。其次,业务流程的变化,企业的管理架构趋向扁平化,内部控制由程序执行,自动化程度得到提高,业务人员大大减少,给个人身兼多职带来可能,因而导致控制风险。再次,流程化管理进一步密切了部门与部门之间的联系,跨职能部门的流程管理使得某个环节出现问题直接影响其他流程的运作。过去职能化的管理也许还有绕过某些环节变通的方法,而集成系统就必须经过每个流程。在这种情况下,任何一个环节出现差错,将直接影响到后续流程的实施。最后,由于集成系统采用的是单一数据库,所有的数据采取一次性单点输入,如某产品入库的具体数量若只有仓库确认,如果有差错,将直接影响销售、生产、财务等部门统计。
二、信息化环境下加强企业会计管理的建议
传统会计理论体系虽然完备,但在信息化发展日益重要的企业管理领域,有些理论明显跟不上发展的脚步,甚至被淘汰,继续沿用可能对信息化会计管理工作的效果不能起到应有的作用。为此,必须在继承优秀传统理论的基础上根据时代性的特征,总结过去的缺陷,探讨信息化环境下用于指导和支撑会计管理体系发展的新思路。
(一)制定适合企业实际的内部控制制度以加强会计管理
企业应根据《会计法》和2006年颁布实施的《企业会计准则》,以及2008年6月28日,财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合发布了《企业内部控制基本规范》,结合企业自身情况,制定适合本企业的内部控制制度,以抵御在会计管理过程中所产生的内部控制风险。具体说来,涉及一下几方面:
1、企业应实行严格的职责划分和授权控制,使各部门、各岗位、员工明确自己的职责。同时,企业还应明确规定实物接触和保护制度、内部稽核制度。
2、制定各种作业程序、管理办法和工作目标,并订立明确的控制标准,定期进行考核,以便员工按照规定的标准正确处理各项业务,实现预定的目标。
3、做好会计基础工作,完善企业的会计信息系统,企业的财务和会计制度,明确账务处理的权限,特别是在实行电算化条件下,应加强职责划分,并加强对有关数据文件的保护。
(二)加强信息化环境下会计档案的管理
会计档案作为企业经济业务交易的载体,信息化环境下,给会计档案的管理带来了巨大冲击。因此,加强会计档案管理,直接关系到会计管理的整体成效。应从以下几方面入手:
1、建立信息化环境下电算化会计档案的归档制度。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管;会计数据在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并保留副本,记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出,并按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关账簿、报表。
2、建立信息化会计档案的保管制度。根据国家档案局的标准,建立信息化会计档案保管制度。选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份,备用盘与储存盘分离存放;做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作;按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管理文件卡片。
3、建立信息化档案定期备份制度。数据会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质,并设立备查登记簿,提供备份时间、数量保管方式等备份细节信息;同时由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏。
4、建立信息化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。对信息化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限。普通数据,可较大范围共享;涉及单位机密的数据,仅供一定需要的人员使用;而设计原程序文件、数据结构文件等,则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置,保证电子档案的安全性,减少人为修改的可能。
(三)充分发挥内部审计的作用
内部审计是企业经济活动的评价监督部门,同时也是内部控制系统中一个特殊的构成要素,是对内部控制的再控制。企业内部审计部门要加强企业内部控制审计,评价内部控制制度是否完善和企业内各组织机构执行内部控制的有效性,并向企业最高管理部门提出报告,协助企业最高管理者监督内部控制政策和程序的有效性,来促成好的控制环境的建立,并为改进内部控制提供建设性意见,从而有效防止内部控制失控,促进企业控制目标的实现。
同时,信息化环境下要加强主要负责人经济责任审计。由于经济责任审计具有特殊性,其审计评价恰当准确、客观与否,直接关系到审计结果报告的质量,也关系到企业内部控制环境的建设,企业会计管理有效性的实施。审计人员必须从审计角度,借助于信息化技术,以数字和事实为依据,客观公正、实事求是地评价主要负责人经济责任,把握好经济责任审计评价的尺度。正确处理好界定经济责任,统一评价标准,核实单位家底,划分遗留的潜亏挂帐等问题的基础上,深化被审计人的经济责任审计,加强内部控制。
(四)完善信息化环境下会计委派制建设
会计委派制不仅是传统会计管理下的一种手段,在信息化环境下,会计委派制更应发挥特有的作用。当前,财务负责人对企业的延伸监管不全面。现行财务负责人制度对国有资产经营公司和授权经营的企业集团财务总监的监管范围,主要定位在“一级”企业层面上,对有产权关系的“二级”、“三级”企业,即控股、参股企业的延伸监管尚无具体规定。一些由产权代表或董事会确定的委派财务负责人,在确定其权责范围时中常常出现偏差。信息化环境下,有利于委派下的财务负责人将触角延伸到企业的各个层面。当然,这对会计委派人提出了更高的要求,有赖于会计委派人员素质的提高。
财务委派负责人应适应现代企业制度的要求努力提高自身素质。财务负责人在企业中的角色越来越重要,当好一名财务负责人,要具备一些特定的素质,以满足这一职位的要求。包括要具备相关的专业知识,同时现代企业越来越注重财务负责人的创造力、想象力和总体思维能力。历史赋予了财务负责人新的使命,也对财务负责人提出了更高的要求。首先,财务负责人应具有坚定正确的理想和信念,有维护资产安全、确保资产保值增值的事业心和责任心,善于学习,敢于负责,忠于职守,遵纪守法,保持敏锐的触角,捍卫所有者权益。其次,担任财务负责人的人员应具有扎实的企业财务知识和现代企业管理基础知识,熟悉经济、财务等方面的法律法规,具有较强的业务能力和丰富的实务操作能力,熟悉审计规范和技巧。同时,会计委派人员还需要系统掌握网络技术、会计电算化等信息化技术,以更好开展会计管理工作。最后,担任财务负责人的人员应具有较强的协调能力,善于应变,特别是在当前信息化环境下,如何获取信息,如何进行沟通等。这样才能使财务负责人的监管作用真正实现。
(五)加强对信息化环境下信息系统的开发与维护的控制
应当加强对计算机系统的控制,建立健全会计信息化操作管理制度,并监督会计部门实行,以保证会计软件的正常、安全运行,免遭外界干扰破坏。应建立严格的系统开发与维护、设定数据输入与输出权限、批准、复核、文件备份、储存与保管、网络安全等方面的控制。同时,设置专门的系统管理员对系统进行日常的维护与管理。定期、不定期对硬件和软件的运行情况进行检查,并对系统软件及杀毒软件及时进行升级,使会计管理系统处于最佳状态。
