领导秘书注意事项

惠燕分享 2017-02-20 15:11:33

　　秘书与领导人共事，那么秘书在陪同领导外出过程中应注意以下事项和礼仪呢?下面学习啦小编给大家介绍关于领导秘书注意事项的相关资料，希望对您有所帮助。

　　领导秘书注意事项如下

　　一、陪同领导外出注意事项

　　1、与领导充分沟通，了解出差目的、必备物品、外出工作内容和需要接见的对象，并根据工作内容和接见对象准备相关的文件、资料和礼品，携带的证件、甚至相机等等，安排好领导的行程。

　　2、如果是开会，就应准备开会需要的资料，自己应先学习有关会议的内容。以便能在开会时做好会议的记录。

　　3、如果是走访或谈判，就应当先做好对走访或谈判对象的一些调查和了解。

　　4、了解本次外出活动的任务、目的及领导对一些重要问题的基本看法，以便按领导意图及时提供服务，避免因不解其意而手足无措甚至帮倒忙的情况发生。

　　5、与所去之地的有关单位事先联系，提供前往人员名单(包括姓名、性别、民族、职务等)，说明此行目的和行程计划等。

　　6、如果自己开车，则要提前通知司机准备好车辆，带好差旅费用、换洗衣物及常用药品等。

　　7、时间观念要强。随员在征求领导意见后，要与司机等随行人员约定好出发时间及行车路线;外出中的所有活动，随员都要提前做好准备，按时召集其他随行人员等候领导，不能让领导等其他人。

　　8、要保持通讯联系。在陪同领导外出时，一定要与领导及同行人员时刻保持联系。因为在外出活动中，情况随时都可能发生变化。因此，随员哪怕是短时间的单独行动也要与领导及同行人员保持联络的畅通。

　　9、入住宾馆后，要让同行者之间互相知晓对方所住的房间，要及时将同行者所住房号、内部电话拨法提供给领导，以便及时联络。

　　二、陪同领导外出应注意的礼仪

　　1、乘车行走

　　(1)陪同领导行走时，随员应在领导后侧半步位置跟从。(2)让领导和客人先上车，自己后上。

　　(3)要主动打开车门，并以手示意，待领导和客人坐稳后再关门。一般车的右门为上、为先、为尊，所以应先开右门，关门时切忌用力过猛。

　　(4)注意乘车座位。一般是右为上，左为下。如果领导有坐副驾驶的习惯则另当别论。在到达目的地后，随员要提前下车为领导开启车门。陪同客人时，要坐在客人的左边。

　　(5)乘电梯应遵循“先出后入”的规则，陪同领导乘坐电梯，若无人操作，随行者应先进后出，一边操纵电梯，若有人操作，随行者应后进先出。

　　2、见面介绍、握手、交换名片

　　(1)如果走访客户，应先把客户介绍给领导，如果对方领导是女士，则应先把领导介绍给对方。

　　(2)如果拜访，如果对方身份较高，应先把领导介绍给对方。

　　(3)和对方的距离合适时才可伸出手。

　　(4)握手的力度要适宜，不可太紧，也不可显得太随意。

　　(5)握手时双眼要正视对方，面露笑容。

　　(6)男士与女士握手时，要待女士伸出手后方可伸手，握手时间不要过长。

　　(7)与对方领导握手，以其职位由高到低为序。

　　(8)交换名片时要双手接递，并说谢谢。接到对方名片时，不要立即收起，要先观看，以示尊重。

　　3、就坐

　　(1)参加会议时，除大型会议按桌牌就座外，一般要选择既非主要位置有别于与被陪同领导联络的位置就座;如果是圆桌会议，是坐在桌前还是后排，则视与会人员的具体情况而定。

　　(2)就餐时，要分清主位、客位，把客位中主要位置让给领导，且要等双方主要领导就座后再入座;要注意安排好司机等通行的其他人员，因为接待方不可能认识所有来客。容易造成遗漏。

　　(3)会见时，主宾、主人席安排在面对正门位置，领导如果作为主宾座位应在主人右侧，随行人员则按职务高低在领导一侧就座。主方的陪见人在主人左侧按职务高低就座。

　　(4)会谈时，双边会谈常用长方形或椭圆形桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人在背门一侧，领导如果作为主宾应面向正门居中。如会谈桌一端向正门，则以入门的方向为准，右为客方，左为主方。多边会谈，座位则按主办方安排座位就坐。

　　4、言谈要得当

　　(1)商务活动要讲普通话，声音自然、清晰，音量、语速适中。

　　(2)语言文明，不讲粗话。使用“您好、请稍候、麻烦您、抱歉、对不起、没关系、谢谢、再见”等礼貌用语。

　　(3)在陪同领导外出时，说话非常重要，什么时候该说，什么时候不该说，该说时怎么说都有讲究。不该说时说了会失礼，该说时不说会误事。

　　(4)当客户对本单位、具体情况询问时要及时为领导当好助手，作出补充，不能越俎代疱。

　　(5)在领导与客户谈话时，可以根据具体情况插话，但一点要恰到好处，言之有物，大方得体。

　　5、与领导的配合

　　(1)如果客户与领导是有直接的关系。作为随从应该站在辅助的地位，和客户初次见面时应该亲切地寒暄，并且作适当的自我介绍，第一次就要给对方留下一个印象。在整个谈话过程中，要不卑不亢，给人以良好的感觉。当客户和领导谈话时，应该细心地倾听。如果对方有问题问你，需要直接或间接地征询领导的意见，然后给对方以满意的回答。谈判过程中，如果领导和客户在某个方面争论得比较激烈，要适时地从中打圆场。在商谈结束时，无论成交还是不成交，都不要被当时的气氛所影响，应尽宾主之仪，亲切地道别，不要让对方有这样的评价：“这个公司的人怎么一点礼貌都不懂。”或是：“这个公司领导还不错，可用人不太精明，怎么选了这么不懂礼貌的随从。”

　　(2)如果是请领导访问自己所熟悉的客户。首先注意不要“越位”，应该将自己立于领导和客户之间的中间人立场，使领导有许多讲话的机会。在领导与客户商谈时，应该注意领导的谈判技巧和应对方式，并且要充分掌握气氛。气氛过“热”时，适当地“降温”;气氛过“冷”时，不时地“加温”，解除尴尬，不失为中间人的身份。商谈最终是为了本公司的利益。因此，不要太显露地为本公司出力。当领导谈判时进一步向对方提问时，可以若无其事地推动;当认为领导谈判的内容不当或有必要进行更正时，应该很在默契地助领导一臂之力。在陪同领导访问客户时，配合他们，尊重他们，不仅能增进上下级的关系，在客户眼中看来，则是认为你是一个应对得体的好“幕僚”，从而提高公司的信誉。

　　(3)陪同领导调研时，应对所调研的课题有所了解和思考，在领导发问后对不清楚的地方一定要问清楚、弄明白、记准确。

　　(4)陪同领导赴宴时，要把握好说话的时机和分寸，不能抢话说、随意说，既不能无原则地、过分的恭维主客双方的领导，也不能目无领导、唯我独尊。

　　6、举止得体

　　(1)随员的举手投足都应与自己的身份、所处场合相协调。在外活动时应坐有坐相、站有站相、走有走相。

　　(2)如果是开会，在进入会场时应主动把手机调到振动档位，无论是参加会议还是随领导小范围谈话，接电话时都要离开现场。

　　(3)随领导参加重要会议或作讲话时，如无极特殊情况一般不能打搅领导;如确需及时向领导汇报要尽量压低声音，减少影响面和影响程度。

　　7、衣着、发式等仪表仪容

　　(1)着装应整齐洁净，衣冠端正，庄重大方。

　　a. 男士不能穿背心、短裤、拖鞋，不能戴戒指;重要的商务活动要穿西服、打领带或穿其他正装;着装时要扣好钮扣，不得敞开外衣，卷起裤脚、衣袖，领带须系正，皮鞋要光亮。

　　b. 女士要穿职业套装，鞋跟高低适中，袜口不得露在裙角或裤角之外。

　　(2)从事商务活动前，随行人员必须整理一次仪表，包括着装、仪容。

　　(3)与人交往热情、友好，不卑不亢。在公众场合应避免双手叉腰、交叉胸前、插入衣裤兜内。挠头、抓痒、挖、抠鼻孔;避免哼唱歌曲、吹口哨、跺脚、说笑、喧哗; 随地吐痰、乱丢杂物;避免面对人咳嗽、打喷嚏等不良举止。

　　(4)在禁止吸烟场所不吸烟。在外单位吸烟时，必须先征求主人同意。

　　8、适时“进”与“退”

　　(1)在陪同领导外出参加会议、会谈时，要确定自己是否应该在场，如不需参加时，则应要弄清自己应在驻地还是在场外等候。

　　(2)如属领导的小范围谈话，要根据实际情况及时作出判断自己是否需要回避。一般来说，领导在会后或宾馆住地等的小范围谈话，特别是遇到老朋友、老同学时，可能要说一些不宜公开的话和知心话，这时随员者就应该礼貌的为领导沏上茶水，作一些简单的服务性工作后适时退出。有时本来是研究探讨某个问题，自己应当在场，但当领导们说起一个自己不应了解的话题时，也应有意识的退出一会儿，估计此话题已说完再返回。

　　9、守口如瓶在陪同领导外出期间，领导与随行者之间谈论的话题和与其他人员之间谈话的内容，除领导明确表示让自己传达的之外，其它内容决不可随意透露，即使是餐桌上领导的玩笑话也不应随便向外人提及。因为领导所说的每一句话都是在某一特定环境下说的。离开了这个前提，就可能产生歧义，如果再传就会走样，给工作带来影响。

　　10、会见和会谈

　　(1)作为随员应在会谈与会见前要做好充分的准备工作。要掌握会谈人姓名、职务、会谈时间、地点、会谈顺序安排及有关事项。

　　(2)如对方到领导下榻处拜访，则应以主人身份安排对方作为客人就座。

　　(3)领导与对方会见(会谈)结束后，随员应陪同领导送对方至车前或门口握别。

　　11、宴请客人

　　(1)根据宴请的性质、目的、主宾的身份确定宴请规格、范围、时间、地点。

　　(2)宴席前宾客到达时，随员应陪同领导到门口迎接。

　　(3)按先女宾后男宾、先主宾后一般来宾的顺序，引宾客进入餐厅。

　　(4)宴请要考虑主宾的饮食习惯、民族、地区、身体状况及其他特殊要求。

　　(5)桌次的高低以离主桌位置的远近而定，右高、左低、近高、远低。

　　(6)同一餐桌上席位的高低，以离主人的远近而定。

　　(7)通常对门口或居中的桌是主桌，主桌对门口或居中的位置是主人位置。