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董事会秘书工作指南

思琳分享

  什么是工作指南呢? 下面是学习啦小编为你整理的董事会秘书工作指南,希望对你有用!

  董事会秘书工作指南

  一、 负责每天、每周、每月的常规汇总工作。

  二、 负责起草社联的各项工作汇报。

  三、 负责社联文件的印发(如:策划书、总结书等)。

  四、 负责各项会议的记录工作协调主席健全社联各项规章制度。

  五、 负责各种例会的考勤。

  六、 负责办公室的值班情况及处理相关的日常事务。

  七、 负责传达各项通知,包括口头传达、手机传达等方式(如开会的时间、场地等)

  八、 加强各部之间的联系,搜集同学的意见,及时反馈,取长补短。

  九、 制定社联的工作方针政策,协调和督促各部门履行职责。

  十、 定期的向老师、主席汇报有关工作等。

  一、值班要求

  值班时间:周日至周四晚7:00—8:30 周五12:30—13:30

  值班地点:南山书院社联办公室(南山书院208教室)

  值班人员:秘书处成员及各部成员

  (一)值班规定

  1、值班人员不得无故迟到,早退或旷到,因故不能及时值班需事先向秘书长申请调岗,否则一律按旷到处理。遵守值班秩序,不得吵闹、喧哗,维护社团联合会的形象。

  2、要保持值班记录本的整洁条理性,认真做好值班记录

  3、不得把与工作无关的人员带到办公室逗留。不得随意翻看相关资料,不得将同学的个人资料透露给其他人。

  4、对外来人员及电话需做好接待工作,对于所提问题或要求的工作及时解决,不能解决的要及时传达给秘书长或主席,并做好详细记载。

  5、值班人员有责任管理和爱护办公室的公物,如有借用,在确定借者身份后方可借出,并做好相关记录(借出物品名称,日期,数量,借出人,归还时间,若在当时没有归还的应催还或移交下一值班人员),并向办公室汇报。

  6、作好交接班工作,本班未完成的工作与下一班进行准确无误的交接。值班结束时保证办公室内卫生和物品摆放整齐,注意关掉各种电器,锁好门窗。

  二、人员通知

  (一)通讯录更新

  1、定期确认各中心主要成员有无人员和联系方式的变动,及时修改。

  2、在右下角标注日期,方便日后整理。

  (二)发放通知

  1、时间要求:最晚提前一天通知。

  2、内容格式:说明时间、地点、活动内容。若用短信通知,须加上“收到请回复,谢谢!”,并以“(南山社联秘书处)”结尾,须收到被通知人的回复方可视为通知到位,对方的回复须在该活动结束后方可删除。

  (三)负责人

  龚玭、陈佳其

  三、会议记录

  (一)会议记录

  1、会议包括:周例会、社团联席会、秘书处例会及其他会议。

  2、会议前在签到表上签到,列出缺席、请假人员。

  3、会议记录格式:按会议记录纸要求。

  4、记录内容:包括发言人及其内容,列出层次,分清主次,详略得当。结尾标注“会议结束”。

  5、重要会议制作电子文档。

  附:会议记录格式

  年 — 年第二学期第一次周例会

  会议时间 : 会议地点 : 会议主持人: 参会人员: 缺席人数: 会议记录人:

  会议内容:

  一、各部长汇报所分管部门上周工作情况 二、主席总结上周社联工作 三、主席对本周工作进行安排

  四、到会人员就社联当下所存在问题进行讨论并作出解决方案 五、征集对社联工作的建议 会议结束

  西安建筑科技安大学南山书院社联秘书处

  年/月/日

  (二)记录人员

  邹淑文、洪梦姝

  (三)教室申请

  1、在开会前一天申请教室。

  2、及时协调保证会议正常进行。

  西安建筑科技大学教室借用申请单(草堂校区)

  注意事项:

  1. 使用时必须保证教室内设施的安全及环境的卫生,且不得大声喧哗,以免影响其它教室的教学活动;

  2. 应至少提前2天到教务工作办公室办理借用手续,尊重和服从教室管理服务人员的管理和服务。

  工作指南的作用

  1.以有助于实现组织优化

  在编制工作指南之前 ,有一个工作分析的过程,是对组织内各职位、部门设置、人员匹配 以及工作业务流程等进行的一次大盘点,之后形成了工作指南。试想经过这样一次大盘点,会达到一种什么效果?部门划分明确、职责清晰、人岗匹配等,所以有利于提高工作效率,进而实现组织优化。

  2.是对员工进行目标管理的依据

  何为目标管理?目标管理缩写为MBO(Management by objectives)是20世纪50年代中期出现于美国,以泰罗的科学管理和行为科学理论(尤其是其中的参与管理)为基础形成的一种管理制度。凭借这种制度可以使组织的成员亲自参加工作目标的制定,实现自我控制,并努力完成工作目标。对于员工的工作成果,由于有明确的目标作为考核标准,从而使对员工的评价和奖励更加客观、公平、公正、合理,可以大大激发员工为完成工作目标而努力。

  3.是制定绩效考核标准的基本依据

  工作指南确定了岗位职责:在绩效考核的时候,只有通过考察工作说明书,才会知道这个岗位有哪些职责,员工是不是履行了这些职责,以及完成的情况如何。假如在工作说明书中根本就没有这个职责,就不能拿这个要求考核员工,因为他不需要承担这样的责任。所以,工作说明书在工作目标管理和绩效考核工作中起很大的作用,也是绩效考核的一个基本依据。

  4.为企业制定薪酬政策提供依据

  直接决定薪酬的依据有几个(职位薪资体系、能力薪资体系、技能薪资体系),其中职位薪资体系用的比较广泛,确定的前提是岗位评价,即岗位的职责范围大小、工作复杂程度、劳动强度、劳动条件等。如何来了解这些信息呢,就是工作分析和工作说明书所提供的依据。如果没有工作说明书,就无法进行岗位评价,也就无法确定各个岗位的薪酬。因此从根本上说,工作说明书为企业制定薪酬政策提供了重要的依据。缺少了工作指南,企业制定薪酬政策将是很困难的。

  工作指南的格式

  第一部分 岗位规格说明

  一、基本资料

  岗位名称:

  岗位评价:

  岗位编码:

  定员标准:

  直接上级:

  分析日期:

  二、岗位职责

  (一)概述

  (二)工作职责

  三、其他职责

  四、监督及广为关系

  (一)所受监督和所施监督

  1.所受监督:

  2.所施监督:

  (二)与其他岗位关系

  1.内部联系:

  2.外部联系:

  (三)本岗位职务晋升阶梯图

  (四)本岗位横向平移情况

  五、工作内容及要求

  六、岗位权限

  七、劳动条件和环境

  室内or室外?轻体力劳动or重体力劳动?脑力劳动?工作环境温度、适度、噪音情况、有无粉尘、照明条件

  八、工作时间

  第二部分 员工规格要求

  九、资历

  1.工作经验

  2.学历要求

  十、身体条件

  十一、心理品质及能力要求

  1.智力:

  2.语言能力:

  3.领导和管理能力:

  4.判断能力;做事能力

  十二、所需知识和专业技能

  (一)担任本岗位职务应具备的专业知识和技能

  (二)招聘本岗位员工应考核的内容

  (三)上岗前应接受的培训内容

  (四)上岗后应继续教育训练的内容

  十三、绩效管理

  从德、能、勤、绩四个方面对员工进行考核,以领导评定为主,自我评定和同级评定为辅进行,其中领导评定占70%,同级评定占20%,自我评定占10%。

  (一)本岗位工作考核的内容

  (二)本岗位工作从时间角度考核要求

  (三)考核结果的分析和反馈

  由上级领导对考核结果进行核实及可靠性分析,以保证考核结果的真实性,并将考核结果与同期指标和工作要求相比较,及时将分析结果反馈给本人。

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