秘书基本礼仪

　　礼仪使我们必备的基本条件，下面是学习啦小编为你整理的秘书基本礼仪，希望对你有用!

　　秘书基本礼仪

　　礼仪是一门综合性较强的行为科学，是指在人际交往中，自始至终地以一定的、约定俗成的程序、方式来表现的律己、敬人的完整行为。由于地区和历史的原因，各地区、各民族对于礼仪的认识各有差异。在长期的国际往来中，逐步形成了外事礼仪规范，也叫涉外礼仪。涉外礼仪就是人们参与国际交往所要遵守的惯例，是约定俗成的做法。它强调交往中的规范性、对象性、技巧性。随着我国改革开放脚步的加快，人们在生活和工作中外事交往增多，了解涉外礼仪的内容和要求，掌握与外国人交往的技巧则显得尤为重要。中国人民大学国际关系学院外交系主任，金正昆教授，从政务、商务和日常生活三个方面，详细阐述和分析中外礼仪的差别和涉外礼仪的一些常识要求。

　　他认为，人和人之间有接触才有了解，有了解才能沟通，有沟通才会互动，这是三个重要的程序。接触是前提。接触了之后才会了解，逐渐了解之后才容易沟通。所谓沟通是双向理解，我理解你，你也理解我。那么从国际交往的角度来看，宏观上涉外礼仪有三个基本要求：

　　第一个要求尊重为本，要强调自尊自爱，要尊重自己的职业，要尊重自己的单位.

　　第二个方面的理念就是要善于表达。在国际交往中，接待外国客人，

　　第三个方面是要强调接待三声：“来有迎声，问有答声、去有送声”。

　　金正坤教授结合日常交往和社交活动、公务活动的一些内容，具体介绍：自我介绍、介绍他人、名片的制作和使用、与外国朋友交换礼物、宴请外国朋友等等需要使用的一些常规的礼仪。从而在衣食住行访谈送等方面，使人们对涉外礼仪有一个全面地了解。他认为，与人交往要尊重为先，尊重别人就是尊重自己，发现别人的优点，实际上就等于肯定自我，那说明你宽容，说明你谦虚，说明你好学。所以在国际交往中，要善于发现别人的所长。

　　什么是涉外礼仪?涉外礼仪实际上就是我们参与国际交往所要遵守的惯例，是约定俗成的做法。换而言之，它是讲规范，规范就是标准。你讲不讲规范，是你这个人懂不懂规范的问题;你讲不讲规范，是你这个单位有没有规范的问题。这个在国际交往中是很强调的。比如在大庭广众之下，一个男人一个女人着装，他又规范的说法：“女人看头，男人看腰”。女人看头是看什么呢?看发型，比如染不染色，长度如何等等。像我们服务行业，政府机关一般公务员是不染彩色发的，除非把花白的头发染黑。另外头发不宜过长，作为女性，一般工作岗位上不长于肩部。有同志讲了，长于肩部如何?长于肩部要做技术性处理，盘起来、挽起来、梳起来，不能随意披散开来。道理很简单，年轻姑娘的一头飘逸的长发是很有一些魅力的，你这儿一甩，没准附近的每个人就晕了。“男人看腰”，看什么了?不是看我们腰粗不粗，也不是看腰带是什么品牌，而是看这样一个细节，要上挂不挂东西。我们说句涉外交往中的行话，一个有社会地位的人，一个有层次的人，在大庭广众之前腰上是不挂任何东西的。你见过普京总统腰上挂手机吗?你见过安南腰上有一串钥匙吗?所以我刚才想讲的是涉外礼仪的一个特点，就是规范性。

　　那么实际上从比较研究的角度来看，我们现在讲的涉外礼仪，国际交往中要遵守的国际惯例，和我国传统礼仪还是有一些差异的。我国有五千年的传统文明，有五千年的礼仪文化，我们都在这个良好的氛围中继任成长，那么我们大家应该说是学识源远流长，但是，从国际交往的角度来看，中外礼仪是有一些差别的。譬如国际礼仪它是强调关心有度，换而言之，不得打探或者涉及个人隐私问题。而我国传统礼仪，强调亲密无间。这个恐怕在国际交往中，此点不了解就麻烦了，按照我们的规范性说法，国际交往中不宜随便探讨对方、请教对方的问题有五，我们叫涉外交往五不问：第一不问收入问题，第二不问年纪大小，第三不问婚姻家庭，第四不问健康状态，第五不问个人经历。第二个特征讲对象性，对不同的人，有不同的要求，内外有别，自己人你该问还是问，但是外人你还是不问比较好。比如在国际交往中，每个人的健康被视为私人的资本，你身体不好，人家做生意会跟你合作?那缺乏可*程度嘛，但是说实话，这个问题是我们很多人比较爱问的。

　　秘书会议礼仪

　　按参会人员来分类，会议基本上可以简单地分成公司外部会议和公司内部会议。公司外部会议，可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等。

　　会议的分类：外部会议、内部会议、发布会、工作例会、研讨会、部门会、座谈会…、计划总结会……。

　　内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会，以及计划会等等。

　　我们以外部会议为例，讲一讲商务礼仪中需要关注的一些细节。我们将会议分成会议前、会议中、会议后。

　　1.会议前

　　在会议前的准备工作中，我们需要注意以下这几方面：

　　•when-会议开始时间、持续时间•where-会议地点确认•who-会议出席人•what-会议议题•others-接送服务、会议设备及资料、公司纪念品等。

　　when-时间，你要告诉所有的参会人员，会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。

　　where-地点，是指会议在什么地点进行，要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。

　　who-人物，以外部客户参加的公司外部会议为例，会议有哪些人物来参加，公司这边谁来出席，是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。

　　what-会议的议题，就是要讨论哪些问题。

　　others-会议物品的准备，就是根据这次会议的类型、目的，需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。

　　2.会议中

　　在会议进行当中，我们需要注意以下这几方面：

　　(1)会议主持人

　　主持会议要注意：

　　介绍参会人员;

　　控制会议进程;

　　避免跑题或议而不决;

　　控制会议时间。

　　(2)会议座次的安排

　　会议座次的安排分成两类：方桌会议和圆桌会议。

　　一般情况下会议室中是长方形的桌子，包括椭圆形，就是所谓的方桌会议，方桌可以体现主次。

　　在方桌会议中，特别要注意座次的安排。如果只有一位领导，那么他一般坐在这个长方形的短边的这边，或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就坐，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。

　　还有一种是为了尽量避免这种主次的安排，而以圆形桌为布局，就是圆桌会议。在圆桌会议中，则可以不用拘泥这么多的礼节，主要记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位，就可以了。

　　3.会议后

　　在会议完毕之后，我们应该注意以下细节，才能够体现出良好的商务礼仪。主要包括：

　　•会谈要形成文字结果，哪怕没有文字结果，也要形成阶段性的决议，落实到纸面上，还应该有专人负责相关事物的跟进;

　　•赠送公司的纪念品;

　　•参观，如参观公司，或厂房等。

　　•如果必要，合影留念。

　　秘书电话礼仪

　　(一)重要的第一声

　　当打电话给某单位，若一接通，就能听到对方亲切、优美的招呼声，心 里一定会很愉快，使双方对话能顺利展开，对该单位有了较好的印象。在电话中只要稍微注意一下自己的行为就会给 对方留下完全不同的印象。同样说：“你好， 这里是xx公司”。但声音清晰、悦耳、吐字清脆，给对方留下好的印象，对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住，接电话时，应有“代表单位形象”的意识。

　　(二)要有喜悦的心情

　　打电话时要保持良好的心情，这样即使对方看不见你，但是从欢快的语调中也会被你感染，给对方留下极佳的印象，由于面部表情会影响声音的变化， 所以即使在电话中，也要抱着“对方看着”的心态去应对。

　　(三)清晰明朗的声音

　　打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食，即使是懒散的姿势对方也能够 “听”得出来。如果你打电话的时候，弯着腰躺在椅子上，对方听你的声音就是懒散的，无精打采的，若坐姿端正，所发出的声音也会亲切悦耳，充满活力。因 此打电话时，即使看不见对方，也要当作对方就在眼前，尽可能注意自己的姿势。

　　(四)迅速准确的接听

　　现代工作人员业务繁忙，桌上往往会有两三部电话，听到电话铃声，应准确迅速地拿起听筒，最好在三声之内接听。电话铃声响一声大约3秒种，若长时间无人接电话，或让对方久等是很不礼貌的，对方在等待时心里会十分急躁，你的 单位会给他留下不好的印象。即便电话离自己很远，听到电 话铃声后，附近没有 其他人，应该用最快的速度拿起听筒，这样的态度是每个人都应该拥有的， 这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。如果电话铃响了五声才拿起话 筒，应该先向对方道歉，若电话响了许久，接起电话只是“喂”了一声，对方会 十分不满，会给对方留下恶劣的印象。

　　(五)认真清楚的记录

　　随时牢记5wih技巧，所谓5w1h是指① when何时② who何人③ where何地 ④　what何事⑤　why为什么⑥　how如何进行。在工作中这些资料都是十分重要 的。对打电话，接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备，有赖于 5wih技巧。

　　(六)了解来电话的目的

　　上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌只说“不在”就把电话挂了。接电话时也要尽可能问清事由，避免误事。首先应了解对方来电的目的，如自己无法处理， 也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感。

　　(七)挂电话前的礼貌

　　要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别， 说一声“再见”，再挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话。