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如何高效管理时间、做时间管理的主人

巩诗72分享

  时间管理是有效地运用时间,降低变动性。

  时间管理的目的:决定什么事该做,什么事不该做。

  时间管理最重要的功能:是透过事先的规划,作为一种提醒与指引。

  那么要想做好时间管理又该如何做呢?下面一起来跟小编看看吧。

  一 、记录和分析时间

  做好时间管理的第一步就是弄清楚自己时间的花费,明白自己的时间都去到哪了,做好反思和制定改进的计划。

  平时,可以利用一些手机APP,记录你每天的时间的花费,这样可以让自己有一个清晰的认识。

  很多时候,我们会发现,时间会被我们花费在一些无关紧要的小事上,而重要的事情上却并没有花很多时间。

  找到那些浪费你大量时间的点,然后尽量减少这些任务,或者不做。比如,长时间地看电视,玩游戏,刷微信等等。再比如心情郁闷,不想工作,或者工作效率低等一系列状况。

  对于喜欢的事情,不用太压抑自己,可以每天做一下,但是必须控制好时间。

  二 、确定目标,制定计划

  结果导向,规划好长期目标和短期目标,把年度目标分解到每个月,做好每天的行动计划清单。由年拆分到月,再拆分到星期。

  以一个星期为一个大的目标单元是比较合适的,因为我们平时可能会有各种各样的意外,某一天确实做不了事情,所以计划不能太死板。

  目标要符合SMart原则

  1 目标必须明确而清晰

  2 目标必须可以衡量

  3 目标必须契合实际,可以达成

  4 目标要有确定的时间限制

  制定每天的计划和行程,做好每天的行动清单。

  怎样让任务不拖延?

  有时候,我们可能会因为一些意外的因素,某一天确实做不了事。一个防止目标持续拖延方法是: 前一天没完成的任务减半处理,分别放到第二天和第三天,这样也不至于第二天一下子任量过大而完不成,或者索性产生放弃的心理。

  问题不在于你某一天,或者突然激情爆发连续好几天做很多事情,而在于持久稳定地做好每天的事务,哪怕你每一天的改变都很微小,等你过完一个月以后,回过头会发现,你其实是做了很多事情的。

  学习的上面,生活的上面,工作的上面,看着这个月完成的这么多事情,你也会感觉自己的幸福感得到了提高,工作效率也提高了。

  三 、任务划分,要事第一

  把最重要的事件优先处理,放在精力最好的时间去做。

  四象限分类法

  根据事情的重要性和紧急性,我们可以把事件分为: 重要紧急,重要不紧急,紧急不重要,不紧急也不重要四个象限。不同象限的事情区别对待。

  1 明确目标

  2 制定计划

  3 划分轻重缓急

  四 、量化时间

  给自己每个任务适当的时间期限,这个时间是逼自己避免做事拖拉,提高效率,在限定的时间内完成。

  这个时间要灵活,不能说很短,完全完不成,需要根据自己以往的经验来,也不能说很长,这样会让自己产生惰性,拖拉心理。

  分析哪些因素是可控的,哪些是不可控的,容忍意外的发生,对于不可控的事件留有一定的浮动时间。

  工具:

  奇妙清单,纸和笔

  预计需要花费的时间,并在实际的工作当中,不断检查计划是否切合实际,方便后面作出调整。

  五 、写下每天最重要的三件事

  列出清单,通过四象限 划分轻重缓急,排好优先顺序,先做最重要的,然后依次做完一件再做下一件。

  早上花点时间想清楚,今天重要的事情有哪些? 紧急的事情可能有哪些?可以延后的工作有哪些?

  每天列出最重要的三件事情,做好这三件事情,再去考虑其他的事情。哪怕其他的任务没有完成也不要紧,因为你已经把最重要的事情完成了。

  把80%的精力放在最重要的20%的事情上。

  六 、锁定目标,专注执行

  在一件事情没有做完之间前,或者没有取得一定的成果之前,不要去想别的事情。

  一次性把一件事情做完,不然到时候又要重新开始,花费很多的时间在转换不同的事情上面。做完一件事情再做另外一件事情。

  番茄工作法

  集中精力25分钟,不要让自己受到干扰,每25分钟,休息5分钟,这25分钟就专注做一件事情,其他的事情什么都不要去想,也尽量不要让外部的环境来打断你。

  七 、养成早起的习惯

  每天早起2个小时,你就比别人多了一个上午的时间。实际上,很多人早上九点上班,到十一点半下班,中间也就两个半小时的时间。

  八 、反思总结,改进计划,加快工作流程

  低头走路,也要抬头看天,每天,每周都要留给自己反思和总结的时间。

  每天晚上反思当天的工作,完成了多少,和原来的计划相差多少,为什么没有完成?如何改进?

  对于经常操作的任务做好流程化处理,整理成行动清单,第一步做什么,第二步做什么,这样就不用每次工作都调用大脑思考,减轻负担,每次只要根据核对经验积累的行动清单来快速执行。

  九 、充分利用好碎片化时间

  碎片化时间可以查找一些资料,整理一下最近的思路。碎片化事件尽量集中在一起做完。

  碎片化时间可以安排做一些零碎的事件,来最大化碎片化时间的价值。

  碎片四象限

  根据碎片-整块时间,碎片-整块任务,我们可以把时间分成四个象限,比如:

  1 碎片的时间做碎片的任务

  2 碎片的时间做整块的任务

  把任务拆解,化零为整。

  3 整块的时间做碎片的任务

  4 整块的时间做整块的任务。

  十 、制定奖励,正向反馈机制,培养成就感

  比如每天完成任务签到打卡,每完成一个目标在成就表上打上钩,或者贴上一颗星星。这些仪式感可以不断培养我们的成就感和自信心。

  我们需要让自己身体,和心理上获得一定的成就感,从而持续而高效地去做一件事情。

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